Как мы автоматизировали регулярные счета и перестали следить за сроками вручную
Регулярный счет легко выставить один раз. Сложнее не забыть сделать это через месяц, квартал или год — особенно когда у каждого клиента свои услуги, даты и условия. Рассказываем, как мы решили эту задачу внутри МоегоСклада.
Мы — веб-студия БИТРУ, которая занимается комплексным маркетингом, разработкой и техническим обслуживанием сайтов, а также внедрением МоегоСклада. Значительная часть клиентов находится у нас на абонентском обслуживании. Одним мы каждый месяц выставляем счета за контекстную рекламу, SEO, техническую поддержку или комплексное ведение маркетинга. Другим напоминаем о продлении раз в квартал или раз в год.
Отдельный большой блок — клиенты, которым мы внедряем и сопровождаем МойСклад. Здесь нужно следить сразу за несколькими сроками. У тарифа МоегоСклада одна дата окончания, у подключенных решений и дополнительных сервисов — другие. Наша задача не просто вовремя выставить счет. Важно заранее связаться с клиентом, обсудить продление и не допустить ситуации, когда он первым пишет, что подписка уже закончилась.
Пока клиентов немного, такие обязательства можно держать в таблице. С ростом базы таблица постепенно превращается в еще одну систему, которую нужно постоянно проверять. Мы прошли несколько этапов и в итоге создали решение «ПоПлану» — прежде всего для собственной команды, а затем и для других пользователей МоегоСклада.
Первый этап: две таблицы и ручной контроль
Сначала мы вели регулярные начисления в Google Таблицах. Для ежемесячного обслуживания была отдельная таблица. В ней указывали день выставления счета, клиента, комментарий с описанием услуги, сумму и статусы по месяцам. Для ежегодных продлений использовали другую таблицу, а вкладки копировали из года в год.
На старте этого было достаточно. В одной строке видны основные данные, цветом можно отметить статус, а новую колонку легко добавить. Но с ростом клиентской базы появились знакомые многим компаниям проблемы.
Таблицу нужно было открывать и проверять вручную. Статус зависел от дисциплины менеджера: если сотрудник выставил счет, но не обновил ячейку, у команды оставалась неверная картина. Ежемесячные и годовые обязательства жили отдельно. Нестандартные схемы — например, оплата раз в квартал или продление на определенное число месяцев — усложняли структуру. Чем больше становилось строк, вкладок и комментариев, тем труднее было быстро понять, что требуется сделать сегодня.
Второй этап: периодические покупки в CRM
Следующим шагом стали «Периодические покупки» в amoCRM. По сравнению с таблицами это было заметным улучшением. В одном месте можно было фиксировать ежемесячные, ежегодные и нестандартные сделки: квартальные оплаты или продления на несколько месяцев. Менеджеры работали уже не со строками в таблице, а с привычными карточками.
Но возник другой разрыв. Весь учет и работу с документами мы ведем в МоемСкладе с 2017 года. Поэтому для фактического выставления счета менеджеру все равно приходилось переходить из CRM в МойСклад. Мы добавляли в сделки ссылки на прошлые счета, чтобы сотрудник мог быстро открыть документ, скопировать его и подготовить новый. Однако это оставалось связкой из двух систем.
Особенно неудобно было работать с телефона. Менеджеры не всегда находятся за компьютером, а открыть сделку, перейти по ссылке, проверить документ в другой системе, создать копию и затем вернуться к задаче — слишком длинный путь для регулярной операции. Каждое переключение добавляло шанс что-то пропустить или отложить.
В какой-то момент мы поняли: нам не нужен еще один реестр дат. Нужен процесс, который сам знает расписание, в нужный момент обращается к ответственному сотруднику и создает документ непосредственно в МоемСкладе.
Как работает «ПоПлану»
Для каждого регулярного обязательства создается расписание. В нем выбираются организация, контрагент и документ-образец из МоегоСклада. Из образца решение берет основные данные и позиции. Сотрудник сразу видит предварительный состав документа и сумму, поэтому может проверить основу до включения расписания.
Далее задается периодичность. Для ежемесячных услуг можно выбрать конкретный день месяца. Для других процессов — дни недели или интервал в днях. Интервал поддерживает значения до 3650 дней, поэтому подходит не только для частых операций, но и для ежегодных продлений. Также можно установить дату начала и дату окончания. Если в коротком месяце нет выбранного числа, задание назначается на последний день месяца.
В назначенное время ответственный сотрудник получает в Telegram или MAX отдельную карточку по каждому документу. В ней указаны контрагент, период, позиции и сумма. Менеджер может подтвердить создание документа, отменить текущее задание с указанием причины или перенести его на другую дату.
После подтверждения решение создает документ прямо в МоемСкладе. Переключаться в другую систему и копировать прошлый счет не нужно. Если в расписании выбраны печатные формы, бот отправляет сотруднику готовые PDF-файлы. Мы, например, можем настроить получение счета и акта, чтобы менеджеру осталось передать документы клиенту по согласованному каналу.
К карточке можно добавить внутренний комментарий. Это полезно, когда одного названия услуги недостаточно: например, «отправить в рабочую группу», «сначала согласовать с бухгалтером» или «в счете продление тарифа, отдельно напомнить о сроке решения». Комментарий видит сотрудник, который обрабатывает задание.
Кроме документов, в «ПоПлану» можно создавать обычные текстовые напоминания. Мы используем их для задач, которые привязаны к дате, но не требуют формирования счета или другого документа. Так в одном расписании оказываются и финансовые операции, и контрольные точки по работе с клиентами.
Готовые сценарии применения
Первый и самый очевидный сценарий — ежемесячное абонентское обслуживание. Один раз выбираем счет-образец, указываем день выставления, срок оплаты и ответственного менеджера. Каждый месяц сотрудник получает карточку, проверяет данные и подтверждает создание нового счета.
Второй сценарий — продление подписок и сервисов. Для тарифа МоегоСклада, дополнительного решения или другого годового продукта можно создать отдельное расписание. Если у клиента несколько продуктов с разными сроками, каждому соответствует свое правило и своя дата. Менеджер получает напоминание заранее и сам инициирует общение, а клиенту не приходится следить за сроками вместо поставщика.
Третий сценарий — нестандартная периодичность. Оплата раз в квартал настраивается интервалом или подходящим календарным правилом. Таким же способом можно запланировать документы на конкретный срок сотрудничества, используя дату окончания расписания.
Четвертый сценарий — регулярные документы помимо счетов. Решение поддерживает заказы покупателей, отгрузки и заказы поставщикам. Принцип остается тем же: выбираем документ-образец, задаем периодичность, назначаем получателей и подтверждаем создание в мессенджере.
Пятый сценарий — внутренние напоминания без документа. Например, можно напомнить менеджеру проверить результат рекламной кампании, связаться с клиентом перед пересмотром тарифа или запросить данные для очередного этапа работ.
Почему мы оставили менеджера в процессе
На первый взгляд кажется, что идеальная автоматизация должна сама создать счет и сразу отправить его клиенту. Мы уже проходили такой путь в CRM и столкнулись с нюансами.
У разных клиентов разные правила коммуникации. Одному счет нужно отправлять на электронную почту, другому — в рабочую группу в мессенджере, третьему — в личные сообщения. Иногда перед отправкой требуется комментарий, дополнительное согласование или проверка изменившихся условий. Бывает, что обслуживание временно приостановлено или счет уже был создан вручную.
Автоматическая отправка без учета контекста не понравилась ни клиентам, ни менеджерам. Возможно, в прежней настройке мы учли не все сценарии, но опыт показал ценность короткой контрольной точки перед отправкой.
Поэтому сейчас «ПоПлану» автоматизирует рутину, но оставляет решение за сотрудником. Документ создается после подтверждения, а готовые печатные формы приходят менеджеру. Он выбирает нужный канал и отправляет их клиенту. Если задание пока выполнять не нужно, его можно перенести или отменить только для текущего периода — будущее расписание при этом продолжит работать.
Для защиты от ошибок решение повторно проверяет, не был ли похожий документ уже создан. Если такой документ найден, сотрудник может учесть существующий или явно разрешить создание нового. Это снижает риск дублей при повторном нажатии, ручной работе или временном сбое.
Контроль не заканчивается после создания счета
У команды есть история заданий, сводка и журнал действий. В истории видно, какой документ был запланирован, создан, отменен, перенесен или завершился ошибкой. В журнале фиксируется, кто и когда подтвердил, отменил или перенес задание и через какой мессенджер это было сделано.
Можно подключить нескольких сотрудников и настроить получателей для конкретного расписания. Например, счета за маркетинговые услуги направлять одному менеджеру, а задачи по продлению МоегоСклада — специалисту соответствующего направления. Если сотрудник не принял решение, система может отправить повторное напоминание. Для временной остановки есть приостановка расписания; уже созданные в МоемСкладе документы при этом сохраняются.
Так руководителю не приходится выяснять, кто должен был помнить о счете. Процесс становится наблюдаемым: есть дата следующего запуска, состояние правила, результат задания и сотрудник, который принял решение.
Что планируем дальше
В будущем мы хотим вернуться к автоматической отправке документов клиенту, но сделать ее выборочной. Для проверенных сценариев можно будет включить отправку напрямую, а для остальных сохранить подтверждение менеджера. Важно разделить создание документа и его доставку: ошибка почты или неверный адрес не должны приводить к повторному созданию счета.
Мы также продолжаем дорабатывать решение по реальным сценариям пользователей. Спасибо партнерам МоегоСклада, которые уже протестировали «ПоПлану» и поделились обратной связью. Благодаря их пожеланиям мы уточнили отдельные функции и настройки.
«ПоПлану» выросло не из абстрактной идеи автоматизации, а из ежедневной работы веб-студии. Мы хотели перестать сверять таблицы, переключаться между CRM и МоимСкладом и надеяться, что нужная дата не потеряется. В результате получили единый процесс: расписание напоминает о задаче, менеджер принимает решение в привычном мессенджере, а документ создается там, где ведется учет.
Если у вас есть регулярные счета, продления или другие документы, которые команда каждый раз создает по одному сценарию, начните с простого: перечислите повторяющиеся операции, назначьте ответственных и выберите документы-образцы. Уже на этом этапе становится видно, сколько ручных действий можно убрать — и какие решения все же стоит оставить за человеком.