Как управлять небольшим производством: организация, планирование и учет

Каждый производитель, от владельца швейного цеха до директора мебельной фабрики, вынужден одновременно решать несколько задач. Вести учет, закупать оборудование, следить за ресурсами, контролировать работу сотрудников и качество продукции. Эти процессы актуальны как для крупных предприятий, так и при управлении небольшим производством.

В этой статье эксперт по производству в МоемСкладе расскажет:

• как наладить учет и автоматизировать производство,
• с чего начать планирование задач,
• как рассчитать рентабельность,
• как управлять производством удаленно,
• что делать с браком.

Эксперт статьи

Тимур Амерханов

Менеджер продукта «Производство» в МоемСкладе с 2020 года. В 2018–2020 работал финансовым директором на мебельной фабрике. За два года нарастили ассортимент с 4 до 24 уникальных моделей, увеличили производственные площади со 150 до 1200 м², повысили продажи с 70 до 450 единиц продукции в месяц.

Зачем нужны учет и планирование

Каким бы ни было производство, серийным или единичным, перед началом работы нужна подготовка. Без нее невозможно быть уверенным, что предприятие выполнит все заказы в срок.

Планирование позволяет:

• Понять, над какими задачами работают разные подразделения и как они взаимодействуют между собой.
• Оценить, достаточно ли материалов на складе, хватает ли других ресурсов, в том числе человеческих.
• Синхронизировать снабжение с уже полученными и будущими заказами.
• Рассчитать загрузку оборудования и выяснить, насколько все станки в вашем цехе заняты определенной работой.

Чтобы соотнести предстоящие расходы с ожидаемой прибылью, нужно вести учет производства. Он помогает не только с формированием прозрачной бухгалтерской отчетности, но и в анализе всех процессов.

В МоемСкладе можно вести учет на каждом этапе производства. В том числе фиксировать приемку материалов, перемещать их между складами и проводить инвентаризации. А еще следить за остатками на складах, сокращать издержки по хранению, рассчитывать себестоимость готовой продукции, чтобы распределить финансовые потоки и повысить рентабельность производства.

Как наладить производственный учет на предприятии

Предприятия по-разному подходят к тому, как вести учет на производстве. Компании с одним цехом и небольшим количеством работников иногда используют Excel. Такой подход работает, пока производство не расширяется. Как только появляются новые склады, помещения и сотрудники, а производство становится многономенклатурным, таблицы перестают приносить пользу.

С расширением производства стоит подумать о внедрении автоматизированного учета. Программ для этого есть много, в том числе МойСклад. У нас вы сможете:

• Вести полный внутренний учет сырья, частично готовой и готовой продукции.
• Создавать производственные операции, на основе которых потом собирать техкарты. Будут учтены все материалы, их стоимость, замены при выполнении.
• Вести плановый и фактический учет производства: корректировать показатели и материалы, себестоимость после выпуска продукции.
• Планировать производство продукции в зависимости от плана продаж.
• Своевременно закупать необходимые материалы и сырье на основе неснижаемого остатка.
• Рассчитывать зарплату сотрудникам, исходя из количества смен, начисленных премий, выработки и других параметров.
• Объединять приемку материалов и отгрузку продукции, а также данные об остатках на складе и контрагентах.

Вам не понадобится заполнять бумаги от руки, риск ошибки минимальный. Кроме того, не нужно специально обучать сотрудников работе в программе: с простым интерфейсом они смогут сами указывать, сколько материалов ушло на конкретном этапе. Зарегистрируйтесь и сразу организуйте учет производства для малого бизнеса.

Как правильно планировать производство

Рассказываем, как это делать вообще и в МоемСкладе в частности.

Шаг 1: определить, что нужно произвести, сколько и в каком порядке

Определить то, что нужно произвести, поможет отчет о прибыльности. В МоемСкладе он так и называется — Прибыльность. В отчете вы увидите, какие производственные позиции приносят больше всего прибыли, а какие меньше. Обычно распределение подчиняется правилу: 20% ассортимента приносят 80% прибыли.

Во время планирования производства одежды, текстиля, мебели, пищевой продукции и других товаров важно обращать внимание на количество материалов, поставку ресурсов, число рабочих смен, загрузку оборудования.

Следить за этим нужно, чтобы укладываться в сроки и чтобы на каждом участке не было простоев из-за нехватки ресурсов: сотрудников, материалов, оборудования. Отклонения накапливаются, из-за чего пропускная способность производства резко снижается.

Обеспечить порядок выполнения производственных заданий важно с точки зрения достижения бизнес-целей. Например:

• Своевременно выполнить обязательства в срок перед ключевым клиентом.
• Повысить скорость оборачиваемости продукции.
• Оптимизировать загрузку производства, снабжение и логистику.

В каком порядке выполнять задания — решаете вы, исходя из своих мощностей и договоренностей с клиентами.

МойСклад позволяет организовать учет в производственном цехе. Пользователь ставит галочку о выполнении этапа производственного задания, а в системе списываются необходимые материалы, начисляется сдельная оплата труда и рассчитывается себестоимость изделий

Шаг 2: составить технологические карты

Когда менеджеры предприятия понимают, что именно нужно произвести и в каком количестве, они могут составить техкарты. Техкарта — это документ, который описывает весь процесс изготовления изделия, включая все необходимые комплектующие.

Шаг 3: смотреть документы по производству

Отчеты Остатки и Прибыльность, чтобы понять, что произвести и наиболее маржинально.

Отчет Обороты с фильтром по документам производства, чтобы понять, что и когда было выпущено.

Также можно смотреть детализированный выпуск по сотруднику или этапу в реестре выполнения этапов.

Также можно смотреть детализированный выпуск по сотруднику или этапу в реестре выполнения этапов.

Шаг 4: автоматизировать все, что представляется возможным

Любая автоматизация процессов приводит к уменьшению ручного труда, а значит, высвобождению мощностей, снижению ошибок и в конечном счете увеличению экономической эффективности производства.

В МоемСкладе есть возможность настраивать сценарии — автоматическое выполнение разных рутинных действий. Например:

• Постановка резерва на материалы при поступлении заказа. Это означает, что при создании в системе Заказа покупателя товары, указанные в Заказе покупателя, резервируются на складе. Не возникнет ситуации, что у вас вдруг не хватит товара под производство.
• Резерв материалов из производственного задания. Когда в системе статус Производственного задания изменяется на Резерв, материалы под это задание резервируются на складе. Не будет такого, что цех останется простаивать, потому что не хватило каких-то комплектующих или деталей.
• Постановка задачи при создании производственного задания. Это значит, что при создании Производственного задания в системе автоматически создается задача исполнителю. Вам не нужно заново вводить имена тех сотрудников, которые ответственны за какой-либо этап производства.

Как контролировать процесс производства: пошаговая инструкция для бизнеса

Когда все запланировано, а учет налажен, производитель понимает, сколько времени уйдет на выполнение заказов. За счет этого можно разбить технологический процесс на этапы.

По мере выполнения каждого из этапов важно вовремя списывать материалы, которые используются. Например, ткани и нитки для одежды или древесину и фурнитуру для мебели. В МоемСкладе материалы списываются автоматически, а еще вы сразу видите себестоимость готовой продукции с учетом затраченных материалов.

Если не контролировать, что именно происходит на каждом этапе, то производство становится похожим на «черный ящик». Это происходит, когда руководитель предприятия видит только итоговый отчет о том, сколько материалов списалось и сколько готовой продукции оказалось на складе, но не знает, был ли перерасход сырья.

МойСклад позволяет заглянуть в «черный ящик» и разложить процесс производства по полочкам. Благодаря этому получается четкий и простой процесс: посчитать объем производства, составить техкарты, создать производственное задание, разделить его на этапы и последовательно отмечать каждый из них по мере выполнения.

Бухгалтерский учет на производстве

Перед бухгалтерией производственного предприятия встает несколько важных задач:

• определить порядок приемки и учета сырья,
• установить порядок и правила учета материалов по каждому этапу производства,
• определить периодичность и форму материальных отчетов,
• принять форму первичных документов, на основании которых производится отпуск материальных ресурсов в цеха и передача с одного технологического участка на другой,
• определить характер оплаты труда производственных работников,
• установить порядок и правила учета готовой продукции,
• выяснить, какие структуры предприятия задействованы в процессе производства (отделы главного механика, технолога, лаборатории, ОТК, другие вспомогательные службы — ремонтники, чистка и наладка оборудования, уборщики производственных помещений, транспортировщики);
• определить для каждой вспомогательной службы перечень материальных затрат и используемого оборудования, характер оплаты труда, ввести порядок учета материально-технических ресурсов.

Задач много, поэтому бухгалтер в процессе налаживания учета на производстве должен хорошо ориентироваться во всех тонкостях производственного процесса. Начинать внедрять бухучет нужно с изучения технологии и особенностей тех продуктов, которые получаются на каждом этапе производства.

На производственном участке главной задачей бухучета является точное определение фактических затрат на единицу произведенной продукции. В МоемСкладе внутри производственного задания можно видеть, сколько и каких материалов было потрачено, какая себестоимость изделия. Также есть возможность указать фактический расход, тем самым учесть отклонения от плана. Выполненные задания можно выгрузить в 1С.

Как упростить контроль за производством с помощью МоегоСклада

1. Настроить технологический процесс, чтобы понять, сколько этапов будет у производства

   Для одежды это раскрой, пошив изделия, проверка качества (ОТК) и, возможно, упаковка. В случае, если речь о блузках, пальто, плащах и других товарах, которые подлежат маркировке, дополнительным этапом станет заказ и ввод в оборот кодов маркировки (КМ).

2. Создать техкарту на изделие

   Например, описать модель и размер рубашки, указать, что на этапе раскроя на нее уйдет 20 м ткани, на этапе пошива — 10 пуговиц или одна молния и застежка, а для упаковки понадобится специальный мешок и этикетка.

   

3. Добавить техкарту в производственное задание и указать, сколько штук и какого товара нужно произвести

   В швейном производстве в одном задании, например, может быть заказ на 5 рубашек, 10 платьев и 15 брюк. А если речь о пищевом производстве, то какие-то позиции могут доходить до 100.

4. Отмечать этапы производства, чтобы автоматически списывать материалы

   Можете отмечать их сразу последовательно выполнению производства, а можете после его окончания. Зависит от того, какие показатели вы хотите контролировать и видеть в отчетах.

   Как только все этапы выполнены, готовая продукция попадает на склад и для нее рассчитывается себестоимость. В этот момент она будет уже точнее, чем в период планирования. В процессе производства можно контролировать себестоимость как для одной конкретной позиции, так и для нескольких.

5. Установить сотрудникам приложение «МойСклад Производство»

   Использовать его можно как с доступом, так и без доступа в МойСклад.

   Приложение покажет, что нужно сделать, а сотрудник будет отмечать выполнение этапов и видеть начисленную ему сдельную оплату. Руководитель — мониторить производство в реальном времени: кто и что сделал, сколько заработал. А еще это удобная коммуникация между цехами — все данные в одном месте.

Зачем считать незавершенное производство

Иногда предприятия собирают заготовки для будущих изделий впрок, чтобы ускорить работу, когда получат новый заказ. Это правильно с точки зрения организации производства, но есть и другая сторона — риск затоваривания.

Если вы планируете этапы производства и контролируете их выполнение, необходимо заранее рассчитать, при каких условиях появится незавершенное производство, чтобы не допустить такой ситуации.

Если вы понимаете, что незавершенное производство у вас есть и вы хотите его найти и снизить — читайте инструкцию ниже.

Как оценить объем незавершенного производства в МоемСкладе

Зайдите во вкладку Производство, нажмите Производственные задания и выберите нужное вам. В нем отобразится все, что одновременно находится в работе и не доходит до очередного этапа.

Зная об этой проблеме, менеджер предприятия может разобраться в причинах, чтобы устранить ее. Это сократит расходы на производство и повысит рентабельность.

Незавершенное производство при УСН

У малого и среднего бизнеса на упрощенной системе налогообложения (УСН) могут быть сложности с тем, как считать незавершенное производство. В налоговом учете это понятие используют только по отношению к прямым расходам предприятия: стоимость материалов и инструментов, амортизация оборудования и зарплата сотрудникам. При этом в УСН нет деления на прямые и косвенные расходы.

Самый простой способ устранить эти сложности — провести инвентаризацию и сверить результат с документами, которые подтверждают выпуск готовых изделий. Затем определить причину прочих прямых затрат и взять для этого установленный процент от стоимости сырья и материалов. Получится:

Чтобы считать незавершенное производство по стоимости материалов, нужны данные об остатках. Уже от них можно перейти к стоимости незаконченной продукции.

Что делать с браком

Даже самое тщательное планирование не всегда помогает избежать брака. Например, кулинарная продукция может сгореть из-за поломки оборудования, а выкройки ткани окажутся неподходящими из-за ошибки швеи. Отклонения, которые возникли на каком-либо этапе производства, нужно учитывать, так как они влияют на себестоимость.

Производственные задания помогают понять причину, почему предприятие тратит больше ресурсов на выполнение заказов, чем изначально планировалось. В документе можно посмотреть, на каком этапе случился брак и какой сотрудник за него отвечал.

Чтобы исправить ситуацию после появления брака, предприятие часто повышает цену готовой продукции. Иногда это приводит к тому, что произведенные им товары перестают покупать. Есть несколько вариантов решения этой проблемы:

• пересмотреть то, что именно стоит производить,
• усилить контроль качества,
• организовать систему мотивации персонала (например, премии за низкий процент брака).

Формула для расчета рентабельности производства

Оценивать, сколько предприятие заработает после завершения производства, нужно еще на этапе планирования. Чтобы получить предполагаемую прибыль, необходимо соотнести цену продажи с прогнозируемой стоимостью материалов.

В результате выполнения всех этапов производства появляется готовая продукция. Расчет стоимости изделия на производстве складывается из суммы расходов, которые прямо или косвенно связаны с процессом изготовления.

Предприятие продает товары и фиксирует выручку, из которой затем вычитает себестоимость. Так получается рассчитать рентабельность. По ней можно сделать выводы об эффективности проделанной работы.

Можно поступить проще — настроить специальный отчет в МоемСкладе. Он одновременно показывает прибыль от реализации товаров за заданный период времени и рентабельность отдельной продукции.

Рассчитывать и отслеживать себестоимость на производстве особенно важно в кулинарии. Предприятия этой сферы, как правило, низкомаржинальные, и рентабельность у них невысокая. Еще на этапе планирования, нужно понять, сколько требуется продуктов и когда их привезут. Это связано с их ограниченным сроком годности. Если товар испортится до продажи, его придется списать, а это уже убытки.

Принципы Agile и теория ограничений на современном производстве

Agile — комплекс методов, помогающих ускорить процесс создания продукта, снизить риски, наладить взаимодействие между сотрудниками. Система адаптивная, она позволяет сфокусировать на наиболее важных деталях, сократить количество документации.

Agile в производстве применим только на уровне разработки новых изделий, для процессов производства используется редко.

Более популярна теория ограничений систем Голдратта про узкие звенья и как с ними работать. Согласно теории, бизнесу нужно найти и исправить «узкие места» — проблемные вещи, которые мешают работе компании. Пока эти «места» существуют, например ошибки на производстве или низкая компетенция менеджеров по продажам, усиление остальных отделов ничего не даст.

В двух словах не изложить сути теории, понадобится много показывать и объяснять. Лучше прочитать книгу — Элияху Голдратт, «Цель. Процесс непрерывного совершенствования». В ней через рассказ героя показывается и объясняется применение теории ограничения систем на производстве.