Управленческий учет: что это такое, как его вести и автоматизировать

Руководителю для принятия правильных решений важно видеть динамику бизнеса — получает ли он плановую прибыль, не грозит ли ему кассовый разрыв, справляются ли со своими задачами сотрудники. Это позволяет сделать управленческий учет.

В этой статье рассмотрим, как внедрить и автоматизировать учет, а также — как вести его на производстве. Удобно, что для этого есть готовое решение в сервисе МойСклад.

Планируйте все этапы работы, управляйте запасами на складе, ставьте задачи и контролируйте их выполнение, рассчитывайте себестоимость готовой продукции. И все это — в одном сервисе. Зарегистрируйтесь и сразу начните работать.

Эксперт статьи

Тимур Амерханов

Менеджер продукта «Производство» в МоемСкладе с 2020 года. В 2018 – 2020 работал финансовым директором на мебельной фабрике. За два года нарастили ассортимент с 4 до 24 уникальных моделей, увеличили производственные площади со 150 до 1200 м², повысили продажи с 70 до 450 единиц продукции в месяц.

Что такое управленческий учет

Управленческий учет — это сбор и анализ данных из внутренних и внешних источников, необходимых для принятия управленческих решений.

К нему относят все задачи, которые позволяют руководителям получить данные о финансовых, производственных, логистических и других процессах в компании. Его структура определяется исходя из потребностей бизнеса и не регулируется законами.

Цель управленческого учета — контроль компании и управление на стратегическом и оперативном уровне. На стратегическом он позволяет оценить себестоимость и прибыльность товара. На оперативном — решить, как лучше выполнять различные бизнес-процессы. Допустим, перевести ли на аутсорс доставку.

Как правило, управленческий учет включает сведения о:

• производственных затратах по товарным группам, номенклатуре, месту выпуска и т.д.;
• продажах: клиентские группы, договоры, география продаж, объем реализации, цены и выручка;
• запасах материалов и готовой продукции;
• дебиторской и кредиторской задолженности;
• затратах по подразделениям или проектам;
• прогнозируемых доходах и расходах по подразделениям и процессам.

Управленческий учет ориентирован на то, чтобы:

• планировать бюджет и работу компании;
• контролировать и оптимизировать затраты;
• анализировать соотношение фактических и плановых показателей.

Документы для управленческого учета

Основные документы — это:

• баланс;
• отчет о движении денежных средств;
• отчет о прибылях и убытках.

Эти документы формируются в конце планового периода: месяца, квартала или года. Они наглядно показывают, удалось ли компании достичь поставленных целей.

Например, отчет о прибылях и убытках определяет товары с нулевой или отрицательной рентабельностью, а также выгоды от конкретных направлений работы компании. Отчет о движении денежных средств нужен, чтобы оценить готовность продолжать текущую деятельность, а баланс сводит всю информацию вместе.

Базовые принципы

• Актуальность данных для принятия своевременных решений;
• Конфиденциальность данных в отчетности;
• Представление информации в разных разрезах;
• Прогнозируемость;
• Полнота информации.

Объекты учета

В качестве объектов можно взять любые хозяйственные операции, которые влияют на прибыль компании. Как правило, к ним относят:

• доходы и расходы;
• финансовый результат: продажи по клиентам, продуктам, географии;
• дебиторскую задолженность: оборотный капитал и поступления по клиентам, продуктам или географии;
• кредиторскую задолженность: по поставщикам, видам сырья, проектам, географии поставок;
• активы — например, запасы по виду, местонахождению;
• собственные средства.

Общепринятых требований к организации управленческого учета нет, поэтому руководство самостоятельно решает, что должно входить в отчетность. Например, это может быть производство единицы продукции, заказ или сделка.

Для чего нужен управленческий учет

Система управленческого учета дает руководителям:

• объективную информацию о себестоимости продукции;
• понимание причин, мешающих достичь запланированных результатов;
• резервы, способные повысить эффективность работы.

Управленческий учет предназначен для внутреннего использования, однако источниками информации могут быть и внешние данные.

В частности, если руководитель анализирует сведения о продукции конкурентов, то он может внедрить более гибкую систему ценообразования и увеличить число клиентов. Чтобы уменьшить стоимость, ему понадобиться снизить издержки, которые легко выявить при ведении управленческого учета.

Актуальная информация о состоянии дел помогает планировать бюджет. Его модель отличается в зависимости от специфики. Крупному бизнесу удобнее выделять каждое направление отдельно, а малому — достаточно общего плана.

Цели и задачи учета

Главная цель — получить информацию, которая поможет при решении управленческих задач, например:

• определить текущее состояние компании, отдельных направлений деятельности или продуктов;
• рассчитать себестоимость продукции и найти точки роста;
• разработать долгосрочную стратегию и краткосрочный план;
• организовать и улучшить производство, продажи и другие бизнес-процессы;
• сформулировать KPI для персонала и оценить их выполнение;
• оптимизировать расходы;
• избежать кассовых разрывов;
• оценить, сколько дивидендов можно выводить из бизнеса.

Допустим, ситуация такая: владелец точки быстрого питания анализирует расходы и видит, что много денег уходит на оплату доставки через агрегаторы. Следовательно, он принимает решение прекратить работы с такой схемой доставки и нанять дополнительного курьера.

Чем управленческий учет отличается от финансового, бухгалтерского и налогового

Управленческий учет тесно связан с другими видами учета. Используются общие объекты, подходы к выбору к выбору целей и задач и информационная база.

При этом есть различия.

Главное отличие управленческого учета от других видов в том, что он ведется на добровольной основе, а не по требованию законодательства. Как следствие, порядок, стандарты и принципы устанавливает само руководство компании и прописывает в учетной политике, какие формы отчетности в какие сроки заполнять.

Кроме того, у бухгалтерского управленческого и учета разные задачи. Первый ведется, чтобы оповестить госорганы о деятельности и правильно рассчитать налоги, вовремя сдать отчеты, необходимые согласно законам РФ.

Пример, в каких решениях это может пригодиться. Покупатель собирается приобрести большую партию товара и просит скидку. По бухгалтерским документам мы видим себестоимость, ниже которой продавать нельзя.

А по управленческому учету, допустим, понадобятся деньги на счете для закупки сырья в следующем месяце. То есть целесообразно сделать скидку, чтобы получить оплату от покупателя сейчас.

Виды управленческого учета

Основные виды управленческого учета — это производственный, маржинальный, бюджетный и стратегический. Далее — кратко о каждом из них.

Производственный учет

Этот вид учета позволяет ответить на вопрос, сколько стоит производство единицы продукции, а также выявить динамику, причины и спрогнозировать затраты. Обычно их разделяют:

• по месту возникновения — допустим, в производственном цехе, при сборке, при транспортировке;
• по видам — на материалы, оплату труда, ремонт оборудования;
• по объекту учета — единица сырья, полуфабрикат или готовый продукт.

На основе данных о себестоимости руководство принимает решение прекратить производство или начать выпуск определенного вида продукции.

Маржинальный учет

Суть — в определении доходности бизнеса, его отдельных направлений деятельности или продуктов. Для этого рассчитывается маржинальный доход. Это разница между выручкой и переменными затратами, то есть расходами, которые напрямую зависят от объема производимой продукции.

Задачи, которые решает компания при ведении маржинального учета:

• Управление ценообразованием;
• Принятие решений о прекращении или развитии направлений;
• Поиск точки безубыточности — объема продаж, минимально необходимого для покрытия постоянных расходов: аренды, зарплаты и т.д.

Бюджетный учет

Бюджетный учет нужен для того, чтобы прогнозировать результаты деятельности и повысить эффективность каждого этапа. Бизнес стремится распределить бюджет так, чтобы использовать все ресурсы максимально эффективно. В рамках учета устанавливают KPI и оценивают, сколько денежных средств понадобится в будущем.

Стратегический учет

Суть — в определении долгосрочных целей развития с учетом изменяющихся условий на основании внутренних и внешних данных. Так, часто учитывают динамику рынка, действия конкурентов, изменения законодательства и другие факторы, влияющие на рынок в целом.

Кому нужно вести управленческий учет

Короткий ответ — любому бизнесу. Если вам важно, чтобы прибыль росла, а в работе с партнерами и клиентами не было сбоев, вам нужен управленческий учет.

Использование такого подхода помогает выявить сильные и слабые стороны работы предприятия. Сработала ли рекламная кампания, под которую месяц назад выделили больше бюджета, чем обычно? Сколько вы заработали за минувший квартал и сможете ли повторить результат в следующем? Куда стоит вложить деньги, чтобы увеличить доходы?

Руководителям, которые занимаются управленческим учетом, проще найти ответы на подобные вопросы и принять правильные решения.

Важно, чтобы были соблюдены следующие условия:

• Информация о состоянии дел достоверна. Данные в отчетах о прибылях и убытках, балансе и движении средств не противоречат друг другу и соответствуют реальной ситуации.

• В отчетах представлены актуальные данные. Документы с результатами работы за прошлые годы дают не всегда дают достаточно информации для принятия управленческих решений. Особенно если учесть, что экономическая ситуация в стране может меняться непредвиденным образом.

• Данные показывают, что делать, а что — нет. Вы четко видите, какие расходы можете себе позволить и понимаете, открывать новый магазин сейчас, подождать еще месяц или вообще перевести все продажи в онлайн, чтобы сэкономить на аренде торговых площадей.

Можно ли обойтись без ведения управленческого учета?

За ошибки и неверно принятые решения предприниматель платит рублем. Даже если продажи идут хорошо, а бюджета хватает на развитие компании и зарплаты сотрудникам, всегда можно найти способ увеличить прибыль и снизить издержки. Для этого и нужен управленческий учет.

Пример: у успешной торговой компании две торговые точки, но одна из них убыточная. Этого не покажет бухгалтерская отчетность. Только основываясь на учете в разрезе магазинов можно понять, что один приносит убытки и принять меры по их устранению: скорректировать ассортимент или режим работы, переформировать штат и т.д.

Ошибки при ведении управленческого учета и как их избежать

Учет может быть неэффективным и не приносить результатов по следующим причинам:

• Отсутствие четких стратегических целей;
• Ошибки при формулировке задач;
• Неправильное распределение ответственности между сотрудниками;
• Нереалистичные цели и сроки;
• Сложности при получении точной и своевременной информации.

Чтобы получить максимальную пользу:

• Цели должны быть максимально точными, с погрешностями не более 5%;
• Информация собиралась и поступала своевременно и на постоянной основе;
• Сведения предоставлялись в одном виде каждый отчетный период.

Избежать сложностей поможет следующая инструкция.

Как внедрить управленческий учет на предприятии: пошаговая инструкция

Примерная последовательность шагов.

Шаг 1: определение целей и задач

У каждой компании свои цели ведения учета. На этом этапе выясните, какая информация нужна для принятия управленческих решений, в каких разрезах ее необходимо представлять руководству. Допустим, с разбивкой по клиентам, менеджерам.

Шаг 2: выбор методов ведения учета

Есть множество способов сбора и анализа информации в рамках управленческого учета. Вот некоторые из них:

• Учет по видам затрат — расходы удобно классифицировать по источникам возникновения или по типам продукции, с которыми они связаны.

• Учет по центрам ответственности — можно считать доходы и расходы по каждому подразделению компании: склад, производство, логистика, продажи.

• Учет и анализ отклонений — сравнение фактических и плановых доходов и расходов и анализ причин отклонений.

• Direct costing, или расчет прямых затрат — к ним относятся аренда, амортизация и обслуживание оборудования, зарплата административного персонала; доходы от продажи определяются за вычетом переменных затрат — затрат на сырье и оплату труда производственного персонала.

• Standard costing — расчет себестоимости по нормам расходов. Согласно этому методу, затраты на производство одной единицы типизированного товара можно определить с учетом нормативных показателей — количества материала и человеко-часов. Затраты и выручку учитывают по плановым показателям.

• Absorption costing, или метод полного поглощения затрат — расчет себестоимости на основе прямых затрат и части косвенных затрат, которые распределяют между всеми видами товаров, работ или услуг в определенной пропорции.

• Попроцессный метод — определение себестоимости одного этапа путем сопоставления затрат с объемом выпуска за один и тот же период. Метод подходит для непрерывного производства или производства однотипной продукции.

• Позаказный метод — определение себестоимости одного индивидуального дорогостоящего заказа.

Шаг 3: создание структуры управленческого учета

Для оперативности и «прозрачности» управленческого учета нужно распределить все деньги между подразделениями компании. Они будут центрами финансовой ответственности, сокращенно — ЦФО.

Каждый ЦФО имеет свой плановый бюджет и в рамках него принимает решения.

Линейные менеджеры больше знают о ситуации в своем структурном подразделении, а значит, берут на себя все локальные решения.

Руководители в это время могут полностью сосредоточиться на стратегических задачах.

При достижении общей стратегической цели, компания описывает ее в цифрах и составляет ориентировочный план, на который подразделения ориентируются в ходе своей работы.

Центры финансовой ответственности бывают следующих видов:

• центр прибыли — любая структура, которая зарабатывает прибыль и действует по принципу самоокупаемости;

• центр инноваций и инвестиций — подразделение, которое развивает новые направления бизнеса, внедряет инновации и финансируется из общего бюджета компании;

• центр затрат — структуры, которые финансируются за счет центров прибыли, к ним относятся производственные цеха, бухгалтерия, административный отдел и другие;

• центр доходов — структуры, ответственные за получение доходов, контроль цен и объемов продаж.

Какой будет финансовая структура, кто и с какой периодичностью отвечает за работу с данными, каждая организация решает сама. Как правило, это финансовый менеджер, бухгалтер или аналитик.

Шаг 4: выбор системы сбора информации

На начальном этапе это можно делать вручную в Excel, но автоматизация сэкономит ваше время в будущем. Подробнее разберем в соответствующем разделе.

Шаг 5: формирование управленческих отчетов

Правила работы компании прописаны в учетной политике, в том числе перечень документов, которые нужно предоставить для подтверждения расходов в бухгалтерию и для управленческого учета.

Главными источниками информации в системах управленческого учета являются финансовые документы: баланс, отчет о финансовых результатах, отчет о движении денежных средств. Стандартные отчеты, как правило, уже есть в готовых решениях по автоматизации.

После внедрения системы учета необходимо регулярно мониторить ее работу и при необходимости актуализировать цели.

Автоматизация управленческого учета

Автоматизация экономит время: ни руководителю, ни его помощникам не нужно самостоятельно вносить и сверять данные.

Те, кто только начинают развивать бизнес, могут ограничиться работой в Excel. Как только вы начинаете расти, понадобится специальная программа. Это могут быть:

• конфигурация на базе 1С;
• автоматизированная система управления предприятием;
• облачный сервис для формирования отчетов.

У МоегоСклада есть готовое решение для внедрения и автоматизации управленческого учета. Программа объединяет разные задачи, чтобы вы могли одновременно:

• следить за оплатой товаров и оформлением возвратов;
• обрабатывать десятки заказов за счет автоматизации рутинных действий;
• печатать документы по готовым или созданным вами шаблонам, а затем отправлять их по электронной почте или сохранять в архиве;
• контролировать работу всех филиалов и подразделений в одной системе.

Сервис адаптирован сразу для трех видов учета:

• оперативного, чтобы следить за поступлением и перемещением товаров;
• бухгалтерского, чтобы оценить эффективность расходов;
• статистического, чтобы видеть воронку продаж по заказам покупателей и контрагентов.

Программа подходит для того, чтобы анализировать данные по счетам: следить за остатками и оборотами. Можно подключить терминал сбора данных и выгружать сведения в 1С:Бухгалтерию 8 для подготовки отчетности, работать с ЭДО и использовать интеграции с банками, чтобы загружать выписки и отправлять платежные поручения.

МойСклад позволяет выполнять все задачи управленческого учета, в том числе:

• управлять продажами, закупками и контролировать взаиморасчеты;
• собирать данные о ценах и остатках на нескольких складах;
• работать с клиентской базой.

Разберемся, как устроены основные отчеты.

1. Движение денежных средств. Показывает все поступления и выплаты в пределах заданного периода.

   

   Отчет доступен в разделе Деньги. В документ попадают все операции, которые отражены в платежах за выбранный период, в том числе приходные и расходные ордера.

   Баланс на начало и конец заданного временного промежутка можно посмотреть в строках с начальным и конечным остатками.

   Отчет о движении денежных средств формируется по дням. Для каждой из дат доступна подробная информация об операциях. Например, можно посмотреть список платежей с указанием суммы, времени проведения, контрагента, комментария и статуса документа.

2. Прибыли и убытки. Отчет со всеми доходами и расходами показывает чистую прибыль. За формирование доходов в документе отвечают сведения о продажах, включая отгрузки и торговлю в розницу. При этом информация о расходах представлена на основе исходящих платежей и списания товаров.

   

   В этом отчете отражаются выручка, себестоимость проданных и произведенных товаров; чистая, валовая и операционная прибыль, операционные расходы, а также налоги и сборы. Если компания несет убытки, один или несколько показателей выделяются красным цветом.

   Можно использовать статьи расходов, которые уже установлены в отчете. К ним относятся возврат, закупка и перемещение товаров, налоги, аренда, зарплата, реклама. В программе есть возможность сократить или дополнить этот список через настройки. Подробности в инструкции.

   

3. Перемещение денег. Помогает учитывать движение денег между разными расчетными счетами одной компании. Инструмент пригодится, если нужно списать деньги из кассы и внести их на счет в банке, перевести деньги в кассу или со счета на счет.

   

Помимо этого, в МоемСкладе можно корректировать баланс расчетов с контрагентами, оценивать рентабельность продукции и учитывать выдачу зарплаты сотрудникам.

Вы сможете сократить издержки и влияние человеческого фактора, запустить новые каналы продаж и вовремя избавляться от задолженностей.

Управленческий учет на производстве

Если у вас производство, в МоемСкладе управленческий учет можно вести на всех этапах — от закупки материалов до сбыта готовой продукции.

Вы сможете полностью автоматизировать работу на производстве:

• Вовремя пополнять производственные запасы;
• Планировать потребности в сырье и материалах на складе;
• Корректировать количество списываемых материалов и комплектующих;
• Рассчитывать себестоимость изготовленных товаров;
• Обеспечивать бесперебойную загрузку производственных мощностей;
• Учитывать сдельную зарплату в себестоимости продукции.

Производственные задания

Планируйте производство на смену или в рамках отдельных заказов. Рассчитывайте потребность в сырье и материалах для выполнения заданий с учетом остатков и резервов. Контролируйте каждый этап производства.

Складской учет

Ведите учет материалов и готовой продукции, проводите оприходования, списания, перемещения, инвентаризации. Получайте пуш-уведомления о снижении запасов. Печатайте отчеты и другие документы.

Технологические карты

Опишите один раз, из чего состоит ваша продукция, чтобы при производстве только указывать число товаров. Создавайте новую карту, техоперацию или заказ на производство прямо из открытой технологической карты.

Разборка на комплектующие

Используйте автоматический расчет себестоимости полученных в ходе разборки комплектующих. Ведите учет дополнительных затрат на разборку изделия.

Производственные операции

Оформите выпуск готовых изделий. Проверьте число использованных материалов и сумму затрат на производство. Себестоимость продукции рассчитывается автоматически. Печатайте технологические операции.