Подключение к ЕГАИС

05 апреля 2022

ЕГАИС — это система для отслеживания оборота алкогольной и спиртосодержащей продукции. Она позволяет государству контролировать производство и продажу алкоголя, бороться с подделками. Как работает ЕГАИС.

Подключение к системе обязательно для всех, кто торгует алкоголем, в том числе пивом и слабоалкогольными напитками.

Что нужно для подключения к ЕГАИС, как это работает и во сколько обойдется — в этой статье.

Программное обеспечение

Для подключения понадобится:

  • компьютер с выходом в интернет со скоростью от 256 кбит/с и выше;
  • крипто-ключ Рутокен;
  • усиленная КЭП (квалифицированная электронная подпись);
  • УТМ (универсальный транспортный модуль);
  • товароучетная программа для ЕГАИС, которая поддерживает обмен данными с УТМ.

Рутокен

Рутокен для ЕГАИС — это крипто-ключ, необходимый для работы с системой. Приобрести его можно в любой организации, которая лицензирована ФСБ.

Посмотрите запись вебинара «Маркировка молочных продуктов, воды и табака в 2022: как подготовиться» с участием экспертов Честного ЗНАКа.

Электронная подпись

КЭП, или ЭЦП для ЕГАИС — квалифицированная электронная подпись, фактически это то, что будет записано на ваш аппаратный крипто-ключ ЕГАИС. Другими словами, это ваш «пропуск» в систему.

С 1 января 2023 года действительны только два вида:

  • ЭЦП руководителя юрлица или ИП;

  • ЭЦП сотрудника с электронной доверенностью.

Для руководителей ООО и ИП электронная подпись выдается в ФНС и у доверенных лиц — аккредитованных УЦ. Список — на сайте Минцифры.

Получить первый сертификат с подписью можно только при личном визите в ФНС. Это необходимо для удостоверения личности руководителя. Продлевать можно будет дистанционно — с помощью действующей ЭП или по биометрическим данным.

Для оформления КЭП потребуются следующие документы:

  • паспорт;

  • СНИЛС;

  • заполненное заявление на выпуск подписи;

  • сам крипто-ключ и документацию на него.

Сотрудники организации или ИП могут получить ЭП физического лица у аккредитованных УЦ. Обязательное условие — наличие электронной доверенности, подписанной ЭП юрлица или индивидуального предпринимателя. Её формат пока в разработке в Росалкогольрегулировании.

Услуга по оформлению КЭП бесплатна для ИП и ООО, нужно лишь приобрести крипто-ключ. Если у вас несколько торговых точек, для каждой из них нужен отдельный крипто-ключ с электронной подписью.

Согласно правилам из Письма ФНС от 19.08.2021 N ЕА-3-26/5773@, для ЕГАИС подойдет также ЭЦП старого образца с данными организации и самого сотрудника. Её можно использовать до окончания срока её действия, но не позже 31 декабря 2022 года, и при условии, что вы получали её в аккредитованном УЦ.

УТМ

Универсальный транспортный модуль ЕГАИС (УТМ) — это приложение, которое можно скачать из личного кабинета ЕГАИС. Дальше вы устанавливаете его на ваш компьютер, в USB-порт вставляете Рутокен. Чисто технически после этого можно получать и отправлять документы в ЕГАИС. Однако так как у УТМ нет пользовательского интерфейса, нужна еще товароучетная система, которая передает и получает документы через УТМ в ЕГАИС.

Учетная система

Для эффективной работы вам понадобится товароучетная система с поддержкой ЕГАИС.

Если вы торгуете пивом и вам нужно только подтверждение закупок, достаточно бесплатных утилит и программ из интернета для работы с УТМ ЕГАИС.

Когда все эти требования выполнены, можно считать, что вы зарегистрировались в ЕГАИС. Это тот минимум, который позволит фиксировать закупки алкоголя в системе.

Далее — оборудование для ЕГАИС, которое нужно, чтобы вести через систему розничные продажи.

Торговое оборудование

Для продаж крепкого алкоголя:

ККМ

Чтобы информация о каждой проданной бутылке поступала в УТМ, кассовое место нужно будет оснастить специальной программой. Требования к ККМ для ЕГАИС можно посмотреть в личном кабинете на сайте egais.ru.

Требования к кассовому компьютеру:

  • процессор x86 с тактовой частотой 2 ГГц либо выше;
  • 2 Гб оперативной памяти;
  • сетевой контроллер Ethernet 100/1000 Mbps с разъемом RJ45;
  • Windows 7 или выше;
  • Java 8 или выше.

2D-сканеры

2D-сканер штрихкода необходим для проверки продукции перед тем, как она попадет на прилавок, а также при продаже. 2D-сканеры для ЕГАИС можно заменить на терминалы сбора данных со встроенными 2D-считывателями (ТСД для ЕГАИС).

Фискальный регистратор

Фискальный регистратор с функцией печати QR-кодов нужен, чтобы фиксировать продажи и формировать код в чеке. Покупатель с помощью смартфона сможет считать с чека информацию о купленном напитке.

Алгоритм подключения к ЕГАИС

Рассмотрим основные этапы.

Купите крипто-ключ с КЭП

Сделать это можно в УЦ или на сайте разработчика системы — АО «ЦентрИнформ». Для регистрации укажите стандартные данные (тип организации, ИНН, ОГРН) и придумайте логин и пароль.

Согласно 63-ФЗ, для ИП достаточно одного ключа, даже если торговых точек несколько. Организациям нужно покупать крипто-ключ для каждой точки.

Электронную подпись можно купить вместе с ключом. Если у вас уже есть ЭП, проверьте, соответствует ли она требованиям ФНС.

Вместе с КЭП и ключом идут 2 пин-кода — они пригодятся при регистрации на сайте ЕГАИС.

Установите драйвер для Рутокена

Скачать его можно на сайте rutoken.ru.

Зарегистрируйтесь в ЕГАИС

Зарегистрируйтесь на egais.ru. Для этого нажмите «Войти в личный кабинет», затем — «Ознакомиться с условиями и проверить их выполнение», чтобы система проверила, подходит ли ваш компьютер для подключения ЕГАИС.

Установите программный компонент «Фсрар-Крипто 3» для корректной работы.

Регистрация возможна только в старых браузерах, поэтому используйте Internet Explorer или Microsoft Edge с эмуляцией Internet Explorer.

Получите электронный продуктовый сертификат RSA на сайте ЕГАИС

RSA нужен, чтобы передавать данные в безопасном режиме. Чтобы записать его на Рутокен, выполните следующие действия:

  1. Введите пин-код от крипто-ключа в поле «Введите ПИН код (ГОСТ)». Если его не выдали при покупке крипто-ключа, введите стандартный.
  2. Выберите из списка сертификатов нужный сертификат электронной подписи и кликните по нему.
  3. Выберите пункт «Получить ключи доступа», торговую точку и нажмите «Сформировать ключ».
  4. Введите пин-код от RSA. Если пароль не выдали при покупке крипто-ключа, введите стандартный для Рутокена: 12345678.

Установите транспортный модуль для обмена данными с ЕГАИС

Чтобы передавать данные с учетной системы на сервер ЕГАИС, нужен транспортный модуль.

Скачайте  приложение в личном кабинете ЕГАИС во вкладке «Транспортный модуль». Нажмите «Скачать установщик для транспортного модуля» и затем для запуска установщика — «Выполнить». 

После установки УТМ отобразится в правом нижнем углу экрана. Запустить его можно кликом по иконке.

На этом регистрация в ЕГАИС завершена. Далее можно связать УТМ с товароучетной системой и начинать продажи.

Как отчитываться о продажах в ЕГАИС

МойСклад позволяет торговать бутылочным пивом и слабоалкогольными напитками в розницу, в том числе отправлять акты списания в ЕГАИС.

Как подключить ЕГАИС к МоемуСкладу

Все настройки ЕГАИС находятся в разделе «Юр. лица» (Меню пользователя → Настройки → Юр. лица).

Откройте карточку нужного юрлица. В параметрах вы увидите блок «ЕГАИС».

Подключение

Здесь необходимо указать идентификатор FSRAR — номер вашей организации в системе, который будет использоваться при взаимодействии ЕГАИС и МоегоСклада. Вы найдете его в панели настроек УТМ.

IP адрес и порт для подключения к УТМ проставляются автоматически. После заполнения нажмите кнопку «Проверить соединение», сохраните данные.

Далее рассмотрим, как добавлять параметры, связанные с ЕГАИС, в интерфейсе МоегоСклада.

Настройки ЕГАИС в МоемСкладе

Добавляем в «Товары и услуги» алкогольный напиток. Название, цену и другие данные указываем как обычно. Дополнительные параметры, которые учитывают специфику бутылочного пива и слабоалкогольных напитков, находятся в блоке «Особенности учета»:

  • фасовка — выбираем вариант «Штучная»;

    Подключение
  • тип учета — «Алкогольный товар»;

    Подключение
  • код ЕГАИС — это уникальный номер в системе ЕГАИС, присвоенный линейке производимых и ввозимых товаров для конкретной компании. У разных импортеров одной марки коды ЕГАИС уникальные.

После выбора варианта «Алкогольный товар» ниже появится блок «Коды ЕГАИС» и кнопка добавления кода.

Подключение

На практике кодов может быть сколько угодно, но в акт списания по умолчанию подгружается первый из списка тех, что вы добавите.

Убираем галочку «Содержит акцизную марку», если это пиво или слабоалкогольный напиток.

Далее показываем, как вести отчетность ЕГАИС.

Как отправить акт списания

Заходим в раздел «Розница». Здесь будет реестр со всеми актами списания. Каждому присвоен один из статусов: принят, проведен, не отправлен, ожидает проверки, ошибка ЕГАИС.

Подключение

Чтобы создать акт списания:

  • нажимаем «+ Акт списания»;

  • в документ добавляем товарные позиции из справочника, по которым нужно отправить акт;

  • указываем количество к списанию;

  • в блоке «Остатки ЕГАИС» нажимаем «Обновить остатки»;

    Подключение
  • сохраняем.

Данные в столбце «Остатки ЕГАИС» — те, что поступают из УТМ. Они не соотносятся с остатками в МоемСкладе на данный момент. Если ранее не было запросов остатков ЕГАИС, в столбце стоит прочерк.

Обновление остатков может занять до 20 минут. Очень важно дождаться обработки запроса в ЕГАИС и сравнить данные по остаткам. Это дает возможность пользователю самому контролировать актуальность остатков и не попасть на штрафы из-за расхождений.

После этого акт можно отправить в систему через УТМ. Чтобы это сделать, вернитесь в раздел «Отчетность ЕГАИС» и нажмите кнопку «Проверить ЕГАИС»:

Подключение

Далее откройте акт (статус на данный момент — «Не отправлен») и нажмите «Отправить акт в ЕГАИС»:

Подключение

Если кнопка неактивна, попробуйте через некоторое время.

Когда акт отправлен в ЕГАИС, его статус меняется на «Ожидает ЕГАИС», а затем — «Принят». В этот момент запрос по остаткам автоматически отправляется в УТМ, затем — на обработку в ЕГАИС.

По итогам проверки вы получите квитанцию по отправленному акту, в которой указано, принят он или нет, а также актуальная информация об остатках.

Если акт списания успешно проведен в системе, он получает соответствующий статус. Внутри самого документа появляется такая пометка:

Подключение

Также по каждому проведенному акту будет отображаться дата последнего обновления остатков.

Если акт не проведен в ЕГАИС, он получает статус «Ошибка ЕГАИС». В этом случае можно открыть акт, исправить ошибки и отправить на проверку повторно.

Также в МоемСкладе вы можете:

  • принять или отклонить товарно-транспортную накладную в один клик;
  • провести инвентаризацию: сравнить остатки в ЕГАИС и МоемСкладе и если есть расхождения, отправить соответствующий акт.
Попробовать МойСклад

Сколько стоит подключение ЕГАИС

Сумма зависит от нескольких факторов: где вы будете приобретать оборудование для ЕГАИС, будете вы брать готовое решение в комплекте вместе с ПО или искать всё по отдельности, сколько у вас торговых точек и т.д.

Если собираете сами, вот примерные затраты (цены актуальны на апрель 2022 года):

  • крипто-ключ Рутокен — около 3 000 рублей;
  • сертификат КЭП — около 2 000 рублей;
  • УТМ — бесплатно, если скачиваете и сами ставите на свой компьютер;
  • учетная система, а также ПО для кассы — цены зависят от того, какие системы вы выберете, приобретаете отдельно программы или возьмете их комплектом;
  • 2D-сканер — от 5 500 рублей, в зависимости от модели и бренда;
  • Фискальный регистратор с функцией печати QR-кодов — от 18 500 рублей, в зависимости от модели и бренда.

Готовые решения (не включают крипто-ключ и КЭП):

  • смарт-терминал Эвотор, комплект «Стандарт Плюс ФН» — от 37 000 рублей;
  • смарт-терминал Эвотор, комплект «Алко ФН» — от 46 000 рублей.

Главное — выбирайте оборудование, которое входит в государственный реестр контрольно-кассовой техники.

Посмотрите запись вебинара от 31 марта 2022 «Торговля в кризис: маркетплейсы, импорт, платежи, логистика» с участием OZON, Модульбанка, СДЭК, ВКонтакте и Робокассы
Ответы на вопросы

Можно ли для ЕГАИС использовать электронную подпись для декларации? Можно ЭЦП-ключом ЕГАИС сдавать отчет в ФСРАР?

Нет, для работы с ЕГАИС необходим другой ключ.

Могут ли на одном компьютере быть 2 крипто-про и два ключа для ЕГАИС и декларации?

Технически это сделать сложно, к тому же в этом случае возможны проблемы в работе крипто-инструментов.

Можно ли поставить несколько УТМ на разные ИП на один компьютер?

Да, но в таком случае могут возникать программные конфликты.

У нас несколько магазинов (обособленные подразделения), и у каждого магазина свой КПП. Можно ли установить ключи только в головной организации?

Нет, согласно нормативным требованиям регулятора, УТМ с ключом и КЭП необходимо устанавливать физически в каждом обособленном подразделении для ООО. Это лицензионное требование. Но можно подключаться к ним удаленно и работать с документами из головного офиса.

Попробовать МойСклад
Читайте также:

Подпишитесь на рассылку МоегоСклада, чтобы вовремя узнавать об изменениях законодательства
МойСклад — торговля, склад и CRM в облаке

Всё, что нужно, в одной системе: продажи, закупки, склад, финансы, клиенты и поставщики

Начать использовать