Финансовый учет в компании: как внедрить и вести

Предпринимателям важно анализировать текущие доходы и расходы, контролировать денежные потоки. Так собственник всегда будет в курсе о положении дел в компании и сможет вовремя реагировать на изменения. В этом и есть суть финансового учета. В статье — как внедрить и автоматизировать финучет.

Вести финансовый учет удобно в сервисе МойСклад. Программа избавит от рутинных операций и ошибок: можно анализировать данные по счетам, выгружать сведения в 1С: Бухгалтерию для подготовки отчетности, работать с ЭДО и использовать интеграции с банками. Попробуйте, это бесплатно.

Эксперт статьи

Тимур Амерханов

Ведущий эксперт по финансовому учету в сервисе МойСклад

Что такое финансовый учет

Финансовый учет — это система планирования, контроля и анализа данных компании, которая позволяет отслеживать все ее финансовые операции. Примером финансового учета может служить учет поступлений и расходов в компании.

Для чего нужен финансовый учет

Если вы хотите принимать решения на основе цифр, а не интуиции, то придется вести финансовый учет. Это поможет бизнесу:

Управлять расходами. У бизнеса есть четкое понимание, на что тратятся деньги и хватит ли их на зарплату, аренду, кредиты и займы.

Не попадать в кассовый разрыв. Это когда у компании нет денег для покрытия своих текущих обязательств. Например, в начале месяца предприниматель закупил материалы для изготовления заказа, также нужны деньги на зарплату и кредит. А финансов на счете на все платежи не хватает. Это и есть кассовый разрыв.

Понимать, куда расширяться. Финансовый учет дает понимание, что бизнес стабильный, а значит деньги можно направить, например на расширение ассортимента.

Не прогореть. Убыточный бизнес или нет, можно узнать благодаря финансовому учету. Если бизнес работает в ноль или расходов больше, чем доходов, то это прямой путь к банкротству.

В итоге вы получаете:

Контроль за денежными поступлениями и расходами — видите все потоки, начиная от денег в кассе от ежедневных продаж, заканчивая выплатой дебиторской задолженности от старых клиентов.

Анализ финансов — четко знаете, где заканчиваются деньги бизнеса и начинаются ваши личные.

Планирование — можете сделать точный прогноз, сколько заработаете в течение года, или когда ваш бизнес окупится.

Основные отчеты в финансовом учете компании

Финансовый учет для малого бизнеса состоит из трех отчетов:

• ДДС — отчет о движении денежных средств;
• ОПиУ — отчет о прибылях и убытках;
• управленческий баланс.

Отчеты помогут понять, в каком состоянии находится компания, сколько у нее денег и насколько они эффективно работают  в бизнесе. А инструменты планирования помогут спрогнозировать результат и пути его достижения — во-первых, это платежный календарь.

Рассмотрим каждый отчет подробнее.

Отчет о движении денежных средств

Отчет о движении денежных средств (ДДС) — показывает, сколько денег пришло / ушло и сколько в итоге осталось на счетах бизнеса за месяц, квартал и год. Это один из главных документов финансовой отчетности бизнеса.

В отчете ДДС бизнес видит «настоящие» деньги, которые он может использовать сейчас. Отчет о движении денежных средств нужен, чтобы:

• планировать бюджет и не попадать в кассовый разрыв. Подробнее в статье Что такое кассовый разрыв и как его избежать: простыми словами на примерах
• оценивать финансовую устойчивость бизнеса. Например, насколько бизнес зависим от кредиторов и достаточно ли денег, чтобы выполнять свои обязательства перед поставщиками и инвесторами.
• принимать управленческие решения. Например, о финансировании, инвестициях и операционной деятельности.

Подробнее об отчете ДДС, как заполнить и анализировать, а также шаблон документа — в этой статье.

Отчет о прибыли и убытках

Это инструмент, который показывает, способна ли компания зарабатывать чистую прибыль. В нем учитываются все доходы и расходы бизнеса.

Отчет о прибыли и убытках позволяет:

• Узнать, сколько компания зарабатывает на самом деле;
• Контролировать расходы, понимать, какие из них преобладают и почему, а также что с этим делать.
• Рассчитать чистую прибыль ― этими деньгами собственник может распоряжаться по своему усмотрению: выплата дивидендов или развитие бизнеса.
• Оценивать рентабельность по направлениям и для компании в целом.

Подробнее об отчете, а также пример составления ОПиУ в таблице Excel — в нашем материале.

Управленческий баланс

Отражает все, чем владеет компания на конкретный месяц и на какие средства это было куплено ― собственные или заемные. Баланс состоит из активов и пассивов. Активы ― оборудование и сырье, а также деньги и долги клиентов.

Пассивы ― обязательства бизнеса перед третьими лицами и уставный капитал.

Баланс отвечает на самые важные вопросы:

• Где деньги?
• За чей счет живет компания?
• Насколько компания богата?

Платежный календарь

Показывает движение денег по дням: возможные поступления и расходы на аренду, зарплату, закупку товаров и прочее.

Обычно платежный календарь составляется на месяц — по каждому дню. Это связано с тем, что любой платеж нужно совершить до конкретной даты. Например, платежи по кредиту или выплаты зарплаты сотрудникам.

Вести платежный календарь можно в Excel-таблице или специальном сервисе.

Кому нужно вести финансовый учет

Большинство предпринимателей не ведут финансовый учет, а заносят в таблицу приходы и расходы. У бизнеса нет четкой картины, что происходит с финансами, а это чревато банкротством.

Финансы — это не просто цифры в таблички, а информация, которая помогает принимать решения, ставить цели и их достигать. Бизнес становится понятным и управляемым. Поэтому вести финансовый учет нужно всем: начинающим и опытным предпринимателям, малому и крупному бизнесу.

Чем финансовый учет отличается от управленческого и бухгалтерского

Финансовый учет — это составная часть бухгалтерского учета. Но при этом он не опирается на обязательные требования. Данные учета больше ориентированы на оценку финансового состояния компании. Это важно для руководства и инвесторов, которым необходимо знать реальное положение дел в организации.

Управленческий учет — это внутренняя бухгалтерия предприятия, необходимая для принятия управленческих решений. Позволяет:

• планировать бюджет и работу компании;
• контролировать и оптимизировать затраты;
• анализировать соотношение фактических и плановых показателей.

Бухгалтерский учет — максимально регламентирован государством. На практике бухучет в первую очередь ориентирован на отчетность в налоговую. Он не всегда дает полную информацию о результатах работы и о ресурсах, которые есть в распоряжении организации.

Методы учета доходов и расходов

В учете финансов есть два подхода — метод начисления и кассовый метод.

Кассовый метод — это признание расходов и доходов по факту. Датой фиксации прибыли или трат считается дата поступления или списания со счета. Главное преимущество кассового метода — сокращение кассовых разрывов. Метод подходит небольшим компаниям, которые работают по факту — без отложенных платежей.

Метод начисления — это признание расходов и доходов по факту завершения сделки. При этом дата поступления или списания денег значения не имеет. Подходит для любого бизнеса, где есть отсрочки и предоплаты.

Метод начисления точнее показывает результаты в бизнесе и помогает избежать неточностей при расчете финансовых итогов и налогооблагаемой базы. Например, при кассовом методе принятый аванс надо признать как доход и рассчитать с него налог, даже если в будущем его, возможно, придется вернуть.

Основные различия и сходства финансового, управленческого и бухгалтерского учета — в таблице:

Как внедрить финансовый учет в компании

Рассмотрим шаги и правила, которые помогут внедрить финансовый учет.

Шаг 1: назначьте ответственного

Выберите сотрудника, который будет заполнять финансовые отчеты и следить за их актуальностью. Если компания небольшая, то вести финучет может владелец. Либо делегируете эту задачу бухгалтеру.

Шаг 2: ведите учет доходов и расходов

Записывайте все доходы и расходы. Траты распределите по категориям, например аренда офиса, зарплата, реклама, коммунальные платежи. Так вы увидите, на что тратите больше всего денег и где можно сократить расходы.

Шаг 3: ведите учет кредиторки и дебиторки

Отдельно учитывайте предоплату. Эти средства лучше отмечать как обязательства. Если клиент решит отказаться и попросит деньги обратно, вы сделаете возврат без риска для операционной деятельности бизнеса.

Шаг 4: планируйте платежи

Укажите сроки, когда надо оплачивать аренду, зарплату сотрудникам и другие обязательные платежи. Так вы заранее распределить финансовую нагрузку. Платежный календарь — в помощь.

Шаг 5: анализируйте данные

Раз в неделю анализируйте финансовую отчетность. Это покажет сильные и слабые стороны бизнеса.

Средства для ведения финучета

Финансовый учет можно вести в таблице или в специальной программе. Если вы только начинаете развивать бизнес, можно ограничиться работой в Excel. Как только вы начинаете расти, понадобится специальная программа. Рассмотрим подробнее средства для ведения финансового учета.

Excel, Гугл Таблицы и готовые шаблоны

Этот способ подходит для начинающих предпринимателей. На старте бизнеса денег на специальную программу может не хватить, а вести финансовый учет надо.

Вот бесплатные шаблоны основных отчетов — ДДС и ОПиУ.

Специальные сервисы

Современные онлайн-сервисы для финучета упрощают задачу. Они объединяют данные из разных источников, предоставляя целостную картину финансового состояния компании. Так вы получаете возможность оперативно реагировать на изменения.

Среди популярных сервисов можно выделить: Аспро.Финансы, Планфакт, Финтабло, Финолог, МойСклад. Они подходят для ведения финансового учета в среднем и малом бизнесе.

Внутри:

• автоматические отчеты: ДДС, ОПиУ, баланс;
• наглядные дашборды;
• интеграция с банками и платежными системами;
• обучающие видео и техподдержка;
• бесплатный тестовый период.

Еще больше программ — в нашем материале.

Автоматизация финансового учета

Автоматизация экономит время: ни руководителю, ни его помощникам не нужно самостоятельно вносить и сверять данные.

Те, кто только начинают развивать бизнес, могут ограничиться работой в Excel. Как только вы начинаете расти, понадобится специальная программа.

У МоегоСклада есть готовое решение для внедрения и автоматизации финучета: планируйте бюджет, контролируйте прибыль по всем юрлицам и проектам в одной системе. Доходы и расходы всегда под контролем — все отчеты формируются автоматически.

Отчет о движении денежных средств

Показывает все поступления и выплаты в пределах заданного периода.

Отчет доступен в разделе Деньги. В документ попадают все операции, которые отражены в платежах за выбранный период, в том числе приходные и расходные ордера.

Баланс на начало и конец заданного временного промежутка можно посмотреть в строках с начальным и конечным остатками.

Отчет о движении денежных средств формируется по дням. Для каждой из дат доступна подробная информация об операциях. Например, можно посмотреть список платежей с указанием суммы, времени проведения, контрагента, комментария и статуса документа.

Отчет о прибыли и убытках

За формирование доходов в документе отвечают сведения о продажах, включая отгрузки и торговлю в розницу. При этом информация о расходах представлена на основе исходящих платежей и списания товаров.

Здесь вы видите выручку, себестоимость проданных и произведенных товаров; чистую, валовую и операционную прибыль; операционные расходы, а также налоги и сборы. Если компания несет убытки, один или несколько показателей выделяются красным цветом.

Можно использовать статьи расходов, которые уже установлены в отчете. К ним относятся возврат, закупка и перемещение товаров, налоги, аренда, зарплата, реклама. В программе есть возможность сократить или дополнить этот список через настройки. Подробности в инструкции.

Начисление зарплаты сотрудникам

МойСклад учитывает выплату зарплаты, а также взаиморасчеты с сотрудниками.

Все операции отображаются в отчете Прибыли и убытки как расходы по статье Зарплата.

Перемещение денег

Помогает учитывать движение денег между разными счетами одной компании. Инструмент пригодится, если нужно списать деньги из кассы и внести их на счет в банке, перевести деньги в кассу или со счета на счет.

Помимо этого, в МоемСкладе можно корректировать баланс расчетов с контрагентами и оценивать рентабельность продукции.

Вы сможете сократить издержки и влияние человеческого фактора, запустить новые каналы продаж и вовремя избавляться от задолженностей. Подробнее, как управлять финансами в сервисе, — в инструкции.