Чтобы фиксировать выплаты из кассы организации, используют расходный кассовый ордер: скачать бланк РКО в word или excel можно ниже. Вы можете на этой же странице заполнить его онлайн. Документ нужен при передаче наличных на расчетный счет, выдаче денег под отчет или зарплаты, выплате командировочных расходов и т.д.
Расходный кассовый ордер: скачать бланк 2024 (word)
В качестве РКО организации и ИП должны использовать унифицированную форму КО-2 (ОКУД 0310002). Рекомендуем скачать бланк расходного кассового ордера 2024 (word) у нас: он полностью отвечает требованиям законодательства.
РКО: скачать бланк в Excel
Вы также можете скачать бланк РКО в excel. В нем те же графы, что и в документе формата word — выбирайте удобный.
РКО оформляется в одном экземпляре. Выписывает его сотрудник, который выдает деньги, но некоторые сведения вносит и получатель. Как заполнять РКО — читайте далее.
Расходный кассовый ордер заполняется, когда вы выдаете наличные из кассы:
- в банк для зачисления на расчетный счет,
- под отчет — по письменному заявлению получателя, в котором он должен указать сумму и период, на который берет наличные,
- для личного использования сотруднику, например, на командировочные расходы или в качестве материальной помощи,
- на нужды предприятия — в этом случае надо указать конкретную цель для выдачи денег, например, на хозрасходы.
Пример заполнения РКО
РКО можно оформлять на бумаге или в электронном виде. Заполнить бланк несложно. Скачайте актуальный в 2024 образец заполнения расходного кассового ордера — можете просто заменить данные на свои.
Скачать образец РКО
Сумма, которую вы вписываете в форму КО-2, не должна быть больше 100 тысяч рублей. Все, что превышает этот лимит, надо проводить по безналичному расчету.
Оформление РКО
Расходный кассовый ордер может оформить:
- главный бухгалтер,
- бухгалтер или сотрудник (например, кассир), которого назначил руководитель,
- директор (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера).
РКО составляется всегда в день выдачи денег.
Оформление РКО начните с заполнения:
- полного названия компании с указанием организационно-правовой формы,
- кода ОКПО,
- номера бланка в соответствии с внутренним документооборотом,
- даты заполнения,
- кода структурного подразделения, которое выдает деньги. Если его нет — ставьте прочерк,
- номера субсчета, по которому учитываются наличные,
- кода аналитического учета (если требуется),
- кредита (т.е. номера счета, который отражает выдачу денежных средств),
- суммы в рублях (цифрами).
Далее порядок заполнения РКО такой:
- нужно вписать полные ФИО того, кому выдаете деньги,
- отметить основание для выдачи, например: зарплата, материальная помощь, расходы на командировку и т.д.,
- указать сумму прописью,
- вписать наименование, дату и номер прилагаемого документа, на основании которого выдаете деньги. Это может быть платежная ведомость, квитанция, приказ, договор и т.д.
В расходном кассовом ордере должны быть подписи директора или уполномоченного сотрудника, а также бухгалтера. Их обязательно надо расшифровать.
Следующую часть заполняет сотрудник, который получает деньги. Он указывает:
- Выданную сумму прописью, а копейки — цифрами. В оставшуюся незаполненной часть строки нужно поставить прочерк.
- Дату получения денег.
- Паспортные данные.
Подписи ставят кассир, выдавший деньги, и сотрудник, который их получил. Без заполнения этой части РКО будет недействительным. Деньги в таком случае будут считаться присвоенными работником, который их выдал.
Кассир может составить один РКО в конце рабочего дня на всю сумму, выданную за день, но при условии, что есть фискальные документы онлайн-кассы — чеки или БСО.
Исправления в расходном кассовом ордере не допускаются.
Чтобы избежать ошибок, воспользуйтесь сервисом МойСклад — в нем можно заполнить онлайн и распечатать расходный кассовый ордер в несколько кликов.
РКО: заполнить онлайн
Вам нужно просто вписать сумму и основание платежа, выбрать статью расходов и получателя, а система автоматически сформирует и пронумерует документ.
В МоемСкладе можно также скачать полный список расходных ордеров за все время. Это удобно для отчетности — сразу видна общая сумма выданных средств.
Более 3 000 000 компаний уже печатают счета, накладные и другие документы в сервисе МойСклад
Как заполнять РКО: сложные случаи
Хотя заполнять РКО несложно, в особых случаях возникают проблемы. Мы разобрали самые частые.
Оплата поставщику через кассу: как оформить РКО
Обязательно потребуйте от представителя поставщика доверенность на получение именно у вашей компании конкретной суммы по определенному договору, товарной накладной и т.д. Ее нужно приложить к РКО. Обратите внимание, что:
- При заполнении расходного кассового ордера кроме реквизитов доверенности обязательно нужно указать ФИО представителя и его паспортные данные.
Доверенность на получение денег без подписанного представителем РКО не доказывает, что он их получил.
- В строку «Основание» надо обязательно вписать реквизиты договора, накладной и т.д., а также названия товаров.
- Если оплата делается сразу по нескольким договорам, лучше составить отдельный ордер на выплату по каждому из них. Будет четко видно, сколько оплачено по каждой поставке.
- Записывая этот ордер в кассовую книгу, нужно указать ФИО представителя, реквизиты доверенности и наименование поставщика.
Как заполнить РКО на выдачу подотчетных сумм: образец
С 19 августа 2017 года действует указание Банка России, согласно которому выдавать деньги под отчет можно по приказу директора. Заявление от подотчетника теперь необязательно. Главное — указать выбранный порядок выдачи (по заявлению или по приказу) в учетной политике компании.
В качестве основания в РКО при выдаче в подотчет напишите «под отчет» и укажите документ («заявление»). Обязательно отметьте дату его составления. Скачайте образец РКО на выдачу подотчетных сумм — измените данные и используйте как шаблон.
Часто задаваемые вопросыРазберем главные вопросы об оформлении расходного кассового ордера.
Какой срок действия расходного кассового ордера?
РКО выписывается на один день. Деньги должны быть получены именно в дату его оформления. Если не успели — заполните бланк РКО в word или excel заново.
Должна ли быть новая нумерация ПКО и РКО с начала года?
Указаний по поводу присвоения порядковых номеров ордерам нет. Нумерацию ПКО и РКО с начала года обновлять не обязательно — это можно делать и ежеквартально. Главное — хронологический порядок.
Чьи подписи должны быть в расходном кассовом ордере?
Всего на ордере должны быть четыре подписи: директора, главного бухгалтера, кассира и того, кто получил деньги.
Ставится ли печать на расходном кассовом ордере?
Ставить печать на бланке не надо, так как он относится ко внутренней документации организации.
Нужен ли сейчас журнал регистрации ПКО и РКО?
Сегодня журнал регистрации ПКО и РКО не обязателен. Информацию по ордерам нужно отражать только в кассовой книге.
Где подшиваются ПКО и РКО?
Расходные и приходные кассовые ордеры, а также сопутствующие документы, подшиваются к отчетам кассира. По мере необходимости, но не чаще раза в год, отчеты прошиваются и скрепляются печатью, как кассовая книга.
Нужно ли указывать в расходном кассовом ордере код целевого назначения?
Код целевого назначения в расходном кассовом ордере указывают только при целевом финансировании. Если такие коды в компании не применяются, поставьте прочерк.