Онлайн-кассы: что это такое, как выбрать и ТОП лучших решений

Кому и для чего нужна онлайн-касса, какие есть модели, а также топ лучших решений с кратким описанием и сравнением, чтобы вы могли выбрать подходящее — в этой статье.

Собственно онлайн-касса — всего лишь прибор. Для него нужно приложение, которое позволит регистрировать продажи и возвраты, печатать этикетки и ценники, вести учет по оборотам и создавать обязательные документы при открытии и закрытии смены. В каких-то случаях оно уже предустановлено, в каких-то — сделайте это самостоятельно.

На рынке есть ряд программ. Например, Касса МойСклад — подходит для всех популярных моделей онлайн-кассы, работает на любом устройстве, поддерживает маркировку и разрешительный режим. Отчеты о продажах по каждой точке и контроль кассиров — попробуйте, это бесплатно.

Что такое онлайн-касса

Онлайн-касса или контрольно-кассовая техника (ККТ) — это кассовый аппарат с фискальным накопителем. Он распечатывает чеки для клиентов и мгновенно передает их в электронном виде в налоговую через интернет.

Кто обязан установить онлайн-кассу

По закону использовать кассу с фискальным накопителем обязаны почти все компании и ИП, кто продает товары или предоставляет услуги физлицам, компаниям и индивидуальным предпринимателями за наличный или безналичный расчет.

Не исключение и продавцы в онлайне. Если оплату принимает курьер, ему будет удобно это сделать с помощью мобильной кассы. В случае, когда у интернет-магазина есть пункт самовывоза с возможностью оплатить покупку, понадобится касса, зарегистрированная по физическому адресу точки.

Применять онлайн-кассу необходимо не только при получении оплаты, предоплаты за товары, работы, услуги. В некоторых случаях требуется пробить чек и при выплате денег, например, при возврате товара покупателем или на возвращаемые суммы предоплаты.

Кто может работать без кассы

В некоторых случаях можно работать без кассы. Например:

• ИП на спецрежиме «Налог на профессиональный доход»: они отправляют чеки через приложение «Мой налог»;
• продажа бумажных газет и журналов, а также сопутствующих товаров в газетно-журнальных киосках;
• продажа ценных бумаг;
• питание учащихся и работников образовательных организаций;
• торговля непродовольственными товарами на розничных рынках, ярмарках и в выставочных комплексах;
• разносная торговля продовольственными и непродовольственными товарами;
• торговля в киосках мороженым, розлив безалкогольных напитков, молока и питьевой воды;
• торговля из автоцистерн квасом, молоком, растительным маслом, живой рыбой, керосином, сезонная торговля вразвал овощами;
• прием от населения стеклопосуды;
• ремонт и окраска обуви;
• изготовление и ремонт металлической галантереи и ключей;
• присмотр и уход за детьми, больными, престарелыми и инвалидами;
• розничная продажа бахил.

Виды онлайн-касс

По типу питания и монтажа онлайн-кассы бывают стационарными и мобильными. Первые работают от электричества, вторые легко транспортировать, так как они легкие и компактные, могут работать от аккумулятора и снабжены модулями мобильной и беспроводной связи.

Всю контрольно-кассовую технику можно поделить на следующие виды.

Модульные ККТ с фискальным регистратором

Кассовый аппарат без дисплея с возможностью печатать чеки. Как правило, он стационарный, а значит, подходит для магазинов, заведений общепита и центров услуг. Для курьерских служб и выездной торговли есть специальные с беспроводным подключением.

Фискальный регистратор работает только при подключении к устройству — компьютеру, планшету или смартфону — с установленной кассовой программой, которая будет отправлять запросы на печать чеков и записывать данные для передачи в ОФД.

К устройству с регистратором можно подключить практически любое торговое оборудование в зависимости от целей — например, сканер штрихкодов, банковский терминал.

Еще плюс в том, что фискальный регистратор — это часть системы. То есть при поломке или устаревании можно заменить только его, а не всю целиком.

Повысить функциональность поможет кассовая программа, установленная на устройстве. Это касается любых специфических задач — например, поддержка маркировки, печать наименования товара в чеке, создание товара по штрихкоду, интеграция с ЕГАИС для продажи алкоголя, учет МРЦ для торговли сигаретами, совмещение нескольких систем налогообложения на одной кассе.

Все это есть в Кассе МойСклад. Она работает при удаленном подключении с любого устройства и доступна бесплатно.

Автономные кассы

Этот вид ККТ отличается кнопочным управлением, небольшим экраном и возможностью работать автономно от аккумулятора. Подходят для разносной торговли или предоставления услуг в сфере доставки.

POS‑системы

Состоят из системного блока, монитора, фискального регистратора, ящика для денег и дисплея покупателя. POS‑системы подключены к специальному серверу, который позволяет удаленно управлять кассой, загружать новую информацию по товарам и собирать данные. Эти аппараты предназначены для обслуживания большого количества покупателей и часто встречаются в сетевых магазинах.

Смарт-терминалы

Стационарная или мобильная «умная» касса с сенсорным экраном и возможностью печатать чеки. Работает «из коробки» и обеспечивает всю функциональность модульной системы с фискальным регистратором, в том числе ведение товарного учета.

ПО обновляется автоматически. Все модели готовы к маркировке, большинство — к работе с ЕГАИС, эквайрингом.

Облачные кассы

Это кассы для расчетов в интернет-магазинах. Они виртуальные, поэтому не занимают места в офисе или на складе. Физически находятся в серверной интернет-магазина или компании-арендодателя подобных касс.

Удобно, что при аренде кассы заменой фискального накопителя и другими техническими вопросами занимается арендодатель.

Облачная касса подходит только для оплаты в интернете, для очных расчетов ее использовать нельзя. Соответственно, она формирует только электронные чеки без возможности печати бумажных.

10 лучших онлайн-касс в 2025 году

Собрали информацию о 10 лучших онлайн-кассах для разного бизнеса.

Сравниваем по следующим характеристикам:

• Работа с маркировкой — сейчас маркируют практически все: одежду, обувь, табак, пиво и слабоалкогольные напитки, молочную продукцию, воду, шины, парфюм, БАДы, медизделия и т.д.
• Ширина чека — влияет на доступность расходных материалов; 57 мм — бюджетная чековая лента.
• Скорость печати — определяет темп обслуживания;
• Цена — важный критерий при выборе онлайн-кассы, особенно на старте бизнеса.

В топе — с минимальной ценой.

АТОЛ 91Ф Лайт

Самое доступное решение для начальной автоматизации, если в торговой точке нет WI‑FI. Передача данных в ОФД по 2G или Bluetooth. АТОЛ 91Ф Лайт работает в автономном режиме до 8 часов. Есть USB-разъем для подключения дополнительных устройств. Например, сканера штрихкода, а так же разъем Micro USB.

Меркурий‑185Ф

Подходит для установки в офис и торговли на выезде. Емкости аккумулятора хватает до 16 часов автономной работы. Есть USB-порт для подключения допоборудования.

Устройство подключается к ОФД используя Wi‑Fi и 2G‑модем. Можно настроить автоматическое переключение на резервный канал связи.

Вики Принт 57Ф

Фискальный регистратор эконом-класса для организаций без очередей и с минимальным бюджетом на автоматизацию. Среди недостатков — не все торговые программы поддерживают Вики Принт 57Ф без доработки.

ШТРИХ-СМАРТПОС‑Ф

Компактный и бюджетный терминал для небольших точек розничной торговли и сферы услуг с 7‑дюймовым сенсорным экраном, принтером чеков и встроенным аккумулятором. Можно подключить сканер штрих-кодов, банковские терминалы, весы и другие устройства.

АТОЛ 30Ф

Это один из самых массовых фискальных регистраторов на рынке России. Компактный корпус удобен для работы в небольшой кассовой зоне. Специальная конструкция устройства позволяет менять чековую ленту за 3 секунды, а для замены фискального накопителя не требуется вскрывать корпус. Совместим с более 120 видами кассового программного обеспечения. Простая замена ФН не требует вызова мастера для разбора корпуса.

Эвотор 5i

В одном устройстве умещаются касса и терминал для приема карт. Подойдет всем, кто принимает платежи на выезде: курьерским службам, интернет-магазинам, магазинам с курьерской доставкой. Работает с любыми способами оплаты. Один USB‑порт с левой стороны. Может функционировать до 12 часов без необходимости подзарядки.

ШТРИХ-ЗНАК‑М3

Устройство оснащено системой цветовой индикации для продажи маркированных товаров. Даже если в момент формирования чека нет подключения к интернету, касса проводить проверку по контрольным суммам кодов маркировки. Есть функция удаленного обновления внутреннего ПО и прошивок.

Эвотор 10

Онлайн-касса с большим экраном. Подойдет всем, кто использует карточки с фотографиями товаров: кафе, ресторанам, салонам красоты и спортивным клубам, магазинам одежды и обуви. Есть 5 USB‑портов в нижней части корпуса. Время автономной работы — 6‑12 часов. Интеграция с программами ресторанного учета R‑Keeper, Quick Resto, Dooglys.

Атол 27 Ф

У АТОЛ 27Ф есть три разноцветных индикатора, которые помогут кассиру ориентироваться в показаниях кассы. За метр до окончания чековой ленты зажигается отдельный световой индикатор. Совместим со 120 кассовыми программами — подходит для любого бизнеса.

Атол 55 Ф

АТОЛ 55Ф — фискальный регистратор, рассчитанный на средний поток клиентов. Устройство можно разместить вертикально или горизонтально на кассовом месте. Программное обеспечение обновляется дистанционно. Драйвер онлайн-кассы версии 10 совместим с Windows, Linux, Android и iOS.

Как работает онлайн-касса: схема и основные принципы

Онлайн-касса автоматически формирует чеки после каждой операции. Через оператора фискальных данных (ОФД) они отправляются покупателю и в налоговую.

Порядок действий при работе с ККТ:

1. Покупатель оплачивает товар или услугу.
2. Продавец вносит данные о продаже в кассу, например сканирует штрихкод.
3. Касса формирует фискальный чек для покупателя. Информация о продаже поступает в фискальный накопитель, который заверяет ее. Заверенный чек распечатывается.
4. Данные с онлайн-кассы передаются оператору фискальных данных, который в ответ сообщает о получении чека.
5. ОФД обрабатывает информацию и передает в налоговую.

ККТ не может работать без кассовой программы, фискального накопителя и оператора фискальных данных. Зачем они нужны, рассмотрим дальше.

Кассовая программа

Кассовая программа — программное обеспечение на кассе. Она нужна, чтобы оформить продажи и возвраты, принимать оплату наличными и с помощью карт, формирует чеки и отправляет их на фискализацию.

Фискальный накопитель

Фискальный накопитель — это устройство для записи, хранения и передачи ОФД информации о расчетах, проведенных через онлайн-кассу. Устройство помещается внутрь ККТ. Без фискального накопителя использовать кассу нельзя. Устройства различаются по сроку действия: 13,15 и 36 месяцев.

Использовать можно только те модели накопителя, которые зарегистрированы в налоговой службе. Это можно проверить в реестре на сайте ведомства.

Оператор фискальных данных

Оператор фискальных данных — это организация, которая собирает, хранит и передает фискальные данные в налоговую. Оператор обязан передавать информацию с онлайн-кассы в ФНС и обеспечивать ее конфиденциальность, защиту и хранение в течение 5 лет.

Выбрать оператора для заключения договора можно на сайте налоговой.

Как выбрать онлайн-кассу для вашего бизнеса

Универсального варианта для всех компаний не существует. Какой вариант подходит именно вам, зависит от того, как вы принимаете оплату от клиентов, сколько у вас товаров, есть ли доставка и других бизнес-процессов и особенностей торговли.

В целом для начинающего предпринимателя достаточно смартфона и ККТ. Если чеков немного, это позволит сэкономить на начальном этапе и разобраться, что именно нужно для бизнеса.

Чтобы касса соответствовала всем запросам и материальным возможностям бизнеса, важно оценить, во сколько обойдется ее внедрение и эксплуатация. Обычно у дешевых решений ресурс печати небольшой, значит, они подойдут тем, у кого немного чеков в день. При этом высок риск выхода из строя.

Точка продаж — стационарная или передвижная. Для продаж в одной и той же точке достаточно стационарной кассы. Если продаете товары с доставкой и принимаете оплату на месте — подойдет мобильная онлайн-касса.

Количество товара. Если продаете около 15‑20 позиций, достаточно базовой недорогой онлайн-кассы. Если их больше — лучше смарт-терминал. Для магазинов с широким ассортиментом нужны более мощные онлайн-кассы. В этом случае лучше выбирать стационарную модель.

Количество покупателей и платежных операций. Если в торговой точке за день проходит до 100 покупателей, а очереди не формируются, достаточно обычной онлайн-кассы. Если покупателей больше 100, лучше купить принтер чеков со скоростью печати выше 90 мм/с.

Подключение онлайн-кассы к сети — проводной интернет, wi‑fi или сим‑карта. Лучше, чтобы у аппарата было, как минимум, два способа подключения.

Спецрежим. Если продаете алкоголь, маркированный товар, мясо, рыбу или молочную продукцию, то нужна касса, которая поддерживает ЕГАИС, Честный знак и ФГИС.

Дополнительное оборудование. Необходимо, чтобы подключить сканер для считывания штрих-кодов. Актуально, если много товарных позиций в магазине.

Как работать с онлайн-кассами: пошаговая инструкция

Прежде чем проводить продажи через онлайн-кассу, ее необходимо зарегистрировать и настроить. Далее рассмотрим, как подготовить ККТ к работе.

Шаг 1: подача заявления на регистрацию ККТ и получение регистрационного номера ККТ.

В личном кабинете nalog.ru откройте Учет контрольно-кассовой техники или Все кассы → Зарегистрировать ККТ → Заполнить параметры заявления вручную. Далее укажите все пункты по порядку:

• адрес, где установите кассу,
• название компании,
• сферу деятельности,
• модель и заводской номер кассы — указаны в паспорте или на корпусе,
• оператора фискальных данных,
• режим, в котором будете применять кассу,
• модель фискального накопителя — написана в паспорте накопителя,
• номер фискального накопителя — указан на коробке или на накопителе.

Нажмите кнопку «Подписать и отправить».

После обработки заявки налоговой в разделе Контрольно-кассовая техника в строке Состояние появится статус, что кассе присвоили регистрационный номер (РНМ). Сам номер будет рядом.

Шаг 2: фискализация

После присвоения регистрационного номера касса должна пройти фискализацию. При регистрации онлайн вы сможете провести ее самостоятельно. Для этого понадобятся данные, которые присутствовали в заявлении, поэтому заранее в отдельных окнах откройте детальную информацию по ККТ и уведомление о присвоении регистрационного номера.

Шаг 3: карточка регистрации ККТ

После регистрации кассы в личном кабинете налогоплательщика в разделе Информация о прохождении документов, направленных в налоговый орган, напротив вашей кассы появится электронная карточка регистрации ККТ. С этого момента касса легализована, а работа с ней законна. Датой регистрации в ФНС считается дата выдачи карточки.

Карточка подписывается усиленной ЭЦП. В нее нужно внести изменения указанных при регистрации параметров, в том числе при замене фискального накопителя. При покупке подержанной кассы карточка регистрации ККТ передается новому владельцу.

При необходимости в ИФНС можно получить бумажный экземпляр. Если карточка повреждена или утеряна — выдается дубликат. При этом не назначается штрафов.

Шаг 4: регистрация кассы в ОФД

После получения карточки регистрации работа с кассой уже законна, но еще невозможна: она пока не передает данные в ОФД (в договоре с ОФД, который вы уже заключили, нет регистрационной информации о конкретной кассе). Чтобы запустить онлайн-передачу данных, нужно зарегистрировать кассу в ОФД.

Войдите в личный кабинет вашего ОФД.

Откройте вкладку ККТ, выберите Подключить ККТ.

В открывшемся окне Регистрация ККТ заполните все поля.

Всю информацию возьмите из отчета о регистрации, который вы создали на предыдущем этапе.

В поле Внутреннее наименование ККТ можно присвоить ФР произвольное имя.

Нажмите «Сохранить». Появится сообщение об успешной регистрации кассы в ОФД.

Шаг 5: обучение сотрудника работе на кассе

При приеме на работу в ИП или торговую организацию кассиры должны пройти обучение и получить на руки должностную инструкцию. Сотрудник должен вести правильный расчет покупателей и выдавать чеки. Кассир несет ответственность не только за денежные средства, их излишки или недостачу, но и за поддержание работоспособности техники.

Шаг 6: открытие смены

Открытие смены должно проводиться только соответствующими лицами, указанными в реквизитах чеков.

На онлайн-кассах Х‑отчет автоматически формируется и передается в ФНС в онлайн-режиме. Никаких данных самостоятельно вводить не нужно, только нажать кнопки в нужной последовательности. Какие именно — зависит от устройства, на котором работает кассир. Это указано в инструкции производителя, что идет в комплекте с кассой.

Шаг 7: печать чеков

Кассир обязан пробить чек в следующих случаях:

• продажа,
• внесение аванса или предоплаты,
• обмен одного товара на другой,
• покупка товара за бонусы,
• возврат,
• продажа в кредит или рассрочку,
• корректировки — если при первоначальном продаже неверно указаны сумма, наименование или другие признаки расчёта.

Шаг 8: закрытие смены

На онлайн-кассах Z‑отчет автоматически формируется и передается в ФНС в онлайн-режиме. Никаких данных самостоятельно вводить не нужно, только нажать кнопки в нужной последовательности. Какие именно — зависит от устройства, на котором работает кассир. Это указано в инструкции производителя, что идет в комплекте с кассой.

В Приложении Касса МойСклад все интуитивно и просто

Открывайте и закрывайте смену в пару кликов. Если продать товар, смена откроется автоматически, но можно открыть и вручную. В разделе «Смена» — вся информация о том, сколько товара продали, какая выручка на данный момент, сколько наличных в кассе и прочие данные.

В конце рабочего дня — сводный отчет по торговым точкам у вас в смартфоне. Контролируйте продажи, не приезжая в магазин.

Скачать Кассу МойСклад

Частые ошибки при работе с кассами

Согласно данным налоговой службы, самые распространенные ошибки при работе с онлайн-кассами такие:

Несвоевременная замена фискального накопителя. Срок использования устройства может составлять 13, 15 и 36 месяцев. По истечении этого срока фискальный накопитель блокируется, а касса не пробьет чек и не даст закрыть смену.

Замена фискального накопителя без перерегистрации кассы. При изменении любых сведений в карточке регистрации ККТ требуется перерегистрация. Работа на такой кассе грозит административным штрафом.

Ошибки в данных кассира. Кассовые чеки содержат поле «кассир», где указывают должность и фамилию сотрудника. Часто в чеке эти данные не указывают.

Штрафы за неприменение кассы и невыдачу чеков

Информация о наказании за нарушение правил работы с онлайн-кассой представлена в статье 14.5 КоАП РФ.

Срок давности за нарушение закона № 54‑ФЗ составляет один год с момента ошибки. Однако инспекторы могут признать нарушение длящимся, если кассир регулярно совершал ошибки. В этом случае срок давности будет отсчитываться с того дня, когда налоговая обнаружила нарушение.

Как ФНС проверяет кассы в 2025 году

Налоговая служба проверяет работу онлайн-касс двумя способами.

1. Очно. Инспектор снимает контрольную закупку на видео в магазине или торговой точке и потом сообщает о факте проверки.
2. Удаленно. Налоговая служба сравнивает данные, полученные от онлайн-касс с поступлениями выручки на расчетный счет.

Максимальный срок проверки кассы — 10 дней. При этом инспекторы могут потребовать документы и указать другой срок для их представления.

Вопросы и ответы