Как улучшить управление мобильными сотрудниками в МоемСкладе и, наконец, отдохнуть.
Компания «Дело Вкуса» успешно работает на рынке поставок продовольственных товаров в магазины традиционной розницы, охватывая три области ЦФО. Работа ведется через шесть торговых агентов. В их обязанности входит регулярное посещение магазинов, презентация новинок ассортимента, непосредственный прием заказов и контроль за состоянием задолженности клиентов.
На определенном этапе роста Евгений, руководитель компании, столкнулся с эффектом «плато»:
«кручусь как белка в колесе, забыл, когда в отпуск ездил, а бизнес на грани рентабельности.
Проблемы, с которыми столкнулся руководитель
Анализ ситуации выявил три системные проблемы:
- Низкий уровень результативности визитов торговых агентов (менее половины из всех визитов в торговые точки заканчивались заказом);
- Низкий уровень продаж, ниже расчетных показателей. Торговые агенты жалуются на нехватку денег у клиентов;
- Тяжело расширять клиентскую базу с текущим штатом. Торговые агенты едва успевают посещать текущих клиентов.
Первый опыт: бумажная отчетность и ее провал
Первой попыткой решения стала разработка формы еженедельного отчета. Агенты должны были вручную фиксировать результаты каждого визита, анализировать причины неудач и формулировать планы на следующие встречи. Идея была правильной — провести детальный разбор работы с каждым сотрудником, чтобы найти точки роста: скорректировать ассортимент, изменить время визита или тактику переговоров.
Однако на практике система не сработала. Торговые агенты восприняли нововведение как дополнительную бюрократическую нагрузку. Отчеты заполнялись нерегулярно, часто — постфактум, без глубинного анализа. В результате руководитель получал разрозненные, необъективные данные, которые было практически невозможно использовать для принятия управленческих решений.
Цифровое решение на базе МоегоСклада
Стало очевидно, что необходим принципиально иной подход, основанный на прозрачных и автоматически собираемых данных.
Руководство приняло решение оцифровать работу мобильных сотрудников с помощью связки МойСклад и приложения AceTeam.
Внедрение прошло в два ключевых этапа:
- Оснащение агентов. Все торговые представители получили мобильное приложение AceTeam. Его главные преимущества — стабильная работа без постоянного подключения к интернету и интеграция с базой МоегоСклада. В распоряжении агентов всегда были актуальные данные: полная клиентская база, обновляемый прайс-лист, фото-презентор товаров и детальная история взаимоотношений с каждой точкой.
- Создание инструмента контроля. Руководитель, в свою очередь, получил мощный инструмент для планирования и анализа. Теперь он мог удаленно составлять оптимальные маршруты визитов, разрабатывать и внедрять стандартные сценарии для разных типов посещений, а главное — видеть объективную статистику по каждому сотруднику: точное рабочее время, пройденный GPS-маршрут, фотоотчеты и время, проведенное в каждой точке.
Первые результаты
Внедрение AceTeam было простым, Евгений выполнил нужные действия по инструкции, агенты создавали заказы, а руководитель накапливал статистику работы. В конце первой недели работы с новым инструментом были зафиксированы следующие факты:
- В среднем агенты уверенно выполняли свои старые планы до 14.00, остальное время у них оставалось свободным. Ранее агенты жаловались на загруженность и не успевали посетить всех клиентов.
- Не все заказы оформлялись рядом с торговой точкой (более 40% заказов было оформлено по телефону, вне торговой точки). Это значительное нарушение, так нельзя расширить ассортимент или предложить новинки, точка работает по инерции.
Что было сделано дальше
Получив эти данные руководитель предпринял следующее:
- Составил маршрут с нужной регулярностью посещения для каждого клиента. Процент дневного выполнения маршрута стал сразу доступен онлайн.
- Поставил план на каждого агента – минимум 4 новых торговых точек в месяц.
- Составил в AceTeam несколько сценариев визитов (визит в точку с фото отчетом, удаленный заказ по телефону), бывают форс-мажоры и нельзя отказываться полностью от телефонного приема заказа, но теперь, если процент заказов по телефону более 20 % – премия ниже, отчет доступен сразу.
- Для одного агента пришлось включить ограничение на визит только в радиусе торговой точки, он слишком часто оформлял визиты вне магазинов. Сейчас это кандидат на увольнение, при дальнейшей оптимизации маршрутов остальных агентов можно не подбирать нового сотрудника, а дополнительно мотивировать текущих.
Через месяц руководитель компании получил следующие результаты:
- Рост активной клиентской базы в рамках месяца на 28 %, торговые представители больше не забывают посещать клиентов;
- Рост результативных визитов (с заказами) на 19 %, это заметно отразилось на выручке;
- Подписаны договоры с 16 новыми торговыми точками.
Дополнительный эффект – оптимизация посещения удаленных магазинов. Некоторым клиентам, находящимся на приличном удалении, было установлено решение «Онлайн-заказ», таким образом, сократив визиты в удаленные точки клиенты не остались брошенными.
Выводы
Сложно ли наладить контроль мобильных сотрудников в МоемСкладе? Нет, для этого нужна мотивация руководителя и дополнительное приложение AceTeam. Программисты не нужны.
Дорого ли автоматизировать торговых представителей в МойСклад? Торговый представитель должен продавать, если его продажи растут – цель автоматизации достигнута.
Цитата Евгения, руководителя компании:
«Решение окупило себя уже на второй день, если так пойдет и дальше в следующем месяце поеду в отпуск, буду удаленно агентов контролировать»
Если у вас в штате есть мобильные сотрудники – попробуйте бесплатный тест-драйв AceTeam на две недели.