Как вести учет продаж на маркетплейсах: руководство для бизнеса

22 декабря 2021

Быстрый способ перенести торговлю в онлайн — начать продавать товары на Ozon, Wildberries, Яндекс.Маркете и других площадках. Чтобы получить прибыль, нужно вести учет продаж на маркетплейсах, выбрать систему налогообложения и схему поставки, заключить агентский договор. Рассказываем, как это сделать.

Если вы торгуете на нескольких площадках, важно следить за остатками, вовремя обрабатывать заказы и анализировать прибыль. Удобно, когда для выполнения этих задач подходит один сервис. В МоемСкладе можно автоматически обновлять остатки по каналам продаж, одновременно менять стоимость товара на всех маркетплейсах и смотреть статистику по оборотам.

Попробовать МойСклад
В этой статье:
  1. Подготовка к торговле
  2. Возвраты и схемы поставки
  3. Документооборот
  4. Как работать в программе учета для маркетплейсов

Как подготовиться к работе на маркетплейсах

У каждой площадки свои особенности. Они касаются видов сотрудничества с селлерами, ведения документооборота и размещения конкретных товаров. Первым делом изучите правила выбранного вами маркетплейса.

Статья по теме: Как выбрать маркетплейс и с чего начать продажи

1. Агентский договор

При выходе на маркетплейс оцените свою готовность поставлять товары на склад площадки или самостоятельно обрабатывать заказы и отправлять их покупателям. Но прежде чем загрузить первые карточки товаров и указать остатки, вы должны заключить агентский договор. Этот документ определяет то, как продавец будет вести учет продаж на маркетплейсах.

В договоре прописывают:

  • кто доставляет товары покупателям;
  • особенности ценообразования;
  • порядок расчетов с поставщиками;
  • размер агентского вознаграждения;
  • сумму штрафов для нарушителей условий договора.

В договоре можно указать, будет ли маркетплейс действовать от имени селлера. Это не значит, что право собственности на продукцию переходит к площадке, так как передача товаров и их реализация не одно и то же.

По условиям агентского договора маркетплейс получает процент от продаж. Но это не единственное, за что платит селлер. Площадка берет деньги за хранение товаров на собственном складе, доставку товара покупателю и обратно в случае возврата. Если договор предусматривает утилизацию продукции, то ее тоже оплачивает продавец.

Приглашаем на вебинар 30 июня «Изменения для торговли в 2022: АУСН, льготы, новое в законодательстве» с участием Модульбанка

2. Бухучет для продавцов на маркетплейсах

Торговать на маркетплейсе могут как организации, так и индивидуальные предприниматели. При этом первые обязаны вести бухгалтерский учет. Для ИП это не так важно, но некоторые все же отражают финансовые операции и следят за товарными остатками.

В любом случае инструментом учета будут бухгалтерские проводки. Это записи, которые показывают соотношение доходов с расходами.

Особенности бухгалтерских проводок участников агентского договора зависят от условий в документе. Неважно, как именно он называется, и указано ли в нем, что продавец является принципалом, а маркетплейс — агентом.

Продажу товаров на маркетплейсе оформите как реализацию через агента. Например, пока права собственности не перешли к покупателю, фактическую себестоимость продукции отразите на счете с отгруженными товарами.

Статья по теме: Продвижение на маркетплейсах

3. Кассовый чек

Когда договор заключен, а селлер зарегистрировался в личном кабинете на сайте маркетплейса и разместил карточки товаров, начинают поступать первые заказы.

Возникают такие расчеты:

  • продажа товара покупателю, которым может быть как физическое, так и юридическое лицо;
  • перечисление денег от агента продавцу;
  • перечисление агентского вознаграждения от продавца к маркетплейсу;
  • зачет взаимных требований.

Если расчеты между площадкой и селлером не требуют применения онлайн-кассы, то при продаже товара покупателю нужен чек. Обычно клиенты переводят деньги за заказ на счет маркетплейса. Поэтому формирует кассовый чек именно он, а не селлер, который может сэкономить на покупке онлайн-кассы.

Статья по теме: Кому нужен кассовый аппарат

4. Какую систему налогообложения выбрать

Маркетплейсы работают с организациями и ИП. Кроме того, на некоторых площадках могут торговать самозанятые. Но продавцам нужно учитывать, что не каждая система налогообложения им подойдет.

Так как самозанятые не могут перепродавать товары, на маркетплейсах им разрешено торговать только собственной продукцией. Такое же правило работает и для индивидуальных предпринимателей, которые применяют спецрежим НПД — налог на профессиональный доход.

Торговать на маркетплейсах не могут и ИП на патенте (ПСН). Такой вид продаж не считается розничной торговлей в целях применения патентной системы налогообложения.

Статья по теме: Все о спецрежимах

Получается, что доступ к аудитории маркетплейсов открыт для:

  • ИП на НПД и самозанятых, которые торгуют товарами собственного производства.
  • Организаций и ИП, применяющих либо общую, либо упрощенную систему налогообложения.

Если продавец применяет ОСНО, то он должен платить налог на прибыль. Для него выручка от реализации товара переходит в состав дохода как только покупатель получил права собственности. При этом датой отражения выручки для селлера будет день, когда продукцию отгрузили со склада площадки.

Еще одна обязанность компаний на общей системе налогообложения — начислить НДС при реализации товаров. К нему можно приравнять НДС, который селлер оплатил поставщику, а также НДС с агентского вознаграждения. При этом само вознаграждение стоит включить в состав прочих расходов, связанных с реализацией товара.

Тем, кто применяет упрощенку, нужно считать налог кассовым методом: когда деньги поступают на счет или списываются. В этом случае дата зачисления средств на счет продавца считается датой получения дохода по агентскому договору с маркетплейсом.

Доход селлера — это сумма, полученная площадкой от покупателя. Ее можно узнать из отчета маркетплейса. Если объект налогообложения — «доходы», то налог считают с выручки.

Пример 1. Селлер продал через маркетплейс кофемашину стоимостью 6 000 рублей с учетом комиссии площадки. Налог по ставке 6% составит 360 рублей.

В свою очередь организации и ИП на УСН «Доходы минус расходы» сначала вычитают из суммы, которую заплатил клиент маркетплейса, закупочную цену товара и размер комиссии.

Пример 2. Другой селлер продал через маркетплейс ту же модель кофемашины, что и конкурент, по аналогичной цене для покупателя. При этом сам он приобрел ее у поставщика за 4 900 рублей и заплатил маркетплейсу 10% комиссии. Налог по ставке 15% составит 75 рублей и будет рассчитан по формуле: (6 000 — 4 900 — 600) х 0,15.

Из этих примеров видно, что если у товаров высокая закупочная цена, продавцам выгоднее применять УСН «Доходы минус расходы».

Учет торговли на маркетплейсах: что нужно знать

Условия для продавцов торговых площадок могут отличаться не только тем, что прописано в агентском договоре, и какую систему налогообложения выбрать. Дальше разберем две основных схемы поставки товаров — Fulfilment By Operator (FBO) и Fulfillment by Seller (FBS). Подробнее об этих способах торговли на маркетплейсах и их отличиях читайте тут.

Обработка заказов на маркетплейсах

Начнем с варианта, когда хранением, обработкой и доставкой занимается онлайн-платформа. Если маркетплейс и продавец работают по FBO, то первый берет на себя все оперативные процессы, а второй — платит комиссию. Схема подходит тем, кто продает недорогие товары с высоким спросом и не имеет собственных складов.

Селлер должен маркировать товар в соответствии с правилами площадки и отправить его маркетплейсу. Тот распределяет партию по локальным и региональным складам. Как только появляется заказ, сотрудники маркетплейса собирают его, упаковывают и доставляют покупателям.

У схемы, которая снимает большинство рутинных задач с селлера, есть недостатки. Например, продавец не может реализовать товары, отправленные на склад маркетплейса, по другим каналам.

Fulfilment By Operator (FBO)
Fulfilment By Operator (FBO)

Отгружать товары при работе по FBO на маркетплейс можно через МойСклад. Для этого продавцу нужно создать:

  1. Контрагента. Назвать его как маркетплейс и ввести ИНН. Все реквизиты заполнятся автоматически.
  2. Договор комиссии. В этом документе онлайн-площадка будет контрагентом, место, где находится ее склад — адресом доставки, а день поставки на маркетплейс — датой.
Договор комиссии в МоемСкладе
Договор комиссии в МоемСкладе

В договоре продавец указывает тип цен, скидки и канал продаж. После того, как продукция оказалась на складе маркетплейса, селлеру остается следить, сколько товаров продано и возвращено.

Чтобы информация всегда была актуальной, нужно регулярно загружать в МойСклад данные из личного кабинета продавца на сайте маркетплейса. Они станут основой для отчетов о продажах и начисленной комиссии, а также для Полученного отчета комиссионера. В этом документе указывается вознаграждение, которое он получил и сумма за продажу товаров.

Полученный отчет комиссионера в МоемСкладе
Полученный отчет комиссионера в МоемСкладе

Работа по FBS дает селлеру больше свободы и позволяет сэкономить на услугах маркетплейса. Однако в этом случае продавцу нужны свои склады и сотрудники для обработки заказов.

Процесс выглядит так:

  • При поступлении заказа селлер собирает и упаковывает его, наклеивает этикетки со штрихкодами, а затем отвозит на сортировочный центр.
  • Сотрудники маркетплейса доставляют заказ покупателю.

Схема FBS подходит продавцам товаров с низким спросом.

Так как остатки хранятся у продавца, он может реализовать их через собственный интернет-магазин или по другим каналам.

Fulfillment by Seller (FBS)
Fulfillment by Seller (FBS)

Продавцы, которые работают по FBS, также могут создавать отгрузки в МоемСкладе. Им нужно либо создать Заказы покупателей, либо загрузить их из маркетплейса.

В заказах можно указать тип цен, канал продаж и размер скидок. Планируемой датой отгрузки будет считаться день, когда селлер отправит товары в сортировочный центр.

Уже на основе созданного или загруженного заказа можно сформировать документ Отгрузка.

Отгрузка в МоемСкладе
Отгрузка в МоемСкладе

Как только документ создан, продавец может распечатывать этикетки в личном кабинете маркетплейса, наклеивать их на упаковку и отправлять продукцию в сортировочный центр.

А дальше селлер контролирует движение товаров: загружает данные о продажах и возвратах в МойСклад, получает отчет о продажах и создает отчет комиссионера.

Приглашаем на вебинар 30 июня «Изменения для торговли в 2022: АУСН, льготы, новое в законодательстве» с участием Модульбанка

Как оформить возвраты на маркетплейсах

В зависимости от схемы работы, товары, что покупатели решили вернуть, приходят либо на склад маркетплейса (FBO), либо обратно к продавцу (FBS). В обоих случаях обработать возврат можно в МоемСкладе.

Если товар вернулся на склад маркетплейса:

  1. Создайте документ Возврат покупателя, чтобы изменить количество остатков товара, которое отображается в МоемСкладе. Возврат можно связать с Отгрузкой.
  2. Сформируйте Исходящий платеж. Важно, чтобы он был равен сумме возврата. Это следует сделать, если продавец привязывал Входящий платеж к Отгрузке или к Полученному отчету комиссионера.
  3. Создайте Отгрузку по Договору комиссии. Так вы пополните остатки товаров на реализации.
  4. Убедитесь, что суммы в Полученном отчете комиссионера и во Входящем платеже совпадают с теми, что указаны в отчетах маркетплейса.

Продавцы, чей товар вернулся на склад площадки, могут действовать и по-другому: сначала создать Отгрузку, а затем на ее основе сделать Возврат покупателя.

Статья по теме: Возврат от покупателя. Как его оформить?

На FBS селлеры могут столкнуться с ситуацией, когда комиссионер уже отчитался за конкретный период, а когда он закончился, покупатель вернул товар на склад продавца. Алгоритм обработки такого возврата в МоемСкладе будет таким же, как и на FBO.

Менять проведенный отчет комиссионера не придется, поскольку маркетплейс по нему уже отчитался.

Подробнее об оформлении возвратов товаров, проданных через маркетплейс, читайте в нашей инструкции.

Статья по теме: Как оформить возврат маркированного товара

Документооборот при торговле на маркетплейсах

Вне зависимости от условий агентского договора, продавцом товара выступает именно организация или индивидуальный предприниматель, кто торгует на маркетплейсе. Сама площадка остается витриной для размещения товаров, которые принадлежат селлеру.

Из-за этого в документообороте нет накладных, выдаваемых поставщиком при отгрузке. А еще отсутствуют счета и акты при движении товаров в других случаях.

Вместо них используют:

  • Акт приемки товаров
  • Отчет о продажах

Эти документы подтверждают, что участники выполнили свои обязательства по договору. Продавцы могут передать маркетплейсу акт и отчет по системе электронного документооборота (ЭДО), либо разместить их в личном кабинете. Рассмотрим, какие способы используют две крупнейшие онлайн-площадки в России — Ozon и Wildberries.

Особенности документооборота на Ozon

Селлеры передает документы по ЭДО. Электронный документооборот обязательно понадобится организациям и ИП, которые планируют работать по FBO, а также торговать маркированными товарами и ювелирными изделиями. Все остальные смогут продавать через Ozon и без использования ЭДО.

Тем, кому нужен электронный документооборот, необходимо получить электронную цифровую подпись (ЭЦП). Она должна подходить для работы в ФНС, Честном Знаке и других государственных системах. Заказать подпись можно у оператора ЭДО.

Особенности документооборота на Wildberries

На Wildberries продавцы могут вести и отправлять электронные документы без оператора ЭДО. Например, разместить их в своем личном кабинете на сайте маркетплейса. Такой вариант подходит малому бизнесу, который работает без НДС.

Если же продавцы хотят ускорить обмен документами с площадкой и одновременно упростить его, они могут обмениваться документами по ЭДО. При этом у Wildberries есть свои требования к оформлению документов. В момент загрузки их проверяет робот: он либо принимает документы, либо нет.

Попробуйте программу для торговли сразу на нескольких площадках: Ozon, Wildberries, Яндекс.Маркете. Это абсолютно бесплатно!

Как работать в программе учета для маркетплейсов

Какую бы площадку ни выбрал селлер и по какой бы схеме он ни работал, важно правильно вести учет продаж и следить за остатками. Продавец получает заказы, создает отгрузки, обменивается документами с маркетплейсом, планирует даты поставок товара и оформляет возвраты.

Работа с маркетплейсами в МоемСкладе строится на основе комиссионной торговли, а учет ведется по Полученным отчетам комиссонера, данные для создания которого передает маркетплейс.

Помимо контрагентов и договоров, в МоемСкладе можно настроить каналы продаж и указать схему поставки. Например, Ozon FBO или Wildberries FBS.

Чтобы оценить, на какой из площадок товары покупают чаще всего, селлер может изучить статистику по каналам продаж в отчетах Прибыльность и Прибыли и убытки.

Отчет Прибыльность в МоемСкладе
Отчет Прибыльность в МоемСкладе. Смотреть прибыльность можно не только по каналам продаж, но и по сотрудникам и товарам
Отчет Прибыли и убытки в МоемСкладе
Отчет Прибыли и убытки в МоемСкладе

Учитывать и анализировать результаты акций, специальных предложений и сезонных распродаж селлеру помогают Проекты. Этот атрибут можно присвоить заказам и другим документам.

Контролировать остатки для обеспечения спроса по схеме FBS или планирования отгрузок по FBO помогают два отдельных отчета: по товарам и по складам.

Остатки в МоемСкладе
Остатки в МоемСкладе

Отчет Остатки по товарам показывает всю продукцию, которая хранится на всех складах в данный момент. А отчет Остатки по складам нужен, чтобы понять, сколько товаров хранится на конкретном складе.

Статья по теме: Все об аналитике для маркетплейсов

МойСклад учитывает потребности селлеров. С помощью сервиса можно автоматизировать торговлю на Ozon, Wildberries и Яндекс.Маркете. Получайте все заказы в одном окне, обновляйте цены сразу на всех площадках, работайте с маркированными товарами и выгружайте остатки автоматически.

Попробовать МойСклад
Читайте также:

Подпишитесь на рассылку МоегоСклада, чтобы получать новости и статьи о маркетплейсах
МойСклад — торговля, склад и CRM в облаке

Всё, что нужно, в одной системе: продажи, закупки, склад, финансы, клиенты и поставщики

Начать использовать