Роботы 365: как снять с сотрудников ежедневную рутину в МоемСкладе
День в МоемСкладе собран из мелких действий: создать документ, скопировать номер, изменить статус, отправить письмо, вернуться в заказ, проверить поле, снова изменить статус.
Каждое подобное действие занимает секунды, и именно из таких секунд незаметно складываются часы рабочего времени. Для решения этих задач есть Роботы 365. Они гибко настраиваются под потребности бизнеса и автоматизируют повторяющиеся операции в МоемСкладе. В этой статье мы разберемся, что можно поручить роботам, сколько времени на самом деле съедает привычная рутина, и в какой момент бизнесу пора задуматься: «А точно это должен делать человек?»
Как появились «Роботы 365»
Началось все не с идеи «Сделаем новое решение!», а с вполне практичного наблюдения:
Я длительное время работал с МоимСкладом. С 2017 года автоматизировал процессы на аккаунтах пользователей. Уже тогда я заметил, что у всех одна и та же проблема — давление рутины. Я и сам чувствовал неудобство, поэтому решил создать что-то, способное решить эту проблему у каждого пользователя. Так появились “Роботы 365”.
Владислав К., разработчик решений, руководитель NIRGUNA Автоматизация бизнеса.
Сначала автоматизации закрывали задачи точечно: одна работала с документами, другая отправляла уведомления, третья помогала массово обрабатывать данные. Таких задач становилось все больше, и мы объединили их в одном решении с гибкими настройками. И здесь появляется интересный вопрос: а сколько ручной работы вообще можно убрать из обычного рабочего дня? Скажем заранее: иногда гораздо больше, чем кажется.
Рутинный водоворот: как 54 секунды превращаются почти в рабочий день
Возьмем простейшую задачу: после отправки заказа клиенту нужно сообщить трек-номер по электронной почте. Кажется, это займет меньше минуты? Давайте посмотрим на эту «минуту» внимательнее:
- Открыть нужный документ — около 11 секунд.
- Найти и скопировать трек-номер — 3 секунды.
- Открыть карточку контрагента — 8 секунд.
- Найти электронную почту — 2 секунды.
- Перейти в почту, создать сообщение, вставить данные и отправить — еще около 30 секунд.
Итого — примерно 54 секунды на одного клиента. Выглядит совершенно безобидно. Но если менеджер отправляет такие сообщения 20 клиентам каждый рабочий день, то за 22 рабочих дня получается почти 6 часов в месяц. И это затраты времени всего на одну операцию.
То есть почти целый рабочий день уходит не на общение с клиентами, переговоры или решение сложных вопросов, а на «открыть – скопировать – вставить – отправить».
И ведь сотрудник здесь не принимает никакого уникального решения. Ему нужно взять определенные данные из МоегоСклада и передать их по заранее известному адресу в заранее понятном формате. И мы сейчас разобрали только одну операцию.
В ежедневной работе таких действий бесконечно много: создать документ, изменить несколько полей, отправить сообщение клиенту, уведомить сотрудника, перенести данные, объединить карточки контрагентов, изменить цены и многое другое. По отдельности — это минуты. Вместе — часы.
Что вообще можно автоматизировать в МоемСкладе?
Возможности автоматизации в МоемСкладе удобно разделить на пять групп: документы, контрагенты и товары, уведомления, массовые операции и обмен данными с другими системами.
1) Работа с документами
Документы — отличный кандидат на автоматизацию, потому что значительная часть действий с ними выполняется по четким правилам: что, где и когда заполнять. Например, заказ покупателя можно продублировать одной кнопкой — с обновлением даты и номера документа, остальные поля заполнятся автоматически. Из одного документа можно создавать связанный и сразу заполнять необходимые поля. А если действие должно происходить не по нажатию кнопки, а по событию (например, при смене статуса) — можно настроить автоматическое создание документа.
2) Контрагенты и товары
С контрагентами также можно автоматизировать несколько типовых задач. Например, объединить дубли карточек, поставить задачу по клиенту, напомнить о дне рождения, показать бонусный баланс или автоматически подставить данные контрагента в коммерческое предложение и сохранить его в PDF.
С товарами похожая история. Автоматизируется расчет веса и объёма, определение наценки по заданным условиям или расчет стоимости логистики. То, что сотруднику пришлось бы проверять и пересчитывать вручную, система способна сделать сама, если задать ей правильные условия.
3) Уведомления и коммуникации
Здесь автоматизация хорошо работает по принципу: «произошло событие — отправить сообщение». Например:
- изменился статус заказа — клиент получил уведомление;
- наступило определенное событие — менеджеру пришло сообщение;
- приближается срок — клиент получил напоминание;
- заказ перешел на следующий этап — нужный сотрудник узнал об этом автоматически.
Текст сообщений можно формировать по шаблонам и индивидуальным сценариям.
4) Массовые операции
Есть задачи сложные, а есть элементарные, но их нужно выполнить для пачки 20, 50 или 100 документов. Или такого же количества контрагентов. И такие простые многократные повторения часто раздражают еще сильнее. Если требуется изменить одно и то же значение сразу у большого количества объектов, удобнее запустить одну автоматизированную операцию, чем методично открывать каждую карточку вручную. Особенно, если бизнесу приходится регулярно это делать.
5) API и Webhook
МойСклад — далеко не единственная система, которую сотрудник открывает в течение рабочего дня. Электронная почта, мессенджеры, сторонние сервисы, и другие инструменты используются постоянно. Переключение между вкладками, экраном компьютера и смартфона бывает утомительно. Здесь на помощь приходят API и Webhook.
API — Application Programming Interface, это способ, с помощью которого разные программы могут обмениваться данными и командами. Представьте ресторан. Вы не идете на кухню объяснять повару, что хотите пасту. И повар не выходит из кухни, чтобы лично уточнить ваш заказ. Между вами есть официант: он получает запрос, передает его на кухню, а потом приносит результат. В этой аналогии API — тот самый официант. Одна система передает через него запрос, другая его получает, выполняет действие и при необходимости возвращает ответ.
Webhook — это автоматическое уведомление одной системы о том, что в другой произошло определенное событие. Например, покупатель оформил заказ на маркетплейсе или сайте. Вместо того чтобы сотрудник каждые пять минут проверял: «Ну что, появились новые заказы?», система сама сообщает о событии — и в МоемСкладе автоматически создается новый заказ с нужными данными. То есть API помогает системам общаться друг с другом, а Webhook — оперативно сообщать о событиях.
Кейс: три робота вместо ручной цепочки
К нам обратился менеджер интернет-магазина, который продавал товары под заказ. Мы изучили процесс работы.
После того, как клиент оформил заказ, менеджеру нужно было:
- проверить наличие комплектующих;
- если чего-то не хватает — создать заказ поставщику;
- установить нужный статус;
- добавить внутренний комментарий;
- отправить клиенту сообщение со сроком;
- после поступления всех товаров уведомить менеджера склада, что заказ можно собирать.
Мы поработали совместно с клиентом и решили его проблему с помощью трёх роботов. Как было: Менеджер вручную проходил всю цепочку для каждого заказа — открывал документы и вкладки, проверял данные, рассчитывал комплектующие, менял статусы и писал сообщения.
Периодически появлялись ошибки. Например, при ручном составлении сообщения можно было указать неправильную дату или забыть, что начался новый месяц. Иногда клиенты отказывались из-за большого срока ожидания. А на самом деле — это всего лишь ошибка в дате, которую слишком поздно обнаружили. Случались ошибки и при расчете комплектующих. Не каждый день, но для бизнеса как раз тот случай, когда фраза «это случается редко» не приносит покоя.
Что сделали
Провели онлайн-встречу и разобрали рабочий процесс клиента — нашли повторяющиеся закономерности, описали условия и последовательность действий, создали роботов, настроили их взаимодействие и внедрили решение в аккаунт клиента. Работа выполнялась в рамках услуги экспресс-настройки.
Что получилось
Теперь сразу после появления нового заказа запускается цепочка: один робот проверяет наличие комплектующих и передает результат следующему. В зависимости от полученных данных система либо создает заказ поставщику, либо устанавливает нужный статус и уведомляет клиента о начале сборки. Менеджер подключается к процессу там, где действительно требуется его решение.
Пять признаков, что рутину пора отдать роботам
Размер компании здесь ни при чем. Смотреть нужно на то, как сотрудники проводят рабочий день. Вот пять довольно красноречивых признаков:
1) Одни и те же данные переезжают из поля в поле
Номер заказа, адрес, сумма, артикул, дата, имя клиента. Если данные путешествуют между полями только благодаря Ctrl+C и Ctrl+V - перед нами первый кандидат на автоматизацию.
2) Одно действие повторяется десятки раз в день
Изменить статус, отправить уведомление, создать документ, заполнить одинаковые поля — если сотрудник выполняет одну последовательность 20–30 раз за день, даже небольшая экономия на каждой операции начинает заметно влиять на общее рабочее время. Помните, что 54 секунды на каждого клиента составляют почти полный рабочий день за месяц.
3) Ошибки возникают именно в рутинных операциях
Можно прекрасно знать свою работу и всё равно однажды перенести не ту цифру, выбрать соседнюю строку или забыть отправить письмо. Дело не в невнимательности — концентрация снижается.
Чем меньше ручных этапов остается в стандартном процессе, тем меньше мест, в которых такая ошибка вообще может появиться.
4) Для одной задачи приходится прыгать между сервисами
Если стандартный рабочий процесс состоит из перемещений между вкладками, то стоит задуматься об объединении этих вкладок. Вкладки не зло. Просто сотруднику лучше держать в голове задачу, а не список открытых окон.
5) В работе много правил формата «если — то»
Например:
- если заказ получил определенный статус — отправить клиенту сообщение;
- если товара не хватает — создать заказ поставщику;
- если у клиента День рождения — отправить поздравление.
Такие правила — почти готовая инструкция для робота. Чем больше процессов можно описать через условия и действия, тем больше рутины уходит с сотрудников.
Что в итоге?
Первый шаг в автоматизации — перестать делать руками то, что компьютер сделает без вашего участия. Огромная система для этого не нужна. Полезно иногда смотреть на привычные процессы не только с вопросом «Как мы это делаем?», но и с другим: «Почему это вообще делает человек?»
Если ответ: «Потому что здесь нужно принять решение, поговорить с клиентом или оценить нестандартную ситуацию» — человек на своем месте. Если ответ: «Ну… потому что мы всегда так делали» — эту задачу можно передать роботу.
Начать можно без перестройки процессов: выберите операцию, которую сотрудник выполняет каждый день, засеките время на одно выполнение и умножьте на количество повторов за месяц. Иногда одной такой арифметики достаточно, чтобы понять: задачу пора передать роботам.
«Роботы 365» берут на себя работу с документами, уведомления, массовые операции и обмен данными с другими системами — те самые цепочки, которые сотрудник повторяет изо дня в день.