Счет-фактура: скачать готовый бланк и образец заполнения

Счет-фактура — это налоговый документ, который используют при расчетах по НДС. Его выставляет продавец покупателю при реализации товаров, работ, услуг или передаче имущественных прав.

На этой странице можно не только скачать актуальный в 2026 году бланк и заполненный образец, соответствующие всем нормам законодательства, но и разобраться, что такое счет-фактура, кто обязан ее выставлять, и как заполнить документ без частых ошибок.

Мы также кратко покажем разницу между счетом-фактурой, УПД, счетом на оплату и другими документами, связанными с платежами и отгрузкой.

Правила оформления регулируются Налоговым кодексом РФ и постановлением Правительства РФ № 1137. С 1 апреля 2026 года действует новая форма счета-фактуры, поэтому пользоваться старым шаблоном без проверки уже нельзя.

Что такое счет-фактура

Счет-фактура — это документ, который продавец выставляет покупателю при реализации товаров, работ, услуг или передаче имущественных прав. Для продавца он фиксирует предъявленную сумму НДС, а для покупателя становится одним из оснований, чтобы принять налог к вычету, если соблюдены требования статьи 169 НК РФ. Поэтому счет-фактура важен и для бухгалтерии, и для налогового учета, и для проверки документов при работе с контрагентами.

Счет-фактуру можно составить на бумаге или в электронном виде. Электронный документооборот допустим по взаимному соглашению сторон и при наличии совместимых технических средств.

Для прослеживаемых товаров электронный формат обязателен, потому что данные из документа затем используются в налоговых регистрах и при контроле со стороны государства.

Кто и в каких случаях обязан выставлять счет-фактуру

По общему правилу счет-фактуру обязаны выставлять организации и ИП, которые являются плательщиками НДС, если они реализуют товары, работы, услуги или передают имущественные права. Это следует из статьи 168 НК РФ. То же правило действует при получении оплаты или частичной оплаты в счет предстоящих поставок: в таких случаях выставляют авансовый счет-фактуру.

Счет-фактуру также составляют в отдельных случаях налоговые агенты. Кроме того, обязанность может возникать в специальных ситуациях, прямо предусмотренных главой 21 НК РФ.

Поэтому даже если компания работает давно и привыкла пользоваться одним и тем же порядком, безопаснее сверять свои действия с текущей редакцией кодекса, особенно при нестандартных сделках, экспорте, агентских схемах и операциях, связанных с имущественными правами.

Есть и исключения. Например, если операция освобождена от НДС по закону, счет-фактура в общем порядке может не требоваться. Для бизнеса на УСН ситуация зависит от того, есть ли у продавца обязанности плательщика НДС по конкретной операции.

Самозанятым счета-фактуры обычно не нужны, потому что налоговый режим у них иной. Но если вы не уверены, подпадает ли ваша сделка под исключение, лучше проверить нормы НК РФ заранее: ошибка здесь может повлиять и на вычеты, и на налоговую базу, и на последующую проверку.

Важно помнить: отсутствие счетов-фактур и другие грубые нарушения учета, которые приводят к неполной уплате или неуплате НДС, могут повлечь ответственность по статье 120 НК РФ.

Для чего нужен счет-фактура

Главная функция счета-фактуры — подтвердить сумму НДС, предъявленную покупателю. Если документ оформлен правильно, покупатель может принять налог к вычету, а продавец — корректно отразить реализацию в книге продаж и других регистрах. Именно поэтому счет-фактура важен не только в отношениях между продавцом и покупателем, но и при взаимодействии с налоговым органом.

На практике счет-фактура помогает решить сразу несколько задач:

• подтвердить сумму НДС по сделке;
• вести книги покупок и продаж;
• снизить риск споров при проверке;
• отделить налоговые документы от обычных платежных;
• упростить документооборот, если компания работает с большим объемом реализаций, авансов и корректировок.

Для бизнеса это особенно важно, если он реализует товары на регулярной основе, работает по предоплате, принимает авансы, ведет внешнеэкономической направление, продает подакцизные товары или участвует в агентских операциях. В таких случаях ошибки в счете-фактуре могут влиять и на расходы, и на вычеты, и на отношения с покупателем.

Чем счет-фактура отличается от УПД, счета на оплату и других документов

Счет-фактуру и другие бухгалтерские документы иногда путают, потому что все они связаны с продажами, платежами и отгрузкой. Но их назначение разное. Счет-фактура нужен прежде всего для целей налогообложения. Счет на оплату помогает согласовать сумму платежа и реквизиты. УПД может совмещать функции первички и счета-фактуры, если оформлен в нужном статусе. Акт и накладная подтверждают факт передачи товаров, работ или услуг, но не заменяют счет-фактуру.

Виды счетов-фактур

Есть четыре вида счетов-фактур:

• Обычный, отгрузочный — подтверждает передачу товара покупателю.
• Авансовый — составляется при заключении договора и получении аванса за выполненные работы или оказанные услуги, но факт передачи не подтверждает.
• Корректировочный — заполняется при изменении цены или количества отгруженной продукции.
• Исправленный — используют, если в уже выставленном документе допущена ошибка и ее нужно исправить, не меняя саму хозяйственную операцию.

Образец заполнения счета-фактуры

Документ готовится в двух экземплярах — для каждого из участников сделки, — и заверяется поставщиком. Скачать бланк и заполнить его должен продавец, отпустивший товарно-материальные ценности. Использовать можно как бумажный, так и электронный носитель.

Ниже можно скачать заполненный бланк счета-фактуры и посмотреть готовый пример счета-фактуры по новой форме 2026 года.

Обязательные реквизиты счета-фактуры

Обязательные реквизиты счета-фактуры перечислены в статье 169 НК РФ. Для обычного счета-фактуры важны номер и дата документа, сведения о продавце и покупателе, наименование товаров, работ, услуг или имущественных прав, их стоимость, налоговая ставка, сумма налога и стоимость с налогом. Если документ составлен с нарушением требований пунктов 5 и 6 статьи 169 НК РФ, он не дает права на вычет НДС.

Форма и порядок заполнения утверждаются постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137. В 2026 году в эту форму внесли изменения постановлением Правительства РФ от 23.01.2026 № 26 (вступили в силу с 1 апреля 2026 года). Поэтому при подготовке шаблона важно сверять не только статью 169 НК РФ, но и действующую редакцию постановления.

Отдельно стоит обратить внимание на подпись. Бумажный счет-фактуру подписывает руководитель и главный бухгалтер организации либо уполномоченные лица. Если документ оформляет ИП, он подписывается сам или через представителя. При этом в счете-фактуре, выставляемом ИП, указываются ОГРНИП и дата его присвоения. Для электронного документа используется усиленная квалифицированная электронная подпись.

Как заполнять счет-фактуру по строкам: пошаговая инструкция

Счет-фактуру заполняют по правилам из постановления Правительства РФ № 1137. Ниже — пошаговая инструкция по основным строкам и графам в актуальной редакции. Если у вас несколько юрлиц, большой объем продаж, много материалов в производстве или сложный документооборот, лучше настроить заполнение в системе, а не вручную: это снижает риск ошибок и упрощает проверку.

Шаг 1. Укажите номер и дату

В строке 1 проставляют порядковый номер и дату счета-фактуры. Нумерация должна быть последовательной. Дата важна для соблюдения срока выставления и для отражения документа в регистрах. Если речь идет об исправленном документе, заполняют и данные об исправлении.

Шаг 2. Заполните данные о продавце и покупателе

В верхней части формы указывают данные сторон сделки:

• строка 2 — полное или сокращенное наименование продавца;
• строка 2а — адрес продавца;
• строка 2б — ИНН/КПП продавца;
• строка 3 — грузоотправитель и его адрес;
• строка 4 — грузополучатель и его адрес;
• строка 6 — наименование покупателя;
• строка 6а — адрес покупателя;
• строка 6б — ИНН/КПП покупателя.

Для ИП указывают Ф. И. О. и регистрационные данные по правилам формы. Эти сведения должны совпадать с договором, накладной, УПД, актом и другими первичными документами по сделке. Если данные расходятся, позже может понадобиться дополнительная проверка и уточнения.

Шаг 3. Укажите валюту и платежный документ

В строке 7 указывают наименование валюты и ее цифровой код по действующему классификатору.

Если был аванс, дополнительно заполняют строку 5 — в ней указывают номер и дату платежно-расчетного документа при получении оплаты, частичной оплаты или иного платежа в счет предстоящих поставок. Если такой оплаты не было, строку 5 заполняют по правилам формы, как правило, прочерком.

Шаг 4. Заполните строку 5а и новую строку 5б

В строке 5а указывают реквизиты документа об отгрузке: номер и дату составления документа, по которому оформлена передача товаров, работ, услуг или имущественных прав. Если отгрузочных документов несколько, приводят реквизиты всех связанных документов.

Строка 5б — одно из главных изменений 2026 года. Ее заполняют при реализации товаров, работ, услуг или имущественных прав в счет ранее полученной оплаты или частичной оплаты. В этой строке указывают номер и дату счета-фактуры, который продавец ранее выставил на аванс.

Если авансовых счетов-фактур было несколько, приводят их номера и даты. Если авансовый счет-фактура исправлялся, указывают реквизиты последнего исправления. Если отгрузка идет в счет ранее полученного аванса, строку 5б пропускать нельзя.

Шаг 5. Заполните табличную часть: что именно продается

Основные сведения о товаре, работе, услуге или имущественном праве указывают в графах таблицы:

• графа 1 — наименование товара, описание работ, услуг или имущественных прав;
• графа 1а — код вида товара, если он обязателен для отдельных операций;
• графа 2 — код единицы измерения;
• графа 2а — условное обозначение единицы измерения;
• графа 3 — количество (объем);
• графа 4 — цена (тариф) за единицу без НДС;
• графа 5 — стоимость товаров, работ, услуг без налога.

Формулировки в графе 1 должны позволять идентифицировать предмет сделки. Для товарных операций особенно важно, чтобы описание совпадало со связанными первичными документами.

Шаг 6. Укажите ставку НДС, сумму налога и итоговую стоимость

Налоговую часть отражают дальше в табличной части:

• графа 6 — сумма акциза, если товар подакцизный;
• графа 7 — налоговая ставка НДС;
• графа 8 — сумма НДС, предъявляемая покупателю;
• графа 9 — стоимость товаров, работ, услуг с налогом;
• графы 10 и 10а — страна происхождения товара и ее цифровой код, если это требуется;
• графа 11 — регистрационный номер декларации на товары, если он нужен.

Для прослеживаемых товаров дополнительно заполняют специальные графы формы. Ставка и сумма НДС должны соответствовать условиям сделки и действующему законодательству. Ошибки именно в этих графах часто становятся причиной претензий, особенно если налог уже заявлен к вычету.

Шаг 7. Проверьте специальные графы, если товар прослеживаемый

Если операция связана с товарами, подлежащими прослеживаемости, дополнительно проверяют специальные графы формы. В актуальной редакции счета-фактуры для таких товаров сохраняются отдельные поля, и их нужно заполнять по правилам постановления № 1137. Если такие графы не относятся к вашей сделке, их не заполняют.

Шаг 8. Подпишите документ

Бумажный счет-фактуру подписывают в нижней части формы:

• руководитель организации или иное уполномоченное лицо;
• главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо.

Если документ оформляет ИП, он подписывает его сам или через представителя. С 2026 года рядом с подписью ИП указывают ОГРНИП и дату его присвоения. Если счет-фактуру составляют в электронном виде, используют усиленную квалифицированную электронную подпись.

Шаг 9. Проверьте документ перед отправкой

Перед тем как направить счет-фактуру покупателю, сверяйте:

• номер и дату в строках 1 и 1а;
• реквизиты сторон в строках 2–4, 6–7;
• данные по авансу в строках 5 и 5б;
• реквизиты отгрузки в строке 5а;
• ставку, сумму налога и итоговую стоимость в графах 7–9;
• специальные графы по прослеживаемости, если они применимы.

Такая проверка занимает несколько минут, но помогает избежать исправлений, претензий и споров по вычету НДС. Особенно это важно, если вы отгружаете товары по предоплате, часто меняете цены, работаете с несколькими складами или ведете документы в 1С и сторонних сервисах параллельно.

Счет-фактура для прослеживаемых товаров

Единственное отличие от счета-фактуры для других категорий товаров — графы 12-14:

В графе 12 и 12а указывают единицу измерения товара — код и условное обозначение. Она определяется по ОКЕИ. В графе 13 — количество товара, подлежащего прослеживаемости, в графе 14 — стоимость.

Образец заполнения можно скачать ниже.

Сроки выставления счета-фактуры

Счет-фактура выписывается в течение 5 календарных дней с момента передачи (отгрузки) товара, выполнения работ или оказания услуг (п. 3 ст. 168 НК РФ). Правила действуют как для бумажных документов, так и для электронных.

Авансовые счета-фактуры оформляются в течение тех же 5 календарных дней, но уже с момента получения оплаты в счет будущих поставок, выполнения работ, оказания услуг.

Для корректировочного счета-фактуры действует тот же пятидневный принцип, но срок отсчитывается со дня составления соглашения или другого документа, подтверждающего согласие покупателя на изменение стоимости. Поэтому в спорных ситуациях важно хранить не только сам корректировочный документ, но и основание для его выставления.

Корректировка счета-фактуры

Если продавец, выставивший счет-фактуру, обнаружил ошибки, он может внести необходимую корректировку. При этом у покупателя такого права нет, но он может указать на ошибку и попросить об исправлениях. Для этого предусмотрена специальная операция — корректировка счета-фактуры.

У этой операции есть ряд требований:

1. Изменения вносятся в оба экземпляра — для продавца и для покупателя.
2. Исправления обязательно визируются руководителем компании-продавца и заверяются его печатью. Вместо директора подписывать может уполномоченное лицо, указав ФИО и должность, а также пометить, что подпись поставлена «за руководителя организации».
3. Нужно проставить дату исправления.
4. Неверные данные надо зачеркнуть, написать правильные в свободном поле, рядом указать «исправлено», причем дописать, какие показатели на какие и в какой графе.

Штрафы и санкции

Статья 120 НК РФ прямо связывает грубое нарушение учета с отсутствием счетов-фактур и иных документов. В зависимости от ситуации санкции могут составлять 10 000 рублей, 30 000 рублей или 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 рублей, если нарушение привело к занижению налоговой базы.

Частые ошибки при заполнении счета-фактуры

Ошибки в счете-фактуре могут возникнуть даже у компаний с опытной бухгалтерией. Ниже — самые распространенные случаи.

Часть ошибок можно исправить. Но если они затрагивают обязательные реквизиты, лучше оформить исправленный счет-фактуру и не откладывать уточнения до следующего квартала. Это снижает объем ручной работы и помогает избежать повторной отправки документов покупателю.

Когда счет-фактура не нужен

Есть случаи, когда счет-фактура не является обязательным документом. Сделка подтверждается накладной или счетом на оплату. По закону счет-фактуру можно не заполнять, если:

• сделка не облагается НДС (ст. 149 и 169 НК РФ).
• реализация товаров происходит за наличный расчет. В этом случае достаточно чека или бланка строгой отчетности.
• применяются упрощенные режимы налогообложения.
• юридическое лицо — работодатель передает товар своему сотруднику без предоставления встречной оплаты, то есть безвозмездно (письмо Минфина от 08 февраля 2016 г. № 03-09.07.6171).
• товар облагается по нулевой ставке, если покупатель не является плательщиком НДС и отгрузка состоялась не позднее 5 календарных дней с момента получения предоплаты.

Электронные счета-фактуры

Электронный счет-фактура является юридически значимым документом, как и его бумажный аналог. Он содержит те же реквизиты и данные, должен быть подписан руководителем организации или доверенным лицом. Формат цифровой версии бланка утвержден приказом ФНС России от 19.12.2018 №ММВ-7-15/820@.

Электронный счет-фактура нужен и при работе с прослеживаемыми товарами. Документ оформляют в электронном виде и передают их контрагентам через операторов ЭДО.

Журнал учета счетов-фактур

Здесь фиксируются выставленные и полученные документы. Сегодня обязанность по его ведению осталась только у:

• агентов и субагентов;
• комиссионеров и субкомиссионеров;
• экспедиторов, организующих исполнение услуг с привлечением третьих лиц;
• застройщиков, привлекающих к строительству подрядчиков.

Коротко о главном

Счет-фактура — это не просто формальный бланк, а ключевой налоговый документ по НДС. В 2026 году правила его заполнения изменились: с 1 апреля действует обновленная форма, а в сам документ добавили строку 5б. Кроме того, для ИП изменились данные, указываемые рядом с подписью.

Если вы хотите пользоваться шаблоном без лишних рисков, важно скачать актуальный бланк, проверить обязательные реквизиты, соблюдать пятидневный срок выставления. А если вы работаете с большим количеством реализаций, авансов и корректировок, лучше автоматизировать подготовку документов: это снижает вероятность ошибок и упрощает жизнь бухгалтерии.

Ответы на вопросы

Вот наиболее распространенные вопросы.