Платежный календарь в Excel

Чтобы не допустить кассового разрыва, надо каждый день отслеживать движение денежных средств. Поможет в этом платежный календарь. Самый самый простой и понятный способ его вести — таблица в Excel.

Что такое платежный календарь и зачем он нужен

Платежный календарь — это удобный инструмент для учета движения денежных потоков. Он помогает контролировать и планировать расходы, отслеживать сроки оплаты кредитов, счетов и так далее.

У платежного календаря две основные задачи:

1. Контроль дебиторки и кредиторки.

Когда вы продаете товар или оказываете услугу, деньги не всегда приходят сразу. Кто-то платит через неделю, кто-то через месяц. Чтобы не понести убытки, нужно следить за оборачиваемостью дебиторской задолженности. Платежный календарь показывает, кто вам должен, сколько и когда заплатит. Также он подскажет, когда и сколько вы должны заплатить своим поставщикам.

Это полезно не только для контроля, но и для переговоров. Например, вы видите, что у вас в ближайшие дни пиковая нагрузка по оплатам. Тогда можно заранее обсудить с поставщиками перенос сроков или договориться о частичной оплате. Или наоборот — можно предложить клиентам скидку за быструю оплату или дать рассрочку.

2. Предупреждение кассовых разрывов.

Иногда ситуация складывается так, что денег на счету недостаточно, а платить нужно. Платежный календарь заранее покажет, когда возможен кассовый разрыв. Вы можете быстро среагировать: перенести оплату, перераспределить средства между проектами или привлечь дополнительные деньги.

Допустим, у одного проекта временно появились лишние средства, а у другого не хватает. Календарь помогает увидеть это и быстро закрыть «дыру», направив деньги туда, где они нужнее.

Из чего состоит платежный календарь

Платежный календарь в Excel — это таблица, где по дням расписаны несколько финансовых показателей:

• количество денег на расчетных счетах и в кассе на начало дня,
• поступления и траты за день,
• остаток денег на конец дня.

Документ лучше составлять на небольшой промежуток времени — неделю или месяц, чтобы сразу видеть остатки денег на начало и конец каждого дня. А плановые списания и поступления привязать к конкретным датам.

Правила и требования при подготовке платежного календаря

Простой платежный календарь можно составить в Excel-таблице. Но нужно соблюдать ряд несложный правил:

• Регулярный сбор данных. Нужно постоянно собирать информацию о всех ожидаемых поступлениях и платежах. Их можно найти в договорах, счетах-фактурах, графиках платежей и других документах.
• Приоритизация платежей. Надо понять, какие из платежей надо обязательно перечислить в определенный срок (например, налоги, зарплаты, аренда), а какие можно сдвинуть или отложить (например, отдельные закупки, расходы на рекламу).
• Анализ денежных потоков. Своевременный анализ таблицы поможет понять, где возможен кассовый разрыв и заранее спланировать платежи.
• Регулярное обновление. Для надежного финансового планирования платежный календарь нужно постоянно обновлять и корректировать.

Как составить платежный календарь в Excel: пошаговая инструкция

Рассмотрим по шагам, как сделать платежный календарь. Разберем наш готовый шаблон. Мы разместили его в Google документах — принцип тот же самый, что в Excel.

Шаг 1: Сделайте копию документа

Откройте таблицу и скопируйте на ваш диск. Так вы сможете сразу менять ее вносить свои данные.

Шаг 2: Определите период, на который составляете календарь

Обычно это неделя, месяц или квартал. В шаблоне платежного календаря указан месяц, вы можете изменить на нужный вам период. Даты можно менять, дни недели подставляются автоматически.

Шаг 3: Заполните платежный календарь

Для начала укажите:

• остатки денежных средств на начало периода. Они равны конечному сальдо предыдущего периода,
• остатки денежных средств на конец периода. Это сальдо на начало периода плюс сумма движения денежных средств за период.

Статьи движения денежных средств лучше раскрывать по видам деятельности: основной, инвестиционной и финансовой. Иначе сложно будет анализировать информацию и увидеть проблемы.

Затем на каждый день заполните три суммы:

• план — сколько вы ожидаете потратить или получить в этот день,
• факт — сколько реально поступило или ушло,
• откл. — показывает отклонение, оно рассчитывается автоматически. Положительное значение — перевыполнение доходов или экономия по расходам. Отрицательное — недопоступление доходов или перерасход.

Шаг 4: Разделите доходы и расходы по цветам

Для наглядности используйте цветовое кодирование: например, зеленым — поступления, красным — расходы. Это упростит анализ. Также можно выделить другим цветом выходные дни — так календарь станет нагляднее.

Шаг 5: Не удаляйте предыдущие месяцы

Сверните их, используя группировку в Excel. Если начали формировать платежный календарь в середине года, заполните его с начала года или хотя бы с начала текущего квартала. Так видно повторяющиеся платежи — проще их планировать.

Шаг 6: Регулярно заполняйте и анализируйте платежный календарь

Календарь недостаточно просто составить, нужно работать с ним хотя бы раз в неделю. Это позволит узнать остаток средств на расчетных счетах и ставить задачи на следующую неделю. Например, если вы видите, что денег не хватает, можно договориться с покупателями о предоплате, а с поставщиками — о задержке перечислений на несколько дней.

Реестр платежей

По желанию можно облегчить себе жизнь и создать реестр платежей, данные из которого будут поступать в платежный календарь автоматически.

Создайте новый лист в шаблоне платежного календаря в Excel, назовите его «Реестр платежей». Там впишите списком каждую денежную операцию с указанием контрагента, даты и суммы.

Затем с помощью функции «Сводная таблица» сформируйте сам платежный календарь. После этого нужно настроить, какая информация будет отображаться в столбцах, а какая — в строках. Выбираем «Столбцы» для даты, «Строки» для вида операции, контрагента, названия операции и «Значения» для суммы.

Доработка календаря под свои задачи

Мы подготовили базовый пример платежного календаря. Он подойдет небольшой компании, у которой не так много операций.

При необходимости таблицу можно изменить. Например, добавить недостающие или убрать лишние статьи поступлений и платежей. Или же иначе структурировать их, например, подробнее расписать налоговые платежи (НДС, налог на прибыль или доход, НДФЛ, взносы по единому тарифу и дургое).

Или если у компании много материальных затрат, будет полезно сделать их разбивку по видам: сырье и материалы, инструменты и комплектующие, коммунальные расходы (вода, энергия, газ) и связь, затраты на содержание и эксплуатацию имущества и так далее. Это позволит лучше контролировать затраты.

Автоматизация работы с платежным календарем

Если вы только начинаете развивать бизнес, можно ограничиться шаблоном платежного календаря в Excel. Как только вы начинаете расти, понадобится специальная программа. Например, МойСклад. Это товароучетная система, где в том числе есть данные о ваших финансах.

Программа подходит для того, чтобы анализировать данные по счетам: следить за остатками и оборотами. Можно выгружать сведения в 1С: Бухгалтерию для подготовки отчетности, работать с ЭДО и использовать интеграции с банками, чтобы загружать выписки и отправлять платежные поручения.

МойСклад избавит от рутинных операций и ошибок в учете, а значит, сэкономит ваш бюджет. Подходит для производства, торговли в рознице и онлайн, а также для опта и общепита.

• Реальная прибыль по каждому товару. Также — данные по оборотам и выручке в разрезе товаров и сотрудников.
• Выставление счетов, формирование УПД в два клика.
• Создание прайс-листов без экспорта в Excel.
• Встроенная CRM — планирование, контроль и общение для любого количества сотрудников.
• Заказы поставщикам на основании статистики продаж.
• Массовое обновление цен и товаров.
• Поддержка маркировки.

Вопросы и ответы

Разберем частые вопросы о составлении и ведении платежного календаря.