Таблица учета продаж в Excel

Без учета продаж невозможно контролировать бизнес и сотрудников. Кто и сколько из них приносит вам выручку — база для принятия управленческих решений. Сделать это наглядно позволит таблица учета. Бесплатный шаблон — в этой статье. Он максимально простой в использовании, можно настроить под себя.

Эксперт статьи

Андрей Володин, менеджер продукта CRM в МоемСкладе

Зачем вести таблицу продаж

Учет продаж показывает, насколько успешно бизнес выполняет основную задачу — предлагает востребованный продукт или услугу.

Отслеживая продажи, вы:

• Контролируете все сделки и понимаете, какие продукты самые популярные и приносят больше всего прибыли;
• Делаете прогнозы продаж в следующих периодах и рассчитываете планы для менеджеров;
• Контролируете эффективность работы сотрудников, выясняете, кто лидирует по количеству сделок — и учитываете это в системе мотивации.

Какие данные включает таблица продаж

В Excel учитывают все продажи и фиксируют сведения о клиентах. Как правило:

• Дату покупки;
• Название и количество купленных продуктов;
• Сумму чека;
• ФИ менеджера.

Для каждого параметра заказа — отдельный столбец. Каждая следующая строка — это запись новой сделки.

Как организовать все по уму, корректно вносить и учитывать данные — разбираем далее. Знания Excel сильно упростят понимание.

Структура таблицы продаж

Задача — создать файл, где вы будете фиксировать все данные по продажам и получать итоговые значения, важные для принятия решений.

В первую очередь для автоматизации учета в Excel нужна основа для построения таблиц. Удобно использовать справочники данных.

Справочники данных

Необходимо прописать все шаблонные данные в виде списков. Это перечни товаров, форм оплаты, продавцов, покупателей и других повторяющихся элементов. Для каждого вы либо создаете отдельный лист, либо умещаете все на одном.

В шапке — обозначения столбцов. Для удобства перелистывания длинных списков фиксируем верхнюю строку: Вид — Закрепить 1 строку.

Список продаж

Его ведем на отдельном листе — здесь будут записи по всем сделкам. Столбцы по вашему усмотрению, например, можно сделать следующие:

Чтобы добавить новую продажу, встаете на первую свободную строку внизу таблицы и начинаете ввод данных.

Тип данных в разных столбцах может различаться для удобства их заполнения:

• Дата покупки — дата;
• Товар, форма оплаты, менеджер — выпадающий список, данные для которого перетягиваются из созданных заранее справочников;
• Цена товара, количество купленного товара — число;
• Сумма продажи — формула, по которой значение будет рассчитываться автоматически на основе данных в списке.

В итоге получится большая таблица с данными. Когда информация наглядна и доступна в любой момент времени, проще мониторить показатели и принимать решения по увеличению продаж. Нужны средства визуализации — сводные таблицы, диаграммы и срезы.

Сводные таблицы

Они показывают суммарные значения числовых показателей. С помощью сводных таблиц можно автоматизировать расчет суммы продаж и количества покупок.

Так в шаблоне выглядят итоговые значения по продажам — в денежном и количественном выражении.

Еще пример: суммы продаж по товарам. Из таблицы мы видим, какой продукт принес больше всего выручки.

Сводные таблицы удобнее строить на отдельных листах.

Диаграммы

Они создаются на основе сводных таблиц или массивов данных.

Для разных целей подойдут разные типы диаграмм. В учете продаж рекомендуем использовать:

• график с маркерами — для динамики продаж;
• линейчатую или столбчатую диаграмму — для структуры продаж по ассортименту;
• кольцевую диаграмму — для структуры продаж по продавцам.

Чтобы построить диаграмму, выделяем нужный диапазон таблицы. Далее — следующие действия: Вставка → Диаграммы → выбираем ее тип → ОК.

В шаблоне вы увидите пример диаграммы на листе «Динамика продаж»:

Так выглядят сводная таблица и диаграмма, которые показывают суммы продаж по каждому типу товара:

Визуализация продаж по каждому менеджеру:

Диаграммы можно редактировать — добавлять названия и подписи данных, менять цвета, удалять лишние элементы.

Пример готовой таблицы

Так выглядит заполненная таблица учета продаж:

Можете взять за основу этот образец таблицы продаж или создать собственный с помощью описания выше.

Обратите внимание, шаблон включает:

• Титульный лист;
• Справочник данных — массивы данных, которые заполняются из выпадающих списков;
• Продажи — все данные по продажам в хронологическом порядке;
• Структура продаж по ассортименту — сводная таблица и диаграмма;
• Структура продаж по менеджерам — сводная таблица и диаграмма;
• Динамика продаж — диаграмма;
• Итоговые значения — сводная таблица с количеством проданных товаров в численном и денежном выражении.

Учет продаж с помощью Excel: плюсы и минусы

Excel — популярная и бесплатная программа, работа с которой не потребует навыков программирования. Строить диаграммы и графики просто, а в шаблоны можно встраивать любые инструменты анализа. Для бизнеса с небольшими оборотами этого больше чем достаточно.

Однако придется:

• самостоятельно выявлять и исправлять системные ошибки;
• вводить вручную большие объемы данных;
• столкнуться с тем, что при расширении бизнеса функциональности будет недостаточно;
• рисковать безопасностью и сохранностью данных.

Сервисы для автоматизации учета продаж

Есть альтернатива — специализированные сервисы.

Сервисы бизнес-аналитики

Существует много специализированных сервисов. Примеры: Tableau, Power BI, Qlik, DataLens, Looker Studio (Google Data Studio). Однако они не автоматизируют учет данных.

Основная функция сервисов — визуализация с помощью графиков и диаграмм данных, которые в свою очередь подтягиваются из внешних источников. Например, Power BI использует данные из онлайн-служб, например, Google Analytics, QuickBooks, баз данных в облаке или на локальном компьютере / сервере.

CRM‑системы

Современные CRM‑системы упрощают задачу. Они объединяют данные из разных источников и показывают целостную картину состояния компании.

Среди популярных сервисов можно выделить: Мегаплан, amoCRM, Битрикс24, МойСклад и другие. Они подходят для работы с клиентской базой и оптимизации рабочих процессов в среднем и малом бизнесе.

Любая CRM‑система хранит все данные о клиентах, продажах, звонках, собирает сведения о каждом покупателе и строит удобные отчеты по сумме продаж, среднему чеку и другие в разрезе товаров, складов и работников. Удобно контролировать эффективность сотрудников: в любое время можно проверить работу каждого из них.

Все это и многое другое есть в сервисе МойСклад. Подходит для интернет-магазина, производства, оптовой и розничной торговли, сферы услуг.

Все заказы под контролем в одном окне, информация обновляется в режиме онлайн:

Все данные о клиентах у вас перед глазами, и можно посмотреть отчеты по сумме продаж, среднему чеку и прибыли:

Плюс есть функционал для совместной работы сотрудников, где можно обсуждать задачи. Все документы и процессы находятся в одном месте, ничего не потеряется.