Управленческий учет в Excel: бесплатная таблица управленческого баланса

На некоторые вопросы собственника нельзя ответить без точных расчетов. Сколько реально стоит компания? Окупятся ли вложения? Бизнес богатеет или, наоборот, теряет ресурсы? Управленческий баланс помогает найти ответы на эти вопросы.

Этот отчет показывает объективное состояние бизнеса: где лежат ваши деньги, сколько должны вы и сколько должны вам. В отличие от бухгалтерского баланса, он составляется не для налоговой, а для владельца и управленцев — чтобы понимать реальное положение дел и принимать решения на основе фактов.

В материале разбираем, с чего начинается управленческий учет, что такое управленческий баланс, как его внедрить и использовать для развития бизнеса.

Эксперт статьи

Тимур Амерханов

Ведущий эксперт по финансовому учету в сервисе МойСклад. Менеджер продукта «Производство». В 2018 — 2020 работал финансовым директором на мебельной фабрике. За два года нарастили ассортимент с 4 до 24 уникальных моделей, увеличили производственные площади со 150 до 1 200 м², повысили продажи с 70 до 450 единиц продукции в месяц.

Что такое управленческий учет и для чего он нужен

Говоря образно, управленческий учет — это приборная панель бизнеса. Как водитель видит скорость и уровень топлива, так предприниматель через управленческий учет видит состояние компании: продажи, расходы, прибыль, запасы. Без этих показателей управлять бизнесом — все равно что вести машину с закрытыми глазами.

Управленческий учет — это система сбора и анализа данных, которая помогает бизнесу принимать решения. Его задача — показать реальную картину происходящего: где компания зарабатывает, где теряет деньги, куда утекает прибыль, какие направления работают эффективнее, как грамотно спланировать запуск нового продукта или расширение бизнеса.

Управленческий учет поможет ответить на такие вопросы:

• Сколько зарабатывает мой бизнес?
• Не много ли я трачу?
• Если я хочу сократить расходы, то с каких начать?
• Имеет ли мой бизнес точки роста?
• Почему появляются кассовые разрывы и как их избежать?
• Все ли клиенты оплатили товары или услуги?
• Что с запасами сырья на складе?

Или еще такие:

• Что и почему приносит прибыль?
• Что и как влияет на прибыль?
• Какой будет прибыль бизнеса в следующем периоде?

Отличия управленческого учета от бухгалтерского

Бухучет нужен, чтобы обеспечить внутренних и внешних пользователей всей необходимой информацией о хозяйственной и финансовой деятельности компании. Одним из внешних пользователей как раз является налоговая.

Бухгалтерский учет регламентирован. Его цель — достоверная и полная информация о работе компании. В отличие от него, управленческий учет создается «для себя» и позволяет более гибко настроить показатели, которые нужны для управления и развития.

В бухгалтерском учете правила установлены на государственном уровне, а в управленческом — правила устанавливает сам собственник. Именно поэтому некоторые корректировки могут быть добавлены к бухгалтерским данным.

Основные виды управленческих отчетов

Есть теория, что мир стоит на трех китах. В управленческом учете эти «киты» — три основных отчета: управленческий баланс, о прибылях и убытках (ОПиУ), о движении денежных средств (ДДС). Вместе они дают целостную картину бизнеса.

Все отчеты делятся на две группы: те, которые отражают факт, результаты прошлой деятельности, и те, которые отражают планы на будущее, или бюджеты. Наши «три кита» относятся к факту.

Можно считать, что управленческий учет есть в компании, если составляют хотя бы один этот отчет — управленческий баланс. Это значит, что все активы и обязательства находятся под контролем, и владелец бизнеса снабжен информацией о размере капитала и прибыли.

Отчет о прибылях и убытках — это отчет номер два. Они с балансом тесно связаны. Достоверность ОПиУ может быть подтверждена только с его помощью.

Управленческий учет в Excel: с чего начать

Раз собрались вести управленческий учет, вам нужно увидеть начальный баланс: сколько у вас денег на счетах, сколько остатков на складах, сколько кому должны денег, сколько должны вам. Это позволит зафиксировать срез на текущий момент. После этого уже можно переходить к отчетам ДДС и ОПиУ.

В отдельной статье подробно разобрали, как вести управленческий учет.

Типичные ошибки при ведении управленческого учета

Ошибки в управленческом учете встречаются чаще, чем кажется. Вот где еще может «порваться, если тонко».

Ошибка 1. Несистемность и нерегулярность ввода данных

Цифры вносят от случая к случаю, отчеты запаздывают. В результате управленческий баланс не отражает реального положения дел.

Пример: розничный магазин заказывает лишние партии товара, потому что учет остатков ведется нерегулярно. На складе образуются «мертвые запасы».

Вывод: актуальность важнее красоты отчета. Даже самый простой, но своевременный учет полезнее, чем красивая, но устаревшая таблица.

Ошибка 2. «Я не хочу ничего считать, у меня все в голове»

Одна из самых частых. Кажется, что цифры и так понятны, можно держать их в уме и не тратить время на аналитику. На деле это приводит к тому, что важные расходы остаются незамеченными.

Пример: финансовый директор загрузил банковскую выписку в систему и с удивлением обнаружил, что компания ежемесячно тратит 90 000 ₽ на обслуживание счета. Оказалось, когда бизнес только начинался, у них был тариф «за каждую проводку». При двух транзакциях в месяц это выгодно. Но спустя годы и сотни операций расходы выросли в разы, а про тариф просто забыли.

✅ Вывод: без анализа затрат легко «привыкнуть» к постоянным расходам и не замечать, как они съедают прибыль. Аналитика позволит вовремя подсветить такие «дыры».

Ошибка 3. Смешивание личных и бизнес-денег

Распространенная ошибка малого бизнеса — оплачивать личные расходы с корпоративного счета.

Пример: предприниматель берет деньги со счета на личные покупки. В отчетах это выглядит как расход компании, из-за чего искажается баланс и ДДС.

✅ Вывод: смешивание потоков убивает управленческую аналитику. Нельзя понять, сколько реально приносит бизнес.

Ошибка 4. Игнорирование кассовых разрывов

Кассовые разрывы — классика для бизнеса, особенно в строительстве и смежных сферах. Многие предприниматели считают, что это неизбежно. Но если методично работать с деньгами, можно заранее увидеть, что через месяц-два не хватит средств на оплату обязательств.

Как это делают вручную: составляют платежные календари в Excel, заводят план поступлений и списаний, а потом видят минус в будущем. Но часто этим пренебрегают. В результате предприниматель видит на расчетном счете деньги и думает: «Они мои». На деле это иллюзия: значительная часть уйдет на налоги, кредиты, зарплаты, аренду и авансы поставщикам.

✅ Вывод: деньги на счете ≠ свободные деньги. Если не учитывать обязательства, легко попасть в кассовый разрыв, даже имея «полный счет».

Ошибка 5. Нет единой базы данных

Когда разные сотрудники ведут учет по-своему, цифры перестают сходиться.

Пример: менеджер по продажам фиксирует оплаты, бухгалтер — расходы, склад — остатки. Потом пытаются свести данные, но результаты расходятся, и управленческий баланс «сыпется».

✅ Вывод: без единой системы (ERP, CRM, интегрированного Excel-шаблона) управленческий учет превращается в «лоскутное одеяло».

Ошибка 6. Учет без анализа

Внезапно. Но правда есть те, кто ведет учет и при этом не анализирует показатели. Если не умеете, научитесь. В данном случае цена ошибки — благополучие компании.

Пример: компания ежемесячно готовит отчеты по ДДС, но не прогнозирует движение денег. В итоге кассовые разрывы продолжают повторяться.

✅ Вывод: ведите управленческий учет нужен не ради галочки, а ради действий.

Управленческий баланс и его задачи

Управленческий баланс — один из главных отчетов управленческого учета. Он показывает, чем владеет бизнес (активы) и за счет чего это приобретено (пассивы). Если упрощенно: активы — это «что есть», пассивы — «кому обязан деньгами».

Отчет — основа для понимания устойчивости компании. В связке с ОПиУ и ДДС баланс дает объемное представление о бизнесе.

Например, в производстве баланс помогает увидеть, сколько денег вложено в сырье и незавершенное производство. Это влияет на планирование закупок и загрузку цеха.

Отличия управленческого баланса от бухгалтерского

Бухгалтерский баланс нужен для отчетности перед государством, кредитующими банками, акционерами, налоговой, аудиторами. Управленческий — для самого владельца бизнеса.

Бухгалтерский баланс фиксирует данные по правилам законодательства. Нужен налоговой.

Управленческий баланс показывает реальное положение дел в компании на данный момент времени. Нужен управляющему бизнеса (собственнику или наемному руководителю) бизнеса для принятия решений.

Пример: в бухгалтерском учете кредит можно показать как долг на весь срок. В управленческом — видно, какой платеж по кредиту предстоит в следующем месяце, и можно заранее планировать кассовые разрывы. Еще с помощью баланса можно отдельно выделить прибыль по каждому каналу продаж или учитывать стоимость незавершенного производства.

Структура и компоненты отчета

В управленческом балансе обязательно есть две части:

• Активы— все, чем компания владеет: деньги на счетах и в кассе, товары на складе, дебиторка (что клиенты должны вам), оборудование, незавершенное производство.
• Пассивы— из каких источников это профинансировано, своих или заемных: кредиты, долги поставщикам, обязательства перед сотрудниками, собственный капитал.

Важные моменты при работе с балансом:

Сопоставимость: активы и пассивы должны быть уравновешены (баланс = баланс).

Актуальность: важно регулярно обновлять остатки по счетам, складам и задолженностям.

Классификация: правильное распределение статей позволяет видеть реальную финансовую картину, а не «сумбур из цифр».

Как вести управленческий баланс в Excel: пошаговая инструкция

Рассмотрим по шагам, как пользоваться отчетом в формате Excel.

Шаг 1: сделайте копию документа

Откройте таблицу и скопируйте ее на свой Google Диск. Запрашивать доступ не нужно. Так вы сможете сразу менять ее на свое усмотрение и вносить данные.

Шаблон включает следующие вкладки.

1. Титульный лист содержит краткую информацию о МоемСкладе и полезные ссылки.

   

2. Баланс — главный рабочий лист: будете вносить все данные, делать расчеты. Содержит:

   • Структуру баланса (Активы, Пассивы) с детализацией статей.
   • Помесячные колонки (E: P) за январь–декабрь текущего года.
   • Формулы для автоматического расчета итогов по разделам, общего баланса и всех финансовых коэффициентов.

   

3. Описание — небольшой справочник. Содержит подробные описания, формулы расчета, нормативы и источники данных для всех финансовых коэффициентов, упомянутых на листе Баланс.

   При анализе результатов обращайтесь к этому листу, чтобы понять, что именно показывает коэффициент, как он считается, является ли его значение нормальным и откуда берутся данные для его расчета.

   

Далее перейдем к тому, как работать с вкладкой Баланс.

Шаг 2. Внесите данные на вкладке «Баланс»

Вносите числа в белые ячейки, значение которых = 0. Цветные ячейки заполнять не нужно, данные туда подтянутся автоматически.

Шаг 3. Определите источники данных и внесите их в таблицу

Чтобы заполнить баланс, не нужно «искать иголку в стоге сена». Все данные лежат в четырех источниках:

• Банк (деньги на счетах).
• Складской учет: товарные остатки и запасы (МойСклад вам в помощь).
• Бухгалтерия (основные средства, кредиты, уставный капитал, прибыль, дивиденды).
• Таблицы дебиторки и кредиторки, или кто кому должен (отчет «Взаиморасчеты» в МоемСкладе).

Коротко пройдемся по тому, что и откуда брать.

Активы

Внеоборотные (то, что работает долго, больше года):

• Нематериальные активы (лицензии, ПО, торговые знаки)
   — Смотрите договоры на покупку лицензий, патентов, ПО.
   — Берите данные из бухгалтерии или учёта расходов на ИС.
   — Ориентируйтесь на сумму, которая реально была потрачена и числится на балансе.
• Основные средства (оборудование, оргтехника, мебель)
   — Проверяйте инвентаризационные ведомости или раздел «Основные средства» в учетной системе.
   — Если учет не велся, составьте список всего, чем реально пользуетесь (оборудование, станки, техника, транспорт) и внесите их стоимость.
   — Для удобства используйте данные из бухгалтерии (остаточная стоимость) или рыночную оценку.

Оборотные (то, что оборачивается в течение года):

• Запасы (товар на складе и точках продаж)
   — Смотрите отчет по остаткам в МоемСкладе.
   — Учитывайте все склады, розничные точки и резервы под заказы.

Важно: берите именно себестоимость, а не продажную цену.

• Другие запасы (сырье, материалы, упаковка)
   — Данные из модуля складского учёта или Excel-таблиц закупок.
   — Обычно это то, что еще не продано и не списано в производство.
• Дебиторская задолженность
   — Смотрите список покупателей, которые получили товар или услугу, но еще не оплатили.
   — В отчетах это обычно «счета к получению» или «оплата ожидается».
   — Делите по срокам: до 30 дней, свыше, просроченные.
• Денежные средства
   — Проверяйте остатки на расчетных счетах через банк.
   — Плюс наличные в кассе (если есть).
   — Внесите точные цифры на дату составления баланса.
• Выданные займы и кредиты
   — Смотрите договоры и бухгалтерские записи.
   — Это когда вы кому-то одолжили деньги (например, партнерам или сотрудникам).

Пассивы

Капитал и резервы (ваши собственные деньги в бизнесе):

• Уставный капитал
   — Сумма, которая указана в учредительных документах.
   — Найти можно в уставе или выписке из ЕГРЮЛ.
• Нераспределенная прибыль
   — Делите на прошлые периоды и текущий.
   — Прошлое — данные бухгалтерии/управленческой отчетности за предыдущие годы.
   — Текущая — итог по отчёту о прибылях и убытках за этот год.
• Выплаченные дивиденды
   — Смотрите протоколы собрания участников/акционеров и платежные документы.

Обязательства (что должны вы):

• Долгосрочные займы и кредиты (срок > 1 года)
   — Данные из кредитных договоров.
   — Остаток долга по графику погашения.
• Краткосрочные займы и кредиты (до 1 года)
   — То же самое, только с короткими сроками.
   — Смотрите задолженность по займам, которые надо погасить в ближайшие 12 месяцев.
• Кредиторская задолженность
   — Это долги поставщикам, подрядчикам, сотрудникам (зарплаты, отпускные, премии).
   — Берите данные из расчетов с поставщиками и подрядчиками, отчетов по зарплате и налогам.

Коэффициенты

Все они считаются автоматически по формулам на основе данных, которые вы уже внесли в баланс (активы, пассивы, запасы, задолженности, прибыль и т. д.). Главное, будьте аккуратны при заполнении.

Шаг 4. Проанализируйте итоговые показатели

Теперь то, ради чего все затевалось. Строка «Проверка баланса» нужна для самого главного — убедиться, что активы и пассивы равны. Здесь все просто:

✅ Получили 0 → все сошлось, данные в целом корректные.

❌ Получили не 0 → значит, где-то ошибка: либо забыли что-то внести, либо дважды учли один и тот же показатель. Нужно разбираться.

В строке с проверкой баланса ячейки, где погрешность баланса будет больше 1 копейки, окрасятся в красный. Так вы быстрее увидите ошибку.

Анализ данных баланса

1. Подготовьте «чистую точку» и проверьте, что баланс сходится

   Сначала зафиксируйте стартовый срез: деньги, запасы, дебиторка; с другой стороны — кредиты, долги, налоги и т. п. Если пассив не равен активу, проблема почти всегда в собственном капитале. На первом шаге допускается считать его балансирующим показателем: «все активы минус все обязательства»; это и будет стартовый собственный капитал.

   Дальше отслеживайте, как он меняется из-за прибыли, дивидендов или допвложений собственника. Не тратьте месяцы на восстановление прошлых лет — поставьте «водораздел», начните вести управленку сейчас, а корректировки прошлых периодов фиксируйте отдельной строкой при необходимости.

2. Смотрите на динамику: начало периода и конец

   Сравните два среза (горизонтальный анализ):

   • Деньги. Уменьшились при росте запасов и дебиторки — капитал «застрял» в обороте.
   • Запасы. Резкий рост без прибавки в выручке — риск «мертвых остатков». Для розницы это прямой сигнал пересмотреть закупки и ассортимент.
   • Дебиторка. Растет быстрее продаж — риск кассовых разрывов.
   • Кредиты и краткосрочные долги. Увеличение доли — зависимость от заемных источников.
     Такой разбор дает понимание направления движения: бизнес укрепляется или «проедает» ресурсы. Связывай выводы с ДДС — по движению денег видно, почему баланс «худеет» или «толстеет».
3. Разберите структуру: посчитайте доли статей в валюте баланса

   Анализировать баланс можно по-разному. Методику выбирают в зависимости от цели: есть вертикальный* и горизонтальный* метод.

   Вертикальный анализ показывает, где лежат основные деньги и за счет каких источников сформирован актив:

   • Высокая доля запасов — заморозка оборотного капитала.
   • Большая доля дебиторки — деньги у клиентов, а не у тебя.
   • Перекос в краткосрочных обязательствах — операционный риск и давление на ликвидность.
   • Рост доли собственного капитала — запас прочности.

   Горизонтальный анализ сравнивает аналогичные показатели за разные периоды. Это помогает увидеть развитие в динамике, оценить изменения. Сочетайте оба анализа — так вы увидите объективную и разностороннюю картину.

   Итог: становятся видны «тяжелые» зоны, где деньги не работают или создают риски.

   *Подробнее об этом читайте в разделе «Вопросы и ответы»

4. Свяжите баланс с ОПиУ и ДДС — иначе картина неполная

   Баланс отвечает на «что есть» и «за счет чего».

   ДДС показывает, куда уходят и откуда приходят деньги — помогает управлять платежами и заранее видеть кассовые разрывы (платежный календарь).

   ОПиУ покажет, сколько денег вы зарабатываете и тратите в каждом месяце.

   Вместе эти отчеты дают целостную картину и помогают принять решение: ускорять инкассацию, резать склад, менять условия оплаты, пересматривать цены.

5. Проверьте отчет на наличие «типовых сигналов»

Автоматизация управленческого учета в МоемСкладе

Автоматизация экономит время: ни руководителю, ни его помощникам не нужно самостоятельно вносить и сверять данные.

Если вы только начинаете развивать бизнес, можно ограничиться работой в Excel. Как только вы начинаете расти, понадобится специальная программа. Это могут быть:

• конфигурация на базе 1С;
• автоматизированная система управления предприятием;
• облачный сервис для формирования отчетов.

У МоегоСклада есть готовое решение для внедрения и автоматизации управленческого учета. Программа объединяет разные задачи, чтобы вы могли одновременно:

• следить за оплатой товаров и оформлением возвратов;
• обрабатывать десятки заказов за счет автоматизации рутинных действий;
• печатать документы по готовым или созданным вами шаблонам;
• контролировать работу всех филиалов и подразделений в одной системе.

Сервис адаптирован сразу для трех видов учета:

• оперативного, чтобы следить за поступлением и перемещением товаров;
• бухгалтерского, чтобы оценить эффективность расходов;
• статистического, чтобы видеть воронку продаж по заказам покупателей и контрагентов.

Программа подходит для того, чтобы анализировать данные по счетам: следить за остатками и оборотами. Можно подключить терминал сбора данных и выгружать сведения в 1С: Бухгалтерию для подготовки отчетности, работать с ЭДО и использовать интеграции с банками, чтобы загружать выписки и отправлять платежные поручения.

МойСклад позволяет выполнять все задачи управленческого учета, в том числе:

• управлять продажами, закупками и контролировать взаиморасчеты;
• собирать данные о ценах и остатках на нескольких складах;
• работать с клиентской базой.

Разберемся, как устроены основные отчеты.

1. Движение денежных средств. Показывает все поступления и выплаты в пределах заданного периода.

   

   Отчет доступен в разделе Деньги. В документ попадают все операции, которые отражены в платежах за выбранный период, в том числе приходные и расходные ордера.

   Баланс на начало и конец заданного временного промежутка можно посмотреть в строках с начальным и конечным остатками.

   Отчет о движении денежных средств формируется по дням. Для каждой из дат доступна подробная информация об операциях. Например, можно посмотреть список платежей с указанием суммы, времени проведения, контрагента, комментария и статуса документа.

2. Прибыль и убытки. Отчет со всеми доходами и расходами показывает чистую прибыль. За формирование доходов в документе отвечают сведения о продажах, включая отгрузки и торговлю в розницу. При этом информация о расходах представлена на основе исходящих платежей и списания товаров.

   

   В этом отчете отражаются выручка, себестоимость проданных и произведенных товаров; чистая, валовая и операционная прибыль, операционные расходы, а также налоги и сборы. Если компания несет убытки, один или несколько показателей выделяются красным цветом.

   Можно использовать статьи расходов, которые уже установлены в отчете. К ним относятся возврат, закупка и перемещение товаров, налоги, аренда, зарплата, реклама. В программе есть возможность сократить или дополнить этот список через настройки. Подробности в инструкции.

   

3. Перемещение денег. Помогает учитывать движение денег между разными расчетными счетами одной компании. Инструмент пригодится, если нужно списать деньги из кассы и внести их на счет в банке, перевести деньги в кассу или со счета на счет.

   

   Помимо этого, в МоемСкладе можно корректировать баланс расчетов с контрагентами, оценивать рентабельность продукции и учитывать выдачу зарплаты сотрудникам.

   Вы сможете сократить издержки и влияние человеческого фактора, запустить новые каналы продаж и вовремя избавляться от задолженностей.

Резюме

Управленческий учет — это не про отчеты ради отчетов. Главная цель — не само ведение учета, а возможность анализировать показатели и корректировать стратегию. Управленческий баланс — центральный инструмент этой системы. Он показывает, на чем стоит бизнес сегодня и какие ресурсы у него есть для завтра.

Три «кита» управленческого учета — управленческий баланс, отчет ДДС и ОПиУ.

• ДДС отвечает на вопрос: «Есть ли у меня деньги сейчас и хватит ли их завтра?»
• ОПиУ показывает прибыльность бизнеса.
• Управленческий баланс помогает увидеть, насколько устойчив бизнес и за счет чего он развивается.

Для розницы фокус — оборачиваемость и заморозка средств в запасах. Для опта — дисциплина дебиторки и график оплат. Для производства — контроль НЗП и сырья.

Дальше — практика. Возьмите готовый шаблон баланса, зафиксируйте начальный срез и свяжите его с отчетами по деньгам и прибыли. Обновляйте баланс раз в месяц, смотрите динамику долей и принимайте решения на основе данных, а не интуиции.

Управленческий баланс — это не какая-то «высшая математика», а обычная таблица с двумя половинами: активы и пассивы. Все, что нужно — собрать данные: сколько денег, товара, сколько должны вы и вам, какие есть кредиты и вложения. Таблица автоматически проверит, сошлись ли активы и пассивы.

Сложность только в том, что данных много и они из разных источников. И их нужно регулярно обновлять, чтобы баланс оставался актуальным.

Вопросы и ответы

Ответы помогут углубить знания и считать баланс еще лучше.