Инвентаризация: пошаговая инструкция по проведению и оформлению результатов

Инвентаризация покажет, расходятся ли фактические запасы в магазине или на складе с данными учетной системы. А еще выявит слабые места в хранении, процессах учета и работе персонала. Как провести инвентаризацию максимально эффективно — в этой статье. Здесь же вы можете скачать все необходимые для этого документы.

Инвентаризация пройдет быстрее с МоимСкладом

Понадобится лишь смартфон или терминал сбора данных, чтобы сканировать штрихкоды товаров.

Подгрузите текущие учетные остатки, внесите фактические — корректирующие документы будут созданы автоматически.

• Автоматическая проверка расхождений
• Автоматическое формирование инвентаризационной описи и выгрузка в Excel
• Актуальная информация по недостаче и излишкам
• Работа с маркированными товарами — бесшовная интеграция с Честным Знаком
• Быстрый старт, работа на бесплатном тарифе, поддержка 24/7

Попробовать МойСклад

Эксперт статьи

Георгий Кабанов

Менеджер продукта «Розница» в МоемСкладе

Что такое инвентаризация

Инвентаризация — физический пересчет товаров, продукции и материалов, которые числятся на балансе организации. Синонимы: переучет, ревизия.

Инвентаризация — часть более широкого процесса по организации работы с товарами. В идеальном мире инвентаризация не требуется, так как расхождения не накапливаются и учет всегда отражает реальность.

Цель инвентаризации — выявить расхождения: потерю, перемещения, воровство или порчу, ошибки приемки и другие причины и привести остатки в ситеме в соответствие с реальностью.

Цели бухучета, например сдача годовой отчетности и пересчет активов мы оставляем за рамками данной статьи.

Инвентаризация помогает подсветить слабые процессы в компании и улучшить их, чтобы ситуация не повторялась.

Примеры ситуаций, когда нужна инвентаризация:

1. Регулярная инвентаризация — раз в 1-3 месяца.
2. Найм или увольнение материально-ответственного сотрудника: продавец, работник склада, менеджер.
3. Внеплановая инвентаризация, когда есть большие расхождения в остатках
4. При выявлении воровства или большой недостачи.
5. Когда давно не проводили и нет понимания о реальном товарном запасе.
6. Скользящая или частичная инвентаризация на постоянной основе. Например, пересчет дорогих категорий товаров.
7. Когда не внедрен учет и нужно сделать заказ поставщику.
8. Когда не внедрен учет и нужно ответить на вопрос клиента, есть ли в наличии определенный товар.

Есть ситуации, когда инвентаризацию необходимо провести обязательно:

• Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности. Срок проведения — по состоянию на отчетную дату.
• Перед продажей активов или передачей их в аренду, управление, безвозмездное пользование, а также перед возвратом активов. Срок проведения — непосредственно перед передачей.
• При смене материально ответственного работника — ревизия проводится на дату составления акта приемки-передачи ценностей от одного работника к другому.
• При смене руководителя коллектива, когда из компании уходит более половины членов, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива. Инвентаризация проводится на дату составления акта приемки-передачи дел.
• При выявлении утраты или порчи активов — сразу по выявлении этих фактов.
• При пожаре, аварии, стихийном бедствии или иной чрезвычайной ситуации — сразу по окончании чрезвычайного события.

Какие документы регулируют проведение инвентаризации

Порядок мероприятия определяют законодательные акты, федеральные и отраслевые стандарты, разъяснительные письма Минфина и ФНС России:

• Федеральный закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» от 6 декабря 2011 года. Устанавливает для предприятий обязанность проведения инвентаризации.
• Постановление Госкомстата от 18 августа 1998 года № 88 — утверждает унифицированные формы первичных учетных документов по кассовым операциям и результатам проверок.
• Федеральный стандарт бухучета ФСБУ 28/2023, утвержденный Приказом Минфина РФ № 4н от 13.01.2023.

Новые правила проведения инвентаризации: ФСБУ 28/2023

С 1 апреля 2025 применять новый стандарт обязаны все компании. Порядок проведения инвентаризации и оформления связанных с ней документов перечислен в ФСБУ 28/2023.

Новые изменения позволяют значительно сблизить формальное и реальное проведение инвентаризации.

В стандарте обновлены и конкретизированы применяемые ранее на практике способы пересчета:

• возможности использовать либо продать испорченные (поврежденные) активы;
• наличие оснований возместить недостачи экономическому субъекту;
• наличие оснований признать дебиторскую задолженность сомнительной или безнадежной;
• наличие оснований списать обязательства;
• наличие оснований доначислить или досписать иные объекты бухучета (п. 9 ФСБУ 28/2023).

Новые требования по формированию комиссий:

• создавать несколько комиссий для проверки разных объектов учета;
• отсутствовать одному члену комиссии, если их число более пяти.

Можно не создавать комиссию:

• если в Уставе компании есть пункт о создании ревизионной комиссии и передаче ей обязанностей по проведению инвентаризации;
• если в компании только два работника — руководитель и главбух или только руководитель;
• если инвентаризацию выполняет аудиторская фирма и с ней заключен договор.

Проводят инвентаризацию, когда:

• составляют годовую бухгалтерскую (финансовую) отчетность;
• приходит новый материально-ответственный работник;
• передают активы в аренду (возвращают из аренды);
• передают активы в управление или безвозмездное пользование (возвращают из управления или безвозмездного пользования);
• отчуждают активы;
• приходит новый руководитель коллектива (бригадир) либо из него выбывает более 50% участников;
• установлен факт утраты или повреждения имущества;
• происходит пожар, авария, стихийное или иное бедствие, которое приводит к чрезвычайной ситуации;
• происходит реорганизация компании (кроме преобразования) или ликвидация.

В документе прописаны новые методы проверки фактического наличия объектов — это фото- и видеосъемка.

Изменения коснулись и учета излишков. Их можно оприходовать по стоимости:

• справедливой;
• балансовой;
• балансовой стоимости аналогичных активов.

Виды инвентаризации

Типы переучета имущества зависят от поставленных целей и особенностей проведения. Рассмотрим все классификации.

Также можно выделить такие виды инвентаризации:

1. Полная инвентаризация склада или магазина.
2. Частичная — когда проводим инвентаризацию избирательно:
   • по категории товаров
   • по бренду
   • по стеллажам
   • по поставщику
3. По ячейкам — отдельный вид инвентаризации, т. к. работа с ячейками требует изменения процессов и строгость процессов.

Сроки проведения инвентаризации

В РФ правила проведения инвентаризации прописаны в ФСБУ 28/2023. Однако в реальной бизнес-практике мало кто следует формальным требованиям, например для целей бухучета. Чаще всего ревизию проводят, чтобы заказать товар у поставщика или выявить кражу.

Бизнес не любит делать инвентаризацию, так как для этого иногда приостанавливают работу склада или магазина. Чем меньше сотрудников, тем сложнее поддерживать данные учетной системе в актуальном состоянии, и бизнес будет применять различные методы, чтобы сокращать это время. Однако, инвентаризация является жизненно необходимой для работы системы учета.

Эксперты советуют проводить инвентаризацию не реже одного раза в месяц. Если проводить реже, например раз в 3 месяца, то расхождения настолько большие, что невозможно их сгладить.

Однако, даже из этого правила есть исключения:

1. Можно делать частичную инвентаризацию раз в неделю, особенно для важных категорий, например дорогих товаров.
2. Если товаров немного, а продажи редкие, то проводите реже.

Бизнес часто измеряет результаты инвентаризации (и как результат качество процессов учета) в % позиций, в которых были расхождения.

Например, на складе 1 000 SKU — артикулов, товарных позиций.

1. Если качество учета страдает, то после инвентаризации 1 раз в месяц будут расхождения между учетом и фактом в 25% SKU. Т.е. 250 из 1 000 артикулов будут не совпадать и нужно будет делать выравнивание.
2. При налаженных процессах в компании показатель — 3%, то есть 30 товарных позиций будут иметь расхождения.

В среднем у предпринимателей около 10% расхождений за 1 месяц или 100 позиций из 1 000, а за 3 месяца — 20%.

Порядок проведения инвентаризации в 2026 году по закону: пошаговая инструкция

Инвентаризация в магазине и на складе — это по сути пересчет и оценка товара в наличии. В случае каких-то проблем — по качеству или количеству — нужно оформить соответствующие акты, а далее — передать составленные опись и акты в бухгалтерию. Там на их основании будет составлена сличительная ведомость, которая отражает результаты инвентаризации по каждому товару.

Какие бывают варианты:

1. По старинке на листиках (для небольших складов). Минусы много ручного труда, высокая вероятность ошибок при переносе данных.
2. В электронном варианте — сканируем сразу в систему или с помощью мобильного приложения. Для небольших складов. Значительно быстрее, чем первый вариант, снижает количество ошибок.
3. С помощью ТСД — самый продвинутый вариант, когда нужно проверить тысячи товаров.

Процесс довольно сложный, особенно для новичков, поэтому мы разработали таблицу, которая наглядно подскажет вам, как проводить инвентаризацию.

Ниже подробнее поговорим об обозначенных в таблице этапах.

Шаг 0: Приводим в порядок справочник номенклатуры

Первый и самый важный шаг в учете — навести порядок в справочнике номенклатуры. В дальнейшей работе он будет упрощать как размещение товаров на полках, так и поиск потерянных товаров. Также можно будет проводить частичную инвентаризацию.

Что нужно сделать:

1. Добавьте категории — если у вас все товары сложены в одну «папку» и нет категорий, самое время сделать товарный классификатор, разделив товары по группам:
   • Выделите главные категории. Например, для магазина одежды — это верхняя одежда, верх, низ, сумки, аксессуары. Для продуктов — молочные продукты, хлеб и выпечка, мясо, фрукты.
   • Разбейте главные категории на подкатегории.
   • Один товар не может быть сразу в нескольких категориях.
   • Товары одной категории обычно хранятся в одном месте.
   • Товары одной категории обычно в голове у покупателя решают одинаковые задачи.
   • После разделения вы сможете анализировать отдельные категории, расширять их или сужать по SСU, управлять маржинальностью.
   • Разбейте слишком широкие категории.
   • Объедините несколько категорий, если там до 10 товаров.
2. Заполните все важные свойства у товаров:
   • Наименование, понятное сотрудникам.
   • Дополнительные поля — бренд, размеры, цвет, описание, если необходимо.
3. Не стремитесь к идеалу сразу, любая структура значительно упростит работу.

Шаг 1: подготовка к инвентаризации и сбор комиссии

Перед инвентаризаций проведите подготовительную работу — она занимает 1-2 дня.

По опыту, подготовка ускоряет инвентаризацию на порядок, не пропускайте этот этап.

Какие шаги нужно проделать:

• Приведите в порядок склад и рассортируйте товары. Например, однотипные товары положите вместе.
• Если вы не пропустили предыдущий шаг, то размещение товаров упростится — вы уже имеете ассортиментную матрицу, можно ориентироваться на нее.
• Разложите товар так, чтобы легко считывать ценники или штрихкоды. Например, у одежды вытащите бирки. Если товар будет красиво сложен на полках и все бирки спрятаны, то придется их развернуть, посчитать и опять сложить. Это займет в пять раз больше времени.
• Если у вас есть терминалы сбора данных (ТСД) — зарядите и проверьте их.
• Оцените ваши силы — инвентаризация может потребовать значительных усилий, особенно на первоначальных этапах, возможно стоит привлечь больше сотрудников.

Эти шаги увеличат скорость проведения ревизии в 2–6 раз.

Ранее для проведения инвентаризации требовалось составлять приказ по форме № ИНВ-22. Согласно новому стандарту, это уже не обязательно, организация вправе устанавливать свою форму приказа.

Обязательную ранее типовую форму приказа можно брать за основу при разработке собственной. В документе должны быть указаны:

• причины проведения инвентаризации;
• перечень проверяемых активов и обязательств;
• сроки;
• перечень ответственных лиц;
• состав инвентаризационной комиссии.

Далее необходимо создать специальную комиссию, которая формируется из административно-управленческого персонала. Иногда в состав также включаются представители службы внутреннего аудита и эксперты независимых аудиторских организаций.

Материально ответственные лица, например, продавец, работник склада, не могут быть членами комиссии, но обязаны присутствовать при проведении инвентаризации.

В ряде случаев не требуется создание инвентаризационной комиссии:

• работниками являются только руководитель или руководитель и главный бухгалтер;
• организация заключает договор об оказании услуг по проведению инвентаризации с аудиторской организацией или индивидуальным аудитором.

В процессе инвентаризации участвуют несколько сотрудников: от руководителя до бухгалтера. Разберем обязанности каждого.

Руководитель издает приказ о проведении инвентаризации, а после утверждает результаты проверки и решает, что делать с ними дальше.

Инвентаризационная комиссия — представители администрации, бухгалтеры и независимые эксперты. Проверяет имущество, заполняет документы, выясняет, откуда взялись излишки или недостачи, предоставляет данные в бухгалтерию и руководителю.

Материально ответственные лица — присутствуют во время проверки, отвечают на комиссии и предоставляют нужные документы, подписывают описи.

Бухгалтерия — предоставляет комиссии данные бухгалтерского учета, выявляет расхождения, составляют сличительную ведомость, оприходует излишки, списывает недостачи и корректирует стоимость активов.

Список материально ответственных лиц

С 1 сентября 2025 вступил в силу приказ Минтруда № 251н от 18.03.2025 г., который вводит обновленные перечни материально‑ответственных должностей.

Полную материальную ответственность несут:

• кассиры и контролеры;
• продавцы;
• кладовщики;
• курьеры;
• руководители и их заместители;
• директоры, заведующие и администраторы организации и подразделений.

Это условие прописано в трудовом договоре.

Материально ответственные лица (МОЛ) принимают участие в проверке ценностей, за сохранность которых отвечают.

В начале мероприятия от них нужно подтверждение, что все первичные документы о движении ценностей сданы в бухгалтерию, а поступившие или выбывшие ценности оприходованы или списаны соответственно. Для этих целей МОЛ составляет расписку. Шаблон обычно предусматривается в самой форме инвентаризационной описи.

В реальной практике редко можно встретить компанию, которая проводит инвентаризацию по всей строгости закона.

Нужно начать с целей инвентаризации:

1. Правильный бухгалтерский учет.
2. Компенсация потери бизнеса в случае недоимок товара с материально-ответственного лица.

В реальной жизни чаще видно обратную ситуацию:

1. Бизнес не стремится соблюдать передачу материальной ответственности от владельца / руководителя к продавцам по нескольким причинам:
   • Сложнее найти персонал, а кадровый голод в малом бизнесе высокий, конкурировать с большими сетями сложно.
   • Подобные процедуры очень сложно организовать по закону правильно.
   • Не всегда есть бухгалтер и компетенции, чтобы все это соблюдать.
   • Это может требовать остановки продаж.
   • В бизнесе в целом страдает учет с самого начала и провести инвентаризацию сложно или невозможно.
   • Происхождение товаров не всегда можно подтвердить документами. Даже в случае утраты, будет сложно обосновать, как они были приобретены. Например, в случае закупок через карго.
   • Физически пересчитать товар бывает нелегко и это растягивается на неделю. В особенно сложных случаях персонала настолько мало, а SKU настолько много, что даже за месяц не получается пересчитать товар.
2. Бизнес редко штрафует персонал за расхождения по результатам инвентаризации, если % недоимок не превышает некоторые внутренние ожидания владельца. Не штрафует, потому что боится, что персонал уволится, а это может привести к остановке продаж.
3. Цель инвентаризации — не отчитаться по бухгалтерии, а сохранить клиентов / заказы и не останавливать продажи.
4. В случае выявления явного воровства со стороны сотрудника, с ним скорее расстанутся, чем подадут в суд.
5. При росте размера компании процессы формализуются, и с сотрудниками чаще буду подписывать договор передачи материальной ответственности.

Шаг 2: проведение инвентаризации и фиксирование ее результатов

Материально-ответственные лица ставят свои подписи в инвентаризационной описи еще до проведения инвентаризации.

При инвентаризации комиссия проверяет не только количество товара, но и его качество, сроки хранения и годности. Для фиксирования результатов обязательно формируются документ о фактическом наличии ценностей по форме ИНВ-3, в котором перечисляются по группам все товары с указанием сорта, артикула и других характеристик, повышающих точность учета.

Если учетные процессы в вашей организации автоматизированы, то проверка проходит быстрее — распечатайте из системы учета остатки товаров и сверьте с тем, что есть на полках и на складе.

Так вы можете быстро обнаружить недостачу или излишки при инвентаризации. Для этого отлично подойдет МойСклад — удобная система учета, которая поможет максимально ускорить проверку.

Описи необходимо составлять в двух экземплярах: на основе одного бухгалтер составит сличительную ведомость, второй получит материально ответственное лицо.

Если она составлена вручную, не допускаются помарки. Неверные данные зачеркиваются одной чертой, над ними проставляют корректные цифры.

Исправления в документах при проведении инвентаризации и оформлении ее результатов должны быть согласованы со всеми членами комиссии и материально ответственными лицами и заверены их подписью.

Во время проверки также могут быть обнаружены ценности, не отраженные в учете. Эти излишки тоже нужно включать в ведомость.

Как инвентаризацию проводят в реальном мире

1. Самый простой вариант — сотрудникам выдаются листки с товарами.
2. Они записывают их количество и передают аудитору, например администратору.
3. Он переносит руками в систему и делает сверку.
4. По позициям, по которым есть расхождения, проходит перепроверка.
5. Отдельная проблема — пересортица. Если цены одинаковые, то проблем нет, в противном случае может потребоваться расследование причин.
6. Если действительно есть недостача, происходит проверка документов (приемки, отгрузки) — товар мог потеряться по документам, и его в реальности никогда не было.
7. Если все верно, но товара нет, то считаем недостачей.
8. По результатам проверки получаем полную сумму потерь.
9. Если сумма потерь отвечает внутренним ожиданиям владельца или руководителя, то потери списывают.
10. Если потерялся дорогой товар и % потерь высокий, проводят проверку — смотрят камеры, ищут ответственных.
11. Иногда просят выполнить фото или видеофиксацию, т. к. сотрудник может скрыть пропажу.
12. Если ворует сотрудник, то обычно его увольняют, если ущерб не слишком большой.
13. Если ущерб сотни тысяч рублей — обращаются в суд.
14. Если инвентаризация проводится на постоянной основе, можно четко видеть средний уровень потерь и легко понять, когда что-то идет не так.

МойСклад помогает работать без листов, сканировать на мобильных телефонах, не переносить руками, быстро проводить поиск «потеряшек» по документам.

Такой же примерно алгоритм, но быстрее в работе с ТСД или через систему.

Также полезно знать, какой процент позиций у вас расходится. Можно понять общие проблемы и улучшить процессы. Например, сотрудник не заносит вовремя документы прихода.

Инвентаризация пройдет быстрее с МоимСкладом

Понадобится лишь смартфон или терминал сбора данных, чтобы сканировать штрихкоды товаров.

Подгрузите текущие учетные остатки, внесите фактические — корректирующие документы будут созданы автоматически.

• Автоматическая проверка расхождений
• Автоматическое формирование инвентаризационной описи и выгрузка в Excel
• Актуальная информация по недостаче и излишкам
• Работа с маркированными товарами — бесшовная интеграция с Честным Знаком
• Быстрый старт, работа на бесплатном тарифе, поддержка 24/7

Попробовать МойСклад

Шаг 3: сверка фактических данных с учетными

По окончании инвентаризации составляются сличительные ведомости там, где есть расхождения, потом ведомость учета результатов. Если в магазине или на складе были выявлены отклонения по фактическому наличию, это необходимо отразить в сличительной ведомости результатов инвентаризации ТМЦ по форме ИНВ-19. Ее обязательно подписывает и материально ответственное лицо.

Если товары находятся в пути, на хранении не на месте проведения инвентаризации или испорчены, то оформите:

• ИНВ-6 — акт инвентаризации ТМЦ, находящихся в пути;
• ИНВ-5 — инвентаризационная опись ТМЦ, принятых на ответственное хранение;
• ТОРГ-15 — акт о порче, бое;
• ТОРГ-16 — акт о списании товаров.

Все это в трех экземплярах: для материально ответственного лица, бухгалтерии и подразделения, где проводится инвентаризация. При порче, бое, ломе товара заполните ТОРГ-15 — на товары, которые можно уценить или списать. Оформить документ нужно также в трех экземплярах, утверждает его руководитель организации.

Шаг 4: подведение итогов инвентаризации, отражение их в учете

На этом этапе, когда есть четкая картина по отклонениям, руководитель издает приказ об утверждении результатов инвентаризации. На его основании можно взыскать ущерб с виновных лиц, внести соответствующие записи в бухучет.

Параллельно с этим в ведомость учета результатов ИНВ-26 бухгалтер вносит все итоговые цифры по колонкам: излишки, недостачи, испорченные товары, фиксирует пересортицу, разносит по колонкам суммы естественной убыли, сумму, которую нужно списать с виновных лиц и сумму сверх норм естественной убыли.

Документ подписывается всеми участниками процесса. После этого у владельца или бухгалтерии есть законные основания взыскать убытки с виновных лиц. Процесс инвентаризации документально завершен.

Недостача и излишки: как выровнять расхождения

Решение по результатам проверки принимает руководитель, и на практике часто недостача списывается на издержки, тем более если она не превышает установленных в организации норм. Незначительные расхождения — норма для любого предприятия.

Какие могут быть расхождения:

Излишек — зачисляем на доходы по балансовой стоимости или по стоимости аналогичных активов.

Недостача — оцениваем по балансовой стоимости активов. Может быть в рамках естественной убыли — тогда ее относят на счета затрат. Сверхнормативная убыль списывается за счет виновных лиц. Подробнее о списаниях читайте в нашей статье.

Также согласно п. 11 ФСБУ 28/2023 после инвентаризации должны быть учтены:

• Расхождения в суммах дебиторской задолженности и обязательств. В этом случае надо указать верные показатели и приложить подтверждающие документы.
• Расхождения в суммах оценочных обязательств, отложенных налоговых активов и обязательств. Учитываются согласно расчетам.

Любые результаты проверки — и положительные, и отрицательные — фиксируются в отчетах, затем по ним подбивают итоги по остаткам. Федеральная налоговая служба не вправе штрафовать за непроведение инвентаризации, но может это сделать, если выявит расхождения в данных (ст. 120 НК РФ; ст. 15.11 КоАП РФ).

Пересортица

При инвентаризации иногда бывает пересортица — это одновременный излишек и недостача товаров одного наименования, но разного сорта.

Например, по данным учета в остатках числятся 6 коробок риса «Басмати» и 4 риса «Кубанский». При проведении инвентаризации выяснилось, что фактически есть 3 «Басмати» и 7 «Кубанского».

Такая ситуация означает, что произошла пересортица. В этом случае надо разобраться, одинаковы ли товары по цене. В учете суммы превышения недостачи над излишками спишите на финансовые результаты, соответственно, вам придется оштрафовать невнимательного продавца или кладовщика.

В любом случае, даже если урон организации не был нанесен, пересортицу нужно отразить в вашей учетной системе для обеспечения качества данных.

Как учесть человеческий фактор при инвентаризации

Регулярная ревизия нужна для своевременного выявления недобросовестных действий работников и ошибок, связанных с человеческим фактором.

При этом важно, чтобы инвентаризация была не просто формальным мероприятием, а способом получения информации, которая соответствует действительности.

Для этого важно соблюдать условие:

• Инвентаризация не должна повышать загруженность персонала.

Если назначаете штатного сотрудника для проведения ревизии, освободите его от непосредственных обязанностей на это время. Либо привлеките стороннего внешнего специалиста для проверки.

• Цель инвентаризации — провести точные подсчеты и итоги по остаткам, а не те, что выгодны сотрудникам, которые проводят переучет.

Чтобы избежать махинаций с товарно-материальными ценностями и фиктивных сведений в документах, лучше подойдут услуги аутсорсинга. Сотрудник, который лично не заинтересован в результатах проверки, не будет скрывать реальные показатели и указывать фиктивные.

Советы и рекомендации по проведению инвентаризации

Планирование. Определите цель инвентаризации. Это может быть выявление расхождений, контроль за активами или подготовка к аудиту. Составьте график, назначьте ответственных и подготовьте документы.

Подготовка оборудования — сканеры, мобильные устройства, планшеты, бумажные формы на местах.

Правила обходов. Разделите зоны на участки с ограниченным доступом и четкими маршрутами обхода. Фиксируйте каждую позицию: уникальный идентификатор, фактическое количество, состояние, место хранения. Отмечайте причины расхождений. Делайте фото- или видео спорных позиций, если это возможно.

Советы по организации учета

1. Храните одинаковые товары в одном месте.
2. На складе должен быть порядок.
3. Запретите перемещение товаров.
4. Разметьте полки и стеллажи.
5. В справочнике номенклатуры пропишите условия хранения, составьте ассортиментную матрицу.
6. Выкладывайте товаров по ассортиментной матрице.
7. По каждому товару ведите атрибуты — вес, размер, бренд, категория и т. п.
8. Пропишите регламент работы для сотрудников.

Ошибки при проведении инвентаризации

1. Недостаточная подготовка персонала: не обучены правилам учета, роли и ответственности неясны.
2. Нет четкого плана: пропуск этапов, несогласованное расписание.
3. Нет единой базы данных: расхождение между учетной системой и фактическим учетом.
4. Неверное распределение функций: конфликт интересов, нет независимого контролера.
5. Нет фото-или видео при спорных позиций.

Как снизить риск ошибок

• провести подготовку;
• четко прописать процедуры, роли, сроки. В 90% компаний нет регламента проведения инвентаризации;
• обучить сотрудников и провести пилотную инвентаризацию;
• автоматизировать процесс — не доверяйте таблицам или записям на бумаге, фиксируйте все в учетной системе;
• применить единые формы актов, ведомостей и шаблоны;
• использовать штрихкодирование / QR-коды и мобильные устройства;
• проводить выборочные проверки и аудит после инвентаризации.

Чем инвентаризация отличается от ревизии

В обоих случаях проверяют деятельность организации. Разница в целях и в проверяющих лицах. Основные отличия — в таблице:

Ответственность и штрафы

Непроведение инвентаризации не наказывается. Но без нее в бухгалтерской отчетности будут неточности. В итоге ФНС может оштрафовать:

• малое предприятие — 2 500 – 5 000 рублей;
• среднюю и крупную компанию — 5 000 – 10 000 ₽.

Автоматизация процесса

Автоматизация учета упрощает проведение инвентаризации. Вы всегда знаете, сколько товара должно быть в магазине или на складе. При введении фактических данных вы сможете быстро увидеть недостачи и излишки: как в штуках, так и в деньгах.

Но закрывать точку или отдел на инвентаризацию — значит все равно на время останавливать продажи, поэтому важно провести ее как можно быстрее. Эту проблему можно решить путем автоматического переучета.

Автоматизировать процесс инвентаризации можно с помощью сервиса МойСклад — со смартфона или с помощью ТСД.

Нужно просто сканировать штрихкоды товаров на складе. Система сама выполняет поиск расхождений автоматически, а по итогу выдает инвентаризационную опись.

Сервис по каждой единице товара или партии фиксирует действия сотрудников, а значит виден путь товара, как он перемещался и куда его могли деть.

Инвентаризация по ячейкам

Если у вас склад, и вы хотите знать, где и что лежит, лучший вариант — это организовать хранение по ячейкам.

Склад с ячейками позволяет навести порядок, снизить количество ошибок в учете на складе. Так как у каждого товара есть адрес хранения.

В совокупности с процессами это дает рост в качестве процессов и прозрачности, при этом повышая скорость работы. Особенно это важно для быстрой сборки заказов.

Инвентаризация в этом случае производится по ячейкам, в остальном отличий нет.

А еще в МоемСкладе можно скачать или заполнить онлайн все документы для инвентаризации: бланки ИНВ-3, ИНВ-5, ТОРГ-16, образцы приказа, товарной описи, сличительной ведомости ИНВ-26 и другие.

Вопросы и ответы

Разберем частые вопросы о проведении инвентаризации.