Что такое складской учет и как его вести

Складской учет ведут розничные и оптовые магазины, производственные компании, а также продавцы в онлайне.

Склад — это место, где хранятся товары до момента продажи. Важно в любой момент времени знать, какая продукция, в каком количестве и на какую сумму есть в наличии — для этого и применяют складской учет.

Задача — фиксировать каждую единицу товара и ее перемещение. Если все делать правильно, данные по факту и по документам будут совпадать.

Разбираем, что такое складской учет, какие документы нужны на каждом этапе и как вести его с минимальными затратами времени и без ошибок.

Работа склада — это масса рутинных операций: прием, отгрузка, перемещение, списание и т.д. Ускорить их выполнение можно с помощью автоматизации в МоемСкладе. Подключение с любого устройства. Техподдержка помогает с настройкой 24/7. Попробуйте, это бесплатно.

Что такое складской учет

Складской учет — это хранение и обработка данных по товарам, сырью, полуфабрикатам, финансовым ресурсам. Здесь не учитываются незавершенное производство, активы и основные средства.

Сотрудник, который ведет складской учет, фиксирует на бумаге, в Excel-таблице или в специальной программе все операции, связанные с хранением и движением товаров. К ним относятся:

• приемка и оприходование товара от поставщиков;
• ввод данных о продукции в базу или учетные документы;
• отгрузка продукции покупателю или отправка в торговый зал;
• перемещение;
• инвентаризация;
• информирование бухгалтерии об изменении закупочных цен;
• списание на собственные нужды, из-за порчи или недостачи;
• корректировка характеристик продукции в учетных карточках.

Задачи складского учета

Благодаря складскому учету в любой момент времени можно уточнить, какой товар, где, в каком количестве и на какую сумму есть на складе. Вести продажи и получать прибыль без представления о запасах, их местонахождении и стоимости в деньгах невозможно.

Если номенклатуры много, важно, чтобы сотрудники могли быстро найти нужные позиции. Поэтому складской учет предполагает группировку товаров по сортам и партиям (о видах учета — далее в статье).

Так удобнее регулировать ассортимент: выявлять, какие наименования пользуются спросом, а какие приводят к «затаренности» на складе, своевременно находить товары с истекающим сроком годности и снижать ценник, чтобы успеть их распродать.

Порядок в документах экономит время сотрудников на поиски, подсчеты и сверки, упрощает сбор статистики для анализа и решение возможных проблем: кражи, просрочки и т.д. Это касается как бумажных, так и электронных документов.

Контроль снижает риск потерь, порчи и воровства со стороны персонала, так как в документах фиксируется путь каждой товарной позиции.

Когда сотрудники могут назвать точное количество единиц товара по определенным категориям, это помогает строить более точные планы закупок, контролировать показатели продаж: объем, сроки расчетов с поставщиками, оборот товаров по группам.

Основные операции складского учета

Для ведения документооборота удобно все действия на складе рассматривать как три основные операции — поступление, хранение и расход.

Поступление товара на склад

Процесс включает несколько этапов:

1. Приемка товара и занесение документов в систему.
2. Проверка товаров на соответствие номенклатурным карточкам.
3. Оформление поступления товара.

Хранение

За сохранность продукции на складе ответственность несет доверенное лицо, как правило, кладовщик. Он возмещает ущерб, если обнаружится недостача или порча товара.

Отслеживать это позволяет инвентаризация — проверка складских запасов с целью сопоставить их с данными в учетной системе.

Иногда в ходе инвентаризации выявляется пересортица — расхождение между фактическим количеством товаров определенного вида и количеством в учетных документах. Она подлежит списанию.

Расход / списание

Списание товара — снятие его с балансового учета и перевод в категорию убытков. Списывают устаревшие, бракованные, поврежденные и просроченные товары.

Виды складского учета

Складской учет разный в зависимости от того, какой продукцией торгует компания. Как правило, ее распределяют по срокам и сортам.

Есть 4 основных вида складского учета:

• Номенклатурный — подходит, если ассортимент небольшой. В этом случае найти нужный товар несложно и без группировки по каким-либо признакам. На каждую позицию товара заводят новую карточку.
• Сортовой — подходит, если делить позиции по сортам и типам принципиально. При этом не указываются другие характеристики: поставщик, цена, срок годности и т.д.
• Партионный — подходит, если каждую партию товаров нужно хранить отдельно из-за ограниченного срока годности, различий в ценах, особенностей расчетов с поставщиками и других признаков.
• Партионно-сортовой — подходит для широкого ассортимента товаров, когда нужно отдельно хранить каждую партию. Товарные позиции группируются сначала по партиям, затем — по сортам.

Будьте готовы к тому, что 2 последних типа учета потребуют большей складской площади.

От вида учета зависит документальное сопровождение. Если для сортового и номенклатурного метода достаточно заполнять учетные карточки, для остальных нужно вести ведомость складского учета. Подробнее о документообороте — далее.

Документооборот на складе

Для контроля запасов нужно четкое документирование всех процессов на складе: приемки, оприходования, выдачи в торговый зал, перемещений, отгрузки, списания, инвентаризации.

Ведение документооборота по складу определяется нормами закона 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Основные виды документов для складского учета — в таблице.

Применение всех видов складских документов должно быть зафиксировано в учетной политике.

Разберем, какие документы нужны для каждой процедуры складского учета.

Прием товара

Больше всего документов на первом этапе.

Когда товар поступает на склад, к нему прилагается сопроводительный документ — накладная от поставщика по форме ТОРГ‑12. На ее основании можно оформить приходную накладную, которая нужна для учета продукции, поступающей на склад.

Также поставщик при отгрузке продукции может применять накладную М‑15, которая предполагает отпуск материалов на сторону, но использование формы ТОРГ‑12 более распространено на практике.

Если товар доставляется транспортом, компания получает вместе с ним товарно-транспортную накладную по форме № 1-Т. Документ служит для подтверждения факта приемки-передачи продукции: то есть списания у поставщиков и оприходования у получателей. Во второй части ТТН прописываются расходы по транспортировке.

Для учета всей продукции, которая поступила в один день, кладовщик оформляет приходный складской ордер М-4 на основании накладной.

В случае если товар поступил не в полном объеме, без сопроводительной документации или есть расхождения между заявленным в документации и фактически доставленным объемом, нужно оформить акт о приемке материалов М-7. На основании этого акта затем составляют претензию поставщику.

При расхождениях в ходе приемки оформляется также акт об установленном расхождении по количеству и качеству (ТОРГ‑2).

Когда товар проверили по качеству, количеству, массе и комплектности, оформляется акт о приемке товаров ТОРГ-1.

Хранение товара

Для материальных ценностей, хранящихся на складе, нужно создать:

• Товарный ярлык ТОРГ 11 — составляется на каждое наименование и хранится вместе с ним. Содержит наименование, артикул, сорт, количество на складе. По этой информации затем заполняют инвентаризационную опись.
• Карточку учета М-17 — для учета движения материалов и их местонахождения. На каждый вид, сорт, размер заполняется своя карточка учета на основании приходных документов.
• При партионном способе хранения — карту МХ‑10, которая составляется на каждую партию для контроля за поступлением и отгрузкой по количеству, массе, сортам, стоимости.

Перемещение товаров

Если это перемещение между подразделениями или материально ответственными сотрудниками, необходимо требование-накладная М-11 в двух экземплярах: один — для склада, другой — для человека, который получает товары. Также этот документ пригодится при сдаче на склад неизрасходованных материалов.

При перемещении между подразделениями организации, в производство или в торговый зал оформляют накладную на внутреннее перемещение товаров ТОРГ-13, также в двух экземплярах.

При передаче товарно-материальных ценностей на хранение составляют акт о приеме-передаче ТМЦ по форме МХ‑1.

Выбытие товаров со склада

При передаче материальных ценностей в другую организацию или другое подразделение нужна накладная на отпуск материалов на сторону М-15 для обеих участвующих сторон. В накладной указывается цена отгружаемых со склада материалов.

Для отпуска товаров при их продаже сторонним предприятиям составляется товарная накладная ТОРГ-12. Один экземпляр остается у продавца как подтверждение факта списания, второй выдается грузополучателю как основание для оприходования.

В случае порчи товаров на них оформляется акт о списании ТОРГ-16, на основании которого их затем списывают.

Если товар передавали на хранение по акту МХ‑1, при его возврате по истечении срока хранения нужен акт по форме МХ‑3.

Как вести документы складского учета

Жестко определенных законодательством форм нет. Их меняют под специфику организации и бизнес-процессов.

Документы можно составлять как вручную на бумаге или в таблицах Excel, так и в специализированной системе документооборота. Все зависит от объема номенклатуры и ассортимента. Чем больше — тем сложнее вести учет «на коленке». Появляется необходимость в автоматизации.

Распространенный и самый простой вариант ведения складского учета — ручной учет в Excel‑таблицах. Сотрудники склада в свободной форме заносят информацию о приходе и движении запасов. В Excel обработка данных технически возможна только на самом примитивном уровне — подсчеты сумм.

Плюс этого способа — бесплатно. Пожалуй, он единственный. Минусов гораздо больше:

• риск потери документов или данных, если сотрудник случайно удалил из таблицы что-то важное;
• отсутствие автоматизации приводит к рутине, вследствие чего инвентаризация может затянуться на много часов;
• так как все процессы учитываются вручную, легко забыть про товар с истекающим сроком годности, допустить ошибки (и обнаружить их слишком поздно) в документах.

Чем больше объем номенклатуры и ассортимента — тем сложнее вести учет «на коленке». Появляется необходимость в автоматизации.

Автоматизация складского учета

Альтернатива ручного способа — автоматизация с помощью специальной программы. Она решает все проблемы, перечисленные выше, так как:

1. Все документы в электронном виде. Благодаря распределению прав доступа можно ограничить просмотр и редактирование.
2. Документы заполняются с помощью встроенных шаблонов и справочников, что сокращает риск ошибок из-за человеческого фактора.
3. Разгрузка от бумажной волокиты экономит время на складские операции, в том числе инвентаризацию.
4. Автоматизация контроля сроков хранения, печати ценников и других процессов на складе. Например, в МоемСкладе подсвечиваются красным показатели, которые выходят за пределы нормы. В том числе срок годности, когда он приближается к концу.

Лучшие складские программы в 2025 году

Складского ПО много для разных видов бизнеса и с разным объемом функционала. Далее — список топ 10 сервисов на ваш выбор.

МойСклад

Облачный продукт, который одинаково хорошо подходит для розничной и оптовой торговли, небольшого производства и сферы общепита. Поддерживает интеграции со всеми популярными сервисами и приложениями для бизнеса.

МойСклад работает в режиме одного окна, в том числе с мобильных устройств в любое время и в любом месте. Больше заточен под малый и средний бизнес.

SUBTOTAL

Приложение для онлайн-кассы в розничном магазине или общепите. Позволяет контролировать сотрудников, продажи, наценку, товарные остатки. Автоматизирует документооборот, печать ценников и некоторые другие типовые действия.

Есть поддержка ЕГАИС, соответствие требованиям 54‑ФЗ. Не получится управлять адресным хранением и доставкой.

1С: Розница

Программа для розничной торговли, ориентированная на средний и крупный бизнес с налогообложением по ОСНО или УСН. Есть локальная версия и сайт, возможность вести учет в отдельных торговых точках и в сетях.

1С имеет широкий функционал, при этом сложный интерфейс. Облачную версию нельзя доработать под свой бизнес, а для установки и обслуживания локальной понадобится помощь системного администратора.

Управление ассортиментом от Эвотора

Облачное приложение для товарного учета от поставщика онлайн-касс Эвотор. Помогает работать с товарной номенклатурой на компьютере или смарт-терминале с автоматической синхронизацией данных. Контроль работы кассиров, печать ценников. Есть интеграция с МоимСкладом.

Соответствие требованиям законодательства, но за дополнительные модули — например, маркировку и ЕГАИС — придется платить.

Антисклад

Все базовые функции для складского учета, необходимые для малого бизнеса. Из единого окна можно управлять несколькими складами и точками продаж. Есть детальная аналитика по прибыли, обороту, работе продавцов, поставщикам и клиентам.

Простая программа для освоения для новичков. Поддерживает работу с маркированным товаром, но платно. Нет мобильной версии и учета товаров на развес и розлив.

Большая птица

Складская программа для оптовой и розничной торговли, сферы услуг, интернет-магазинов. Позволяет делать списания и перемещения, контролировать остатки, проводить инвентаризацию. Подойдет для группы компаний, где применяются разные системы налогообложения.

Есть интеграции с системами оплаты и кассовым оборудованием. Редкие обновления.

Штрих‑код Комбайн

Приложение + программа. Мобильное приложение для Android и Windows позволяет смартфоном сканировать штрих‑коды. Можно подключать несколько считывающих устройств. Программа для ПК при сканировании заносит коды в соответствующие списки.

Есть интеграция с системой «Честный знак» и возможность кастомизации, но ввод некоторых данных возможен только вручную.

LiteBox

Облачное программное обеспечение для автоматизации мелкой розничной торговли: кассовый терминал + товароучетная система. Разработано под малый бизнес. Есть аналитические отчеты и управление закупками.

Сервис обеспечивает безопасное хранение данных в облаке и возможность покупки, аренды и регистрации онлайн-кассы. Однако требует немало доработок, чтобы подходить определенному виду бизнеса.

CloudShop

Программа и мобильное приложение для складского учета и торговли для небольших магазинов, которые работают по стандартной схеме покупки-продажи. Есть все для работы с отчетностью.

Можно вести несколько магазинов, включая e‑commerce, и складов. Понятный интерфейс, но поддерживает не все кассовое оборудование, нет аналитики по кассирам и товарным группам.

Подробнее про эти и другие сервисы читайте здесь.

Автоматизация складского учета в МоемСкладе

МойСклад упрощает все операции (приемку и отгрузку товара, перемещение, инвентаризацию, списание и оприходование), позволяет организовать эффективный складской учет и печатать документы.

В любой момент времени у вас будет полная и достоверная информация о положении дел на складе, о движении товаров и денежных средств. Нужно лишь зарегистрироваться в сервисе, заполнить данные и начать вести учет всех видов товаров и материалов, смотреть данные об остатках, оборотах и себестоимости в режиме реального времени.

Алгоритм складского учета в магазине

1. Начните с выбора метода складского учета.

2. Закупите оборудование.

   • терминалы сбора данных (ТСД) или сканеры для штрихкодов для быстрого считывания информации с этикеток;
   • принтеры для печати этикеток на самоклеящейся бумаге;
   • ПО для интеграции оборудования с системой складского учета.

3. Назначьте сотрудников, ответственных за складской учет, и пропишите для них инструкции.

4. Наведите порядок в товарных позициях, чтобы каждая была закреплена за конкретным местом на складе, и ее легко найти.

Как выглядит автоматизация складского учета в МоемСкладе

В МоемСкладе есть все, что нужно для эффективного складского учета.

Во-первых, интеграция с оборудованием и сервисами:

• Удобный визуальный редактор этикеток и ценников, возможность массовой печати, поддержки сканеров, печати и генерации EAN-8, EAN-13, Code128 и др.
• Интеграция с фискальными регистраторами АТОЛ, ШТРИХ-М, Viki Print, принтером чеков.
• Интеграция с МодульКассой и смарт-терминалами Эвотор, возможность подключения терминалов Verifone и PAX для оплаты картами.
• Экспорт данных в 1С:Бухгалтерию для составления налоговой отчетности по принципу «документ-в-документ».
• Интеграция с сервисом для работы с терминалом сбора данных Клеверенс Склад 15: получение на склад нового товара и подбор товара для отгрузки поставщику, выбор распределение товара из ячеек, печать этикеток с названием, единицей измерения, штрихкодом и номером ячейки.

Во-вторых, формирование и печать складских документов (М-11, ИНВ-3, ТОРГ-16, МХ-1 и других). Вы можете отправлять документы по email и выгружать в ЭДО. Все данные надежно защищены, а доступ к системе открыт 24/7.

В-третьих, адресное хранение позволяет указывать складские ячейки для товаров, чтобы знать, где находится та или иная позиция. Система подскажет, куда лучше поместить вновь полученный товар, и сформирует лист подбора для ваших кладовщиков при подготовке отгрузки.

В-четвертых, учет по сериям и срокам годности — работает для конкретных товаров или их групп. Позволяет принимать, отгружать, перемещать и возвращать товар определенной серии. Продавайте товар с более ранним сроком годности в первую очередь и списывайте просроченную продукцию.

В МоемСкладе поддерживается любое количество складов и мест хранения, производственные рецепты и операции, работа со штрих-кодами, серийными номерами и модификациями товаров.

Помимо складского учета МойСклад умеет:

• обрабатывать заказы покупателей

Есть возможность присваивать статусы, чтобы смотреть информацию отдельно по новым заказам, возвратам, подтвержденным заказам и т.д. В системе можно резервировать товар, выставлять счета и контролировать их оплату.

• работать с маркированными товарами по всем требованиям закона. В разных режимах: в веб-версии МоегоСклада, мобильных приложениях, через ТСД с интеграцией Клеверенс Склад 15.

• собирать финансовые показатели

Например, отчет «Прибыльность» показывает динамику продаж по товарам, сотрудникам, покупателям, каналам.

В отчете «Движение денежных средств» — баланс на начало и конец заданного периода.

Отчет о прибылях и убытках показывает доходы, расходы, рентабельность продаж.

Также есть отчеты по остаткам, оборотам, контрагентам, задолженности и т.д. Можно настроить рассылку данных на электронную почту.

Дополнительно — информация об операциях на каждую дату — все платежи и суммы по ним, время проведения, контрагент, статус документа.

Вопросы и ответы

Вот наиболее распространенные ситуации.