Бизнесу важно отслеживать поступления и расходы денег, а также понимать, откуда они приходят и на что их тратят. Контролировать все поступления и платежи помогает отчет о движении денежных средств. Как заполнить и анализировать документ, а также шаблон отчета ДДС — в этой статье.
Эксперт статьи
Тимур Амерханов
Ведущий эксперт по финансовому учету в сервисе МойСклад
Что такое отчет ДДС и зачем он нужен
Отчет о движении денежных средств (ДДС) — это финансовый документ, который показывает, сколько денег пришло, ушло и сколько в итоге осталось на счетах бизнеса за месяц, квартал и год. Это один из главных документов финансовой отчетности бизнеса.
Пример. У компании «Светлый путь» за месяц был следующий отчет о движении денежных средств.
Поступления за месяц:
200 000 рублей — оплата за услуги;
10 000 рублей — проценты на депозитном счете.
Всего за месяц поступлений — 210 000 рублей.
Расходы за месяц:
30 000 рублей — аренда офиса;
100 000 рублей — зарплата сотрудников;
50 000 рублей — закупка материалов;
10 000 рублей — коммунальные услуги.
Всего расходов за месяц — 190 000 рублей.
Остаток средств: чтобы определить остаток денежных средств, от поступлений вычтем расходы. Начальный остаток средств на начало месяца был 50 000 рублей.
Расчет: 50 000 + 210 000 − 190 000 = 70 000 рублей.
На конец месяца на счетах компании «Светлый путь» остается 70 000 рублей. Это и есть итоговая информация по отчету о движении денежных средств.
В отчете ДДС бизнес видит «настоящие» деньги, которые он может использовать сейчас. Отчет о движении денежных средств нужен, чтобы:
- планировать бюджет и не попадать в кассовый разрыв. Он показывает, в какие периоды компании может не хватить денег на обязательные платежи, даже если бизнес работает с прибылью. Подробнее в статье Что такое кассовый разрыв и как его избежать: простыми словами на примерах
- оценивать финансовую устойчивость бизнеса. Например, насколько бизнес зависим от кредиторов и достаточно ли денег, чтобы выполнять свои обязательства перед поставщиками и инвесторами.
- принимать управленческие решения. Например, о финансировании, инвестициях и операционной деятельности.
Бланк по форме ОКУД 0710005
Есть два формата отчета о ДДС. Для внутренних целей компании и в составе официальной бухгалтерской отчетности.
Составлять отчет о движении денежных средств должны все организации, кроме тех, которые ведут бухучет по упрощенной форме. Остальные могут вести отчет по желанию.
Отчет о движении денежных средств компании сдают в электронном виде и в общий срок, который установлен для бухгалтерской отчетности — не позднее 31 марта года, следующего за отчетным, так как этот документ входит в состав бухотчетности.
Далее рассмотрим пример заполнения шаблона отчета ДДС для внутренних целей компании.
Чем ОДДС помогает бизнесу
ОДДС — база финансового учета, на его основе собираются другие отчеты, например, ОПиУ.
В ДДС все денежные потоки сгруппированы по экономическому смыслу. Так, выделяют три группы финансовых потоков:
- От операционной деятельности. Показывает движение денег, связанное с основной деятельностью компании, включая поступления от реализации товаров и выплаты поставщикам. Это самый важный раздел, так как показывает результат работы бизнеса.
- От инвестиционной деятельности. Отражает денежные потоки, связанные с покупкой и продажей долгосрочных активов, таких как акции и доли компании, выдача кредитов и дивидендные выплаты.
- От финансовой деятельности. Отражает информацию о привлеченных и погашенных долгах. Например, выплата дивидендов или процентов по вкладам.
Отчет о движении денежных средств помогает бизнесу:
- Понять, сколько денег всего есть в компании на определенную дату.
- Сравнить направления бизнеса и узнать, по какому направлению тратится больше всего.
- Управлять расходами — хватает ли денег на зарплату, аренду, кредиты и займы.
Ответить на все эти вопросы позволяет отчет о движении денежных средств — ДДС. Выглядит он вот так:
Бесплатный шаблон отчета есть в сервисе МойСклад.
Пример составления отчета ДДС в таблице Excel: пошаговая инструкция
Рассмотрим по шагам, как пользоваться отчетом о движении денежных средств в формате Excel.
Сделайте копию шаблона и работайте с ней на вашем Google Диске. Запрашивать доступ не нужно.
Шаг 1: Сделайте копию документа
Откройте таблицу и скопируйте на ваш диск. Так вы сможете сразу менять вносить свои данные.
Шаблон включает следующие вкладки:
- Титульный лист
- Сводная — здесь находится общая таблица с фактическими данными по периодам.
- Проводки — все денежные поступления и платежи за период.
- Настройки — здесь расписаны виды деятельности, статьи расходов и поступлений, а также первоначальный остаток и где находятся деньги: в кассе, на расчетном счету или наличные.
Шаг 2: сгруппируйте статьи поступлений и трат
Во вкладке Настройки занесите все статьи расходов и поступлений. Например, рекламный бюджет в ВК, Телеграм, бюджет на контекстную рекламу можно объединить в статью «Реклама и Маркетинг». 20−30 статей легче анализировать, чем большой поток операций.
По умолчанию в шаблоне присутствуют базовые статьи доходов и расходов. Вы можете детализировать их, исходя из ваших задач. Если у вас нет каких-то статей, например сдача имущества в аренду, удалите или замените строку.
Далее статьи объединяют по видам деятельности:
- Операционные. Основная деятельность компании, например, операции по выручке, продажам, платежи по аренде офиса, выплате зарплаты.
- Инвестиционные. Поступления и списания, влияющие на будущее компании. Например, покупка нового оборудования, проценты, полученные от инвестиций и прочие вложения.
- Финансовые. Денежные потоки, относящиеся к финансированию компании: получение кредита, ввод средств, дивиденды и так далее.
Это нужно, чтобы видеть: за счет чего вам приходят деньги и на что вы их тратите. Например, если операционная деятельность постоянно в минусе, а финансовая в плюсе — это значит, что бизнес увяз в кредитах.
Шаг 3: посчитайте деньги на всех счетах
В отчет ДДС занесите данные, сколько денег лежит на каждом из ваших кошельков: расчетный счет, касса или наличные. Теперь вы всегда будете знать, сколько у вас денег и где они находятся.
Шаг 4: регулярно вносите цифры
Предыдущие шаги были подготовительной работой перед тем, чтобы начать вести ДДС. Остается лишь регулярно вносить новые цифры. Чаще всего ОДДС составляют по факту совершения операций: оплата прошла — записали в отчет. Данные вносите в раздел Проводки, обязательно с указанием даты:
Шаг 5: анализ отчета ДДС
Анализируют отчет обычно раз в месяц. После заполнения данных на вкладке Проводки итоговые результаты по фактическим показателям за все периоды автоматически появятся на вкладке Сводная.
Вот главные показатели для анализа:
- Сколько денег приходит и сколько уходит. Здесь главное, чтобы поступлений было больше, чем оплат. Если правило соблюдается, значит, денежный поток положительный, компания в плюсе. Важно оценивать этот показатель в динамике: если поступлений все меньше или траты постоянно растут — это повод детально проанализировать работу компании.
- Остатки на всех счетах — это оставшаяся сумма на конец месяца. Ее должно хватать на оплату аренды, зарплаты, налогов, закупки товаров.
- Поступления и выплаты по направлениям и статьям. Анализ по направлениям помогает определить, что именно генерирует бизнесу деньги. А анализ статей — сколько и на что бизнес потратил деньги.
Если остатки на счетах от месяца к месяцу растут, значит, все в порядке. Если остатки уменьшаются, на это нужно обратить внимание.
В нашем примере в марте уменьшилось количество денежных средств от текущей деятельности. Благодаря детализации расходов можно легко найти причину, почему так случилось. Например, выросла стоимость закупки товаров и упало количество продаж.
Главная ценность отчета о движении денежных средств в том, что он помогает найти слабое звено и понять, куда утекают деньги. Если анализировать показатели в динамике, вы поймете, что в итоге получается — прибыль или убыток.
ДДС, ОПиУ, баланс и платежный календарь: в чем разница
Для управления финансами одного отчета о движении денежных средств недостаточно. Обычно его используют вместе с ОПиУ, балансом и платежным календарем. Каждый из этих инструментов отвечает на свои вопросы.
| Инструмент | Что показывает |
Отчет ДДС |
Сколько денег поступило, сколько потратили и сколько осталось на счетах и в кассе |
Зарабатываете ли вы прибыль, какие доходы и расходы получили за период |
|
Какими активами вы владеете и за счет каких источников, сколько должны контрагентам и сколько должны вам |
|
Какие поступления и платежи запланированы в ближайшие дни, недели или месяцы. Это помогает избежать кассовых разрывов |
Эти инструменты дополняют друг друга. Например, ОПиУ может показывать прибыль, но из отчета ОДДС станет понятно, что свободных денег на счетах недостаточно для оплаты текущих расходов. А платежный календарь поможет заранее увидеть такой риск и скорректировать график платежей.
Ответы на вопросы
Что важно знать при составлении отчета
Зависит от задач бизнеса. Для оперативного управления денежными потоками отчет чаще всего формируют еженедельно или ежемесячно. Для анализа финансовых результатов также используют квартальные и годовые отчеты. Главное — составлять отчет регулярно и сравнивать показатели за разные периоды.
Да, многие компании так делают. Это подходит для небольшого бизнеса с небольшим количеством операций. Однако по мере роста ручной учет становится сложнее: увеличивается риск ошибок, приходится тратить больше времени на обновление данных. В таких случаях удобнее использовать специализированные системы учета, которые формируют отчет автоматически.
В отчет ДДС включают только операции, связанные с фактическим поступлением или выбытием денежных средств. Не отражают операции без движения денег, например начисление амортизации, создание резервов, переоценку активов, взаимозачеты без оплаты и другие неденежные операции.
В управленческом учете отчет ДДС обычно составляют прямым методом. Он основан на фактических поступлениях и выплатах денежных средств, поэтому показывает, откуда поступили деньги и на что их потратили.
Косвенный метод чаще применяют при подготовке бухгалтерской финансовой отчетности. Он строится на данных о прибыли компании с учетом корректировок на неденежные операции и изменения в оборотном капитале.
Для управления денежными потоками, планирования платежей и контроля ликвидности компании наиболее удобен прямой метод.
Прибыль и денежные средства — разные показатели. Например, компания может признать доход после отгрузки товара, но получить оплату только через несколько недель. В результате ОПиУ покажет прибыль, а в отчете о движении денежных средств будет видно, что денег для текущих расходов пока недостаточно.
Обычно отчет ДДС ведут бухгалтер, финансовый менеджер или финансовый директор. В небольших компаниях его нередко составляет сам руководитель или предприниматель.
Отчет о ДДС в МоемСкладе
Если вы только начинаете развивать бизнес, можно ограничиться работой в Excel. Как только вы начинаете расти, понадобится специальная программа. Например, сформировать отчет о ДДС можно в МоемСкладе. Это товароучетная система, где в том числе есть данные о ваших финансах.
Программа подходит для того, чтобы анализировать данные по счетам: следить за остатками и оборотами. Можно выгружать сведения в 1С: Бухгалтерию для подготовки отчетности, работать с ЭДО и использовать интеграции с банками, чтобы загружать выписки и отправлять платежные поручения. Подробнее, как работать с отчетом о ДДС в МоемСкладе — в инструкции.
Отчет о движении денежных средств можно сформировать в трех вариантах:
- по дням,
- по статьям расходов,
- по счетам.
Отчет можно распечатать в удобном формате или отправить на email.
Движение денежных средств по дням
Отчет разбит по дням, когда были Платежи. Для каждого дня указаны: Приход, Расход и Баланс, с разделением по источникам поступления средств и в сумме. В строках Начальный остаток и Конечный остаток показан баланс на начало и конец выбранного периода.
Также есть детализация денежных операций по дню. Выглядит это так:
Движение денежных средств по статьям расходов
В отчете указываются: статьи расходов, на которые были направлены Платежи, суммы Прихода и Расхода, с разделением по источникам поступления средств. В строках Начальный остаток и Конечный остаток показан баланс на начало и конец выбранного периода.
Движение денежных средств по счетам
В отчете указываются: Начальный и Конечный остаток — баланс на начало и конец выбранного периода, суммы Прихода и Расхода по каждому счету, по всем расчетным счетам, по Кассе, и итог по всем источникам.
Сервис МойСклад избавит от рутинных операций и ошибок в учете, а значит, сэкономит ваш бюджет. Подходит для производства, торговли в обычной рознице и онлайн, а также для опта и общепита.
- Более 100 форм документов с возможностью адаптации под себя.
- Выставление счетов, формирование УПД в два клика.
- Создание прайс-листов без экспорта в Excel.
- Встроенная CRM — планирование, контроль и общение для любого количества сотрудников.
- Заказы поставщикам на основании статистики продаж.
- Массовое обновление цен и товаров.
- Поддержка маркировки.
- Реальная прибыль по каждому товару. Также — данные по оборотам и выручке в разрезе товаров и сотрудников.