ККТ и онлайн-кассы в 2025: что это, кому нужно и как выбрать

Что такое контрольно-кассовая техника, чем отличается онлайн-касса от кассы предприятия, для кого она обязательна согласно Федеральному закону 54-ФЗ от 22.05.2003 — в этой статье. Также даем пошаговую инструкцию по покупке, подключению и регистрации в ФНС, рекомендации по выбору конкретных моделей для разных видов бизнеса.

Вести кассу удобно в МоемСкладе: продажи и возвраты, отслеживание остатков, автоматическое создание ПКО при закрытии смены и формирование Z-отчета на торговой точке. Попробуйте прямо сейчас — это бесплатно.

Что такое ККТ

ККТ — это контрольно-кассовая техника для всех расчетов с физлицами и наличных расчетов с юрлицами. Другие названия контрольно-кассовой техники нового образца — онлайн-касса и ККМ, то есть контрольно-кассовая машина.

В отличие от обычной ККТ, онлайн-кассы не только формируют фискальные чеки, но и отправляют их покупателям и в налоговую в электронном виде.

Через онлайн-кассу проходят практически все покупки, в том числе интернет-заказы. ККТ:

• учитывает денежные поступления;
• формирует кассовые чеки;
• отправляет сведения о каждой транзакции в ФНС через оператора фискальных данных — это основное отличие от обычной операционной кассы.

Онлайн-касса подключается к интернету и через ОФД передает фискальные данные в налоговую. Такой метод надежнее защищает информацию от искажения и третьих лиц, чем обычные кассовые аппараты. Получается, продавец не может скорректировать информацию и занизить доход, чтобы уменьшить сумму налогов к уплате.

Весь функционал работает благодаря фискальному накопителю — он идет в комплекте с онлайн-кассой или покупается отдельно. Этот чип сохраняет данные о расчетах, отправляет в ФНС чеки и принимает от ОФД подтверждение об их принятии.

Принципы работы ККТ

Первый принцип работы ККТ — мгновенная передача данных. При проведении платежа происходит регистрация каждой покупки в накопителе: наименование товара или услуги, стоимость и прочие детали платежа. Это удобно — информация не исказится и не потеряется.

Передача данных происходит мгновенно, а сведения сразу же стираются из фискального накопителя. Таким образом, его память не заполняется.

Второй принцип — повышение эффективности работы компании. Выгода от использования онлайн-касс для самих предпринимателей в том, что стоимость и налоги рассчитываются автоматически. Это экономит время и позволяет избежать ошибок в отчетности.

Отличия онлайн-кассы от операционной кассы предприятия

Несмотря на то, что большинство предпринимателей перешли на онлайн-кассы, операционные кассы до сих пор используются для ведения кассового учета. Это обязательно в том числе и для тех, кто официально освобожден от ККТ — о них далее в статье.

Базовые отличия касс следующие:

Как связаны онлайн-касса и операционная касса? Все наличные и безналичные оплаты товаров проводятся через ККТ. По каждой транзакции кассир формирует чек, а информация автоматически сохраняется в памяти фискального накопителя и передается в ФНС.

С целью соблюдения кассовой дисциплины кассир в конце рабочего дня создает приходный ордер на сумму всех поступивших средств от продаж.

ОФД для онлайн-кассы

До регистрации кассовой техники нужно выбрать ОФД, или оператора фискальных данных. Это сервис, через который фискальная информация из онлайн-кассы автоматически поступает в налоговые органы.

Законодательные требования к ОФД

Главное условие для организации, которая собирается оказывать услуги ОФД — разрешение на обработку фискальных данных от ФНС России и соответствующие лицензии Роскомнадзора, ФСБ и ФСТЭК.

Также у оператора фискальных данных должны быть:

• экспертное заключение о соответствии технических средств обработки данных законодательству РФ о применении ККТ;
• объект недвижимости в собственности или аренде для размещения технических средств обработки данных;
• средства формирования фискального признака и его проверки на праве собственности.

Организации не могут быть под руководством человека:

• с судимостью за преступления в экономической сфере или преступления против власти в течение последних 2 лет — это же верно для главного бухгалтера;
• который был руководителем ОФД с ранее аннулированным разрешением на обработку данных.

Заключение договора с ОФД

Сделать это может как юридическое лицо, так и индивидуальный предприниматель. Аккредитованный оператор не вправе отказать кому-либо в сотрудничестве.

Обслуживание ОФД стоит в среднем 3 000 рублей в год.

Форма договора обязательно должна включать следующие условия:

• объем предоставляемых услуг;
• условия и порядок их оплаты;
• срок действия договора;
• порядок его расторжения.

Обо всех заключенных договорах оператор должен отправлять в налоговую такие сведения по контрагенту, как:

• название организации и ФИО индивидуального предпринимателя;
• ИНН;
• регистрационный номер каждого кассового аппарата;
• заводской номер каждого кассового аппарата;
• дату заключения и срок действия договора, а также дату расторжения в соответствующем случае.

Кто обязан работать с онлайн-кассой

По закону 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники» использовать кассу с фискальным накопителем обязаны большинство ИП и юрлиц:

• без наемных сотрудников, торгующие товарами не собственного производства или через вендинговые автоматы, а для организаций — и собственного производства тоже;
• с наемными сотрудниками, которые выполняют работы или оказывают услуги;
• которые выдают бланки строгой отчетности, в том числе билеты в салоне транспорта.

Не являются исключением и продавцы в онлайне. Если оплату принимает курьер, ему будет удобно это сделать с помощью мобильной кассы. В случае, когда у интернет-магазина есть пункт самовывоза с возможностью оплатить покупку, понадобится касса, зарегистрированная по физическому адресу точки.

Часто во всех этих случаях можно обойтись одной кассой. Подключите МойСклад, чтобы использовать вашу ККТ и для печати чеков по онлайн-заказам, и для розничных продаж. При регистрации кассы укажите адрес точки и url интернет-магазина.

Курьер не обязан носить с собой кассу: достаточно просто показать покупателю QR-код для скачивания электронного чека. Все эти возможности есть в МоемСкладе.

В сервисе можно работать на разных системах налогообложения — тоже на одной кассе. При продаже товаров по каждой СНО будет напечатан отдельный чек, как этого требует закон. Вторая касса для этого не понадобится.

Для кого ККТ не обязательна

В исключения попадают следующие категории.

Самозанятые

Они продают товары собственного производства без привлечения наемных сотрудников.

Расчеты самозанятый может проводить как наличными, так и в безналичной форме. Продажа или оказание услуги фиксируется чеком, который создается в приложении «Мой налог». Таким образом, онлайн-касса самозанятым не нужна. Но без нее нельзя принимать платежи по картам.

Отдельные случаи на УСН

При упрощенной системе налогообложения использовать ККТ обязательно, только если предприниматели или компании не:

• ведут расчеты с партнерами через банковские счета по безналичному расчету;
• работают в труднодоступном регионе, который внесен в список таковых постановлением законодательного органа данного региона либо на федеральном уровне.

Определенные виды деятельности

Вне зависимости от системы налогообложения ИП и организации могут не использовать кассовый аппарат, например, при торговле:

• газетами и журналами, а также сопутствующими товарами в киосках;
• непродовольственными товарами на розничных рынках, ярмарках, в выставочных комплексах;
• некоторыми товарами вразнос с рук, из тележек, корзин и иных приспособлений для демонстрации, переноски и продажи;
• мороженым в киосках;
• безалкогольными напитками, молоком и питьевой водой в розлив;
• квасом, молоком, растительным маслом, живой рыбой, керосином из автоцистерн;
• сезонными овощами и фруктами вразвал.

В случаях, когда ИП и ООО вправе не применять ККТ, они должны выдавать на бумаге документы строгой отчетности. На кассе можно пробивать чеки или формировать электронные БСО.

Какие бывают кассовые аппараты: виды и назначение

По типу питания и монтажа онлайн-кассы бывают стационарными и мобильными. Первые работают от электричества, вторые легко транспортировать, так как они легкие и компактные, могут работать от аккумулятора и снабжены модулями мобильной и беспроводной связи.

Всю контрольно-кассовую технику можно поделить на следующие виды.

Автономные кнопочные аппараты и ньюджеры

Есть классическая кнопочная онлайн-касса под нужды микробизнеса. Она обеспечивает печать до 100–500 чеков в сутки и подходит для разъездной работы.

Однако такой вариант не поддерживает работу с маркировкой и номенклатурой. Тем временем в РФ все больше товарных категорий попадает под обязательную маркировку, и согласно статье 7 Федерального закона от 03.07.2016 № 290-ФЗ, ИП обязаны отражать наименование товаров, услуг и их количество в чеке.

Чтобы отвечать этим требованиям, нужна более современная ККТ. Например, самая простая — ньюджер. У них есть базовые возможности, однако производительность всего до 100 чеков в сутки. Кроме того, есть серьезные ограничения — для обновления ПО придется нанимать специалиста, а это дополнительные затраты. Анализ данных и товарный учет практически невозможны.

Значит, ньюджер подойдет, только если вы продаете 2‑3 товара. В ином случае рекомендуем рассматривать более продвинутые виды касс.

Модульные ККТ с фискальным регистратором

Кассовый аппарат без дисплея с возможностью печатать чеки. Как правило, он стационарный, а значит, подходит для магазинов, заведений общепита и центров услуг. Для курьерских служб и выездной торговли есть специальные с беспроводным подключением.

Фискальный регистратор работает только при подключении к устройству — компьютеру, планшету или смартфону — с установленной кассовой программой, которая будет отправлять запросы на печать чеков и записывать данные для передачи в ОФД.

К устройству с регистратором можно подключить практически любое торговое оборудование в зависимости от целей — например, сканер штрихкодов, банковский терминал.

Еще плюс в том, что фискальный регистратор — это часть системы. То есть при поломке или устаревании можно заменить только его, а не всю целиком.

Во-вторых, повысить функциональность поможет кассовая программа, установленная на устройстве. Это касается любых специфических задач — например, поддержка маркировки, печать наименования товара в чеке, создание товара по штрихкоду, интеграция с ЕГАИС для продажи алкоголя, учет МРЦ для торговли сигаретами, совмещение нескольких систем налогообложения на одной кассе.

Эти и другие функции доступны в Кассе МойСклад. Она работает при удаленном подключении с любого устройства и доступна бесплатно.

Смарт-терминалы

Это стационарная или мобильная «умная» касса с сенсорным экраном и возможностью печатать чеки. Работает «из коробки» и обеспечивает всю функциональность модульной системы с фискальным регистратором, в том числе ведение товарного учета.

ПО обновляется автоматически. Все модели готовы к маркировке, большинство — к работе с ЕГАИС, эквайрингом.

Облачные кассы

Это кассы для расчетов в интернет-магазинах. Они виртуальные, поэтому не занимают места в офисе или на складе. Физически находятся в серверной интернет-магазина или компании-арендодателя подобных касс.

Удобно, что при аренде кассы заменой фискального накопителя и другими техническими вопросами занимается арендодатель.

Облачная касса подходит только для оплаты в интернете, для очных расчетов ее использовать нельзя. Соответственно, она формирует только электронные чеки без возможности печати бумажных.

Выбор и покупка онлайн-кассы

Когда выбираете кассу, в первую очередь убедитесь, что она соответствует актуальным требованиям 54-ФЗ.

Законодательные требования

Скачайте реестр ККТ на сайте ФНС — в нем перечень моделей касс, которые одобрены на государственном уровне. Список регулярно обновляется.

Кассы не из реестра зарегистрировать не получится. Работа на таких аппаратах для налоговой значит нарушение законодательства о ККТ и ведет к штрафам до 30 тысяч рублей.

ФН также подвергаются тщательному тестированию. Отдельно есть реестр фискальных накопителей, которые можно использовать.

Где именно купить онлайн-кассу

Есть несколько вариантов, у каждого свои преимущества и недостатки.

Выбор конкретной модели

Ответьте на вопросы по каждому варианту:

• Все ли необходимые функции присутствуют?
• Сколько стоит техническое обслуживание?
• Понадобится ли в будущем модернизация и апгрейд ПО?

Также обратите внимание на детали: рабочее место кассира, какой вид интернет-подключения поддерживает, как менять цены и номенклатуру, как организована работа с маркированным товаром и т.д.

Модели ККТ с поддержкой в МоемСкладе

В МоемСкладе есть интеграции со всеми популярными моделями онлайн-касс, смарт-терминалов и фискальных регистраторов, а также сканеров штрихкодов. Приведем примеры, которые пользуются наибольшим спросом.

Смарт-терминал MSPOS-K

Подойдет для небольших магазинов и сферы услуг с более высокими запросами, чем просто соответствие 54-ФЗ. MSPOS-K отличается компактностью и содержит в комплекте:

• встроенную камера как замена 2D-сканера штрихкодов;
• фискальный регистратор с накопителем.

Компьютер + фискальный накопитель Эвотор 7.2

Один из самых популярных стационарных аппаратов с передачей данных в режиме онлайн. Работает на базе Android и включает принтер чеков в одном компактном корпусе и бесплатную программу для кассира.

К Эвотору можно подключить денежный ящик, весы и другое торговое оборудование.

Принтер чеков с фискальным накопителем АТОЛ

Есть разные модели в зависимости от количества клиентов. Например, АТОЛ 30Ф — для небольшого потока, а АТОЛ 55Ф — для серьезного. Так выглядит компактный вариант:

По функционалу ФР + кассовая программа на устройстве — самый технически продвинутый вариант. В том числе, благодаря возможностям кассовой программы.

Касса МойСклад доступна бесплатно, при этом поддерживает все актуальные требования законодательства, так как регулярно обновляется в автоматическом режиме. Например, разрешительный режим для маркированных товаров. Легко подключить популярные модели фискальников. Работает на любом устройстве.

Установка, подключение и регистрация онлайн-кассы в налоговой: пошаговая инструкция

До начала работы с кассой необходимо ее установить и подключить к интернету, затем зарегистрировать в ФНС. Рассмотрим каждое действие подробнее.

Установка и подключение к интернету

Чтобы онлайн-касса передавала данные в ОФД и налоговую, ее нужно подключить к интернету. Варианта три:

• по Wi-Fi — для этого можно бесплатно арендовать роутер у интернет-провайдера;
• через кабель — удобно в подвальных помещениях, где плохо работает Wi-Fi;
• по мобильному интернету через сим-карту — включить режим передачи данных на кассе.

Регистрация кассы в ФНС

Делать это проще онлайн на сайте ФНС или ОФД. Порядок действий такой:

1. Подача заявки на регистрацию кассы в ИФНС через личный кабинет налогоплательщика онлайн на сайте nalog.ru. И сразу же — получение регистрационного номера ККТ.
2. Самостоятельная фискализация. Допустим, в нашем примере использована утилита фискального регистратора АТОЛ.
3. Получение карточки регистрации ККТ из ФНС.
4. Регистрация кассы в личном кабинете ОФД.

Иногда дистанционный вариант по каким-либо причинам не подходит. Регистрация при личном присутствии также законна и доступна. Основные этапы включают:

1. Подготовку необходимых документов;
2. Подачу документов в ИФНС;
3. Осмотр и фискализацию кассы в ИФНС;
4. Получение карточки регистрации ККМ;
5. Заключение договора и регистрацию кассы в ОФД.

Подробную инструкцию по регистрации онлайн-кассы смотрите здесь.

Правила использования ККТ

Прежде чем использовать кассу, внимательно прочитайте инструкцию по эксплуатации устройства. Основные правила следующие:

• Соблюдайте правила заполнения чеков и документации. В каждом документе должна быть корректно указана номенклатура;
• Не выключайте кассу без необходимости, так как это может привести к потере данных;
• Если это фискальный регистратор, проверяйте состояние бумаги для печати чеков и заменяйте ее при необходимости.

Частые ошибки и проблемы с кассами

Чтобы не получить отказ в регистрации от налоговой инспекции:

• используйте только те ККТ и ФН, которые есть в реестре на официальном сайте налоговой;
• при покупке с рук тщательно проверяйте аппараты, не покупайте потерянные и украденные кассы;
• указывайте в заявлении о регистрации только достоверные сведения.

При использовании онлайн-кассы иногда возникают следующие проблемы.

Не работает интернет

Чеки не будут передаваться в ФНС в режиме реального времени. Однако на время перебоев с интернет-подключением они сохранятся в фискальном накопителе, и передача возобновится после восстановления связи.

Важно проверить, все ли чеки, пробитые при отключенном интернете, ушли в ОФД. Для этого посмотрите:

• уведомления о не переданных ОФД документах в кассе, если они есть в функционале;
• личный кабинет ОФД;
• отчет о закрытии смены. В нем отражается количество чеков, которые не отправлены ОФД;
• отчет о текущем состоянии расчетов.

При обнаружении непереданных чеков подождите до 2 суток, затем, если чеки до сих пор не ушли, обратитесь к специалисту, обслуживающему онлайн-кассу. Он поможет решить проблему.

Онлайн-касса сломалась или не работает из-за отключения электричества

В этом случае нельзя продолжать вести торговлю, иначе можно нарваться на штрафы. Стоит приостановить продажи, пока кассу не починят, либо использовать запасную, если она есть.

Когда касса заработает, пробейте чеки коррекции с признаком расчета «приход» на сумму каждой операции, которую провели, пока касса не работала.

ККТ заблокирована ОФД из-за DDoS-атаки

Фискальные данные не поступят в момент расчета, поэтому важно передать их сразу после разблокировки IP-адреса кассы. Срок — не позднее чем по истечении 30 календарных дней.

В этом случае продавец штрафа не будет, так как нет вины продавца. За что предусмотрены штрафные санкции — смотрите далее.

Штрафы за нарушение требований 54-ФЗ

Согласно статье 14.5 КоАП, ФНС может оштрафовать предпринимателей за неприменение онлайн-кассы, невыбитый чек, неправильные реквизиты и другие проступки.

За повторное нарушение и за расчеты на сумму более миллиона рублей компания по закону должна приостановить работу на срок до 90 суток.

Как избежать штрафов и ответы на другие вопросы — здесь.