Любому бизнесу важно эффективно управлять финансами: планировать поступления и траты, прогнозировать прибыль и убытки, оценивать себестоимость и рентабельность.
Популярная схема для этого — бюджет доходов и расходов, сокращенно — БДР. Вы фиксируете все операции, влияющие на прибыль и убыток, и на основе этих данных можете оценить рентабельность проекта. Все это можно сделать с помощью Excel.
Эксперт статьи
Тимур Амерханов
Ведущий эксперт по финансовому учету в сервисе МойСклад
Что такое бюджет доходов и расходов и зачем он нужен
Бюджет доходов и расходов — это фиксирование доходов и расходов бизнеса по категориям и статьям на определенный промежуток времени. В физическом представлении это документ, где прописываются все операции, влияющие на прибыль или убыток.
Задачи, которые помогает решать БДР:
- Планирование затрат и прибыли;
- Сравнение плановых и фактических затрат по месяцам;
- Оценка операционной прибыльности бизнеса;
- Оценка рентабельности бизнеса и его отдельных направлений;
- Подготовка отчетности для инвесторов и банков.
Отличие БДР от БДСС
БДДС — еще одна популярная схема бюджетирования. Расшифровывается как бюджет движения денежных средств. Он имеет схожую структуру с БДР. Оба отчета включают плановые и фактические документы.
Разница — в целях отчетов. БДР нужен для планирования прибыли, а БДДС — для ее распределения. Отсюда — различия в методах и используемых документах:
| Признак | БДР | БДДС |
| Метод учета доходов и расходов | Метод начисления — доходы и расходы по периоду выполнения обязательств | Кассовый метод — доходы и расходы по факту поступления денег на счет |
| Аналитика | Статья доходов и расходов, центра финансового учета: направления, проекты, подразделения и т. д. | Операционная (в том числе уплата налогов), инвестиционная и финансовая деятельность (кредиты, займы) |
| Документы, необходимые для составления отчета |
|
|
Таким образом, БДР учитывает доходы и расходы, относящиеся к отчетному периоду независимо от того, когда они оплачиваются. Важно, чтобы это было подтверждено документом — актом выполненных работ / оказанных услуг. БДДС наоборот отражает операции по факту поступления денег на счет.
Пример: ваша компания-подрядчик выполнила работы в апреле — тогда же был подписан акт, а оплата от вас поступила в мае. В этом случае расходы относятся к апрелю в БДР и к маю в БДДС.
Как составить БДР в Excel и вести бюджетирование: пошаговая инструкция
Суть работы с бюджетом доходов и расходов — в построении плана и сравнении его с фактом. Рассмотрим пошагово, как пользоваться шаблоном БДР в формате Excel.
Сделайте копию шаблона и работайте с ней на вашем Google Диске. Запрашивать доступ не нужно.
Шаг 1: сделайте копию документа
Откройте таблицу и скопируйте ее на ваш диск. Так вы сможете сразу вносить свои данные и работать с ними без ограничений.
Шаблон включает следующие вкладки:
- Титульный лист
- Лист «Данные»
Все доходы и расходы по статьям и месяцам. В отдельных столбцах по каждому месяцу — план и факт.
В шаблоне мы показываем на гипотетических цифрах принцип работы, в примере бизнес ведет два направления.
В шаблоне для удобства мы выделили синим цветом расходы, зеленым — доходы, а оранжевым — промежуточные и итоговые результаты.
В ячейках без заливки вы можете писать свои цифры. В ячейки, выделенные цветом, зашиты формулы, по которым будут рассчитываться показатели выручки, себестоимости, валовой прибыли и другие.
- Лист «Визуал»
Здесь размещены диаграммы, которые показывают динамику основных показателей деятельности — выручки, валовой и чистой прибыли.
- Лист «Вспомогательный»
Таблицы для удобства расчетов при построении диаграмм.
Шаг 2: заполните выручку и себестоимость
Начните заполнение с выручки и себестоимости. Разница этих значений — валовая прибыль, этот показатель рассчитывается автоматически, в том числе по каждому из направлений.
Валовая прибыль = Выручка − Себестоимость продаж
Также вы увидите показатель рентабельности, который рассчитывается по формуле:
Рентабельность (%) = Валовая прибыль / Выручка
Обратите внимание, по каждому месяцу есть столбцы «План» и «Факт». План — это прогнозное значение, которое лучше прописать в начале периода, чтобы сравнить с фактом.
Шаг 3: заполните все доходы и расходы по статьям
Далее после выручки и себестоимости идут статьи расходов: управленческие и коммерческие. Чем подробнее их расписать, тем лучше для анализа.
После их заполнения вы узнаете значение операционной прибыли — это валовая прибыль за вычетом расходов:
Операционная прибыль = Валовая прибыль − Управленческие расходы − Коммерческие расходы
Прочие доходы и расходы — это все, что не связано с основной деятельностью. Например, проценты по кредитам и займам, пересчет курса валют, если это важно для бизнеса.
Шаг 4: проанализируйте итоговые показатели
Прибыль до налогообложения — это все, что остается за вычетом из валовой выручки операционных и прочих затрат.
Для расчета чистой прибыли вычитается также налог на прибыль. Дивиденды выплачиваются из чистой прибыли при ее наличии.
Когда данные БДДС нельзя использовать для БДР
Есть три исключения:
- Сдельная оплата труда
Когда работники получают оклад, выплаты каждый месяц одинаковые вне зависимости от объема производства. Начисления совпадают с выплатами — это значит, можно использовать данные бюджета движения денежных средств.
И наоборот: когда зарплата зависит от результатов, а объем производства меняется от месяца к месяцу, данные БДДС не подойдут.
- Амортизация, или ежемесячное списание стоимости оборудования
Она не начисляется в БДР, только отражается в движении денежных средств.
- Учет запчастей и материалов
Периоды оплаты могут не совпадать с периодами использования материалов. В БДР и БДДС они будут учитываться в разные периоды.
Вопросы и ответы
Ответим на основные вопросы.
БДР обобщает все существующие виды бюджетов: управленческий, производственный, операционный и другие.
Бюджетирование — инструмент бизнеса, необходимый для контроля финансово-материальных потоков.
Задачи, которые он помогает решать — это оценка рентабельности и реального состояния бизнеса на конкретный момент времени, планирование будущих доходов и расходов.
В Excel удобно создавать формы бюджетов доходов и расходов, связать их между собой формулами для быстрого подсчета. В зависимости от задач финансового менеджмента статьи можно объединить в категории или представить более подробно, разбить на длительные или более короткие периоды.
Формально предприятие составляет положение о бюджетировании, в котором прописывает стратегические цели и задачи, финансовую структуру и другие сведения.
Существует также документ под названием «Регламент бюджетирования», в котором обозначены порядок формирования бюджетов, ответственность и сроки предоставления отчетности, правила согласования и внесения изменений.
По представлению расходов БДР схож с отчетом о прибыли и убытках — ОПиУ. Однако есть важная разница: как правило, ОПиУ показывает только итоги деятельности и содержит фактические показатели, а в БДР всегда есть также плановые.
Задача, с которой помогает бюджет движения денежных средств — спрогнозировать денежные потоки в целом по компании. Платежный календарь нужен, чтобы обеспечить выполнение обязательств в ближайшее время и не забыть оплатить счета.
Существуют различные специализированные программы для бюджетирования и ведения управленческого учета. Их преимущество — во встроенной автоматизации и сведении к нулю ошибок из-за человеческого фактора. Однако на начальном этапе можно попробовать шаблон в Excel — возможно, этих функций будет достаточно для ваших задач.
Преимущества:
- Не нужно платить за ПО и разбираться в настройке;
- Легко редактировать справочник статей под потребности бизнеса;
- Структура понятная даже для специалиста без опыта работы в финансах.
- Трудоемкость при настройке и введении данных;
- Вероятность ошибок из-за человеческого фактора;
- Отсутствие разграничения доступа к разной информации в таблице;
- Отсутствие функционала для согласования бюджетов.
Если вы только начинаете развивать бизнес, можно ограничиться шаблоном отчета в Excel. Как только вы начинаете расти, понадобится специальная программа. Например, МойСклад. Это товароучетная система, где в том числе есть данные о ваших финансах.
Программа подходит для того, чтобы анализировать данные по счетам: следить за остатками и оборотами. Можно выгружать сведения в 1С: Бухгалтерию для подготовки отчетности, работать с ЭДО и использовать интеграции с банками, чтобы загружать выписки и отправлять платежные поручения.
МойСклад избавит от рутинных операций и ошибок в учете, а значит, сэкономит ваш бюджет. Подходит для производства, торговли в рознице и онлайн, а также для опта и общепита.
- Реальная прибыль по каждому товару. Также — данные по оборотам и выручке в разрезе товаров и сотрудников.
- Выставление счетов, формирование УПД в два клика.
- Создание прайс-листов без экспорта в Excel.
- Встроенная CRM — планирование, контроль и общение для любого количества сотрудников.
- Заказы поставщикам на основании статистики продаж.
- Массовое обновление цен и товаров.
- Поддержка маркировки.